職場360

2023.05.26 | 27453次觀看

1對1面談別說「方便和你確認目前的工作嗎?」愉快提問改這樣說

職場上或多或少會遇到「一對一會議」,通常是主管和部屬或新成員交流的好機會,千萬別以「追蹤工作進度」作為開場白,專家建議採用三個提問重點「最近」、「限定於工作上的事」及詢問「愉快」 的事,讓對方放鬆侃侃而談,創造成功的對話。

一對一會議並非是聽取「受話者(領導者)想問的事情」的時間,然而,加深對成員的理解,對促成良好的一對一會議來說,也是很重要的。
為此,在導入一對一會議的初期,或與新成員進行一對一會議時,發起能夠加深彼此理解的談話是很好的做法。雖說如此,突然詢問私事又有點奇怪,究竟該問到哪個程度還真的讓人抓不準呢……。
這種時候,就請使用本篇的「前置語詞」來開始談話吧!在覺得有些唐突時,使用「我想瞭解○○先生是怎麼樣的人,所以才這麼問……」這樣的前置語詞也很有效。

最近工作上有什麼有趣的事嗎?」
這個嘛,我去了客戶那邊,跟原先負責的○○部長聊了一下,意外見識到了以前不知道的部長的另一面,其實還蠻有趣的。」
「喔,這挺有意思的啊,其他還有嗎?」
「其他的嗎?我想想啊,事實上……。」

在這個提問裡有三個重點。
第一點是「最近」。如果要人回顧「至今為止」的事情,那樣的期間稍嫌太長了,雖說對方或許還是會思考並做出回答,但不但太花時間,談話的節奏也可能變得很糟糕。
第二點則是限定於「工作上」的事。由於這樣不涉及到私人領域,對提問者(領導者)來說較易於開口;對說話者(成員)而言,也是比較好談論的話題。
最後一點,就是詢問「愉快」的事。每個人感受到「愉快」的點都有所不同,詢問對方感覺愉快的事項,也可以從中看出適合對方的事務、對方的風格、個性等重點。
若理解「讓對方感到愉快、自信的事務」,並在這個前提下分配工作或徵詢意見,將有助於提高「鼓勵創新」的要素。與此同時,愉快的談話從積極面來說當然也是件好事。
假如對方回答「沒有什麼特別值得提起的」,不妨試著以下列四種模式更清楚地提問。

以四種模式進行「愉快提問」,看出差異

對怎樣的事務會感到「愉快」,這一點因人而異。不過大致上可以分為達成、理解、構思、貢獻四個模式。

達成成效或結果出現,創造出良好事物時感受到的愉快。
理解理解了理由、原因、事物的機制或本質時感受到的愉快。
構思能夠思考並發想出具自己原創性的事物時感受到的愉快。
貢獻實際體驗到自己對人有所助益時感受到的愉快。

你可以說:「在這些當中,做出貢獻而獲得喜悅時……。」之類的話,以此四種類來提示說話者,這樣大致上都會看得出其中一種傾向來。如果能在一對一會議中從成員那邊瞭解到他的愉快模式,那麼之後對於成員的觀察或談話方法也就能再下更多功夫。

達成傾向強的成員,在結果出現時向他搭話,或說些對於結果有所期待的話語,對他們很有效果;而貢獻傾向強的成員,即時傳達周遭人的評語或感謝給他們則很有用,這些都能在經營管理層面上發揮作用。

這樣的談話在某種意義上,可以看做是與語詞1「打招呼」類似,是想藉由「觀察」加深理解而做出的試探。在一對一會議上加深對成員的理解,以較貼近成員的方式來談話,有助於提高「鼓勵創新」要素,更能幫助提升團隊的心理安全感。

最強團隊都在使用的「心理安全感語言」55

節錄自:方舟文化《全球最強團隊都在用的「心理安全感」溝通用語55/原田將嗣 著 》


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