績效面談的三項修煉與五大步驟（下）：五大步驟
文/ 蘇麗美 104人資學院資深顧問 原文出處/ 104人資學院
（原文標題：運用績效面談，激發員工戰力）
落實績效面談是do the right thing，那麼如何才能do the thing right呢？在績效面談前，主管必須先做好自我修煉，並擬定行動方案，如此便可以準備展開一場有效的績效面談了！
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再來談談行動方案的五大步驟：
步驟一：績效文件系統化
績效考核必須採用客觀的方法，設定評估的關鍵績效範圍，包括完整的文件、平時的表現與行為紀錄以評估績效，並據此作為績效面談的基礎，這個流程必須前後一致且持續進行，系統化可以有效的蒐集資料並公平的評估所有員工。
步驟二：績效面談的事前準備
艾森豪將軍說：「計畫失敗就等於是準備失敗。」在開始績效面談之前，你必須做好準備工作，整理好面談的思維、蒐集資訊與資料、並且清楚設定面談後期望的結果。如果主管在沒有準備好的情況下進行面談，極可能使面談無效益，甚至影響雙方觀感及互信程度，造成更多的困擾。
步驟三：取得過去績效的共識
績效面談的目的在檢討過去績效及建立未來目標，但主管如何讓員工了解評核的標準與結果以及主管的考量與看法，是形成共識成敗的關鍵，如果，讓員工感受到是單向的溝通、不公平的對待，甚至產生對立或不平衡的心態，將可能影響員工的衝勁、降低員工改善未來績效的意願，主管的溝通能力及方式不得不慎。
步驟四：共同規劃未來目標
當雙方取得過去績效的共識後，則應與員工共同討論未來個人的發展目標、績效指標及達成目標的方法及應加強的能力，在這個討論的過程中，應該讓員工充分參與並主動提出達成目標的最佳行動方案，同時主管應適度的給予承諾、合理的提供資源及協助，以建立未來發展的共識。
步驟五：完成面談流程
面談結束後，雙方應該都清楚了解達成目標的必要行動，有時員工會開始感到無所適從、有點畏懼，甚至「沒有安全感」，此時，主管充分的支持及協助，是員工安定下來最重要的關鍵；也就是主管開始執行「績效管理」，若出現阻礙員工達成績效目標的新資訊或環境時，則視需要修正該目標。
筆者幾年前以人資主管身份進行一場資遣面談，被資遣的人是一位年資近五年的女性員工，其考績連續兩年在部門中都殿後，主管判定不適任而予以資遣，當她聽到被資遣的原由時，她激動得淚流滿面久久無法言語。我理所當然地猜想，她的難過是因為一時無法接受被資遣的事實，同時也為不知道未來何去何從而難過，氣氛凝結了約莫二十分鐘，當她情緒慢慢回穩後，她開口說：「我沒辦法接受的是為何連續兩年四次考績都是乙等，但卻沒有任何一位主管告訴過我，我考績這麼差的事實及原因，我根本不知道，連改善的機會都沒有。」她的這一句話讓我驚訝且羞愧，此刻換我無言以對了，身為HR主管的我對績效制度沒有落實而深深自責，也為她的主管不教而殺的行為感到難過。
相信大部份的部屬都像那位女性同仁一樣，希望有機會得到主管真誠的告知，自己哪裡表現得好，而哪裡需要改善，在各位主管們了解績效面談的重要性及影響後，期望主管們未來能勇敢並運用自如的展開績效面談，給部屬也給自己多一點學習、成長的機會。
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