人資充電

日期 |2020.10.13

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 7491次觀看

績效面談的三項修煉與五大步驟(下):五大步驟

人資充電

日期 |2020.10.13

文字 | 104人力銀行

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文/ 蘇麗美 104人資學院資深顧問   原文出處/ 104人資學院

(原文標題:運用績效面談,激發員工戰力)

落實績效面談是do the right thing,那麼如何才能do the thing right呢?在績效面談前,主管必須先做好自我修煉,並擬定行動方案,如此便可以準備展開一場有效的績效面談了!

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再來談談行動方案的五大步驟:

步驟一:績效文件系統化

績效考核必須採用客觀的方法,設定評估的關鍵績效範圍,包括完整的文件、平時的表現與行為紀錄以評估績效,並據此作為績效面談的基礎,這個流程必須前後一致且持續進行,系統化可以有效的蒐集資料並公平的評估所有員工。

步驟二:績效面談的事前準備

艾森豪將軍說:「計畫失敗就等於是準備失敗。」在開始績效面談之前,你必須做好準備工作,整理好面談的思維、蒐集資訊與資料、並且清楚設定面談後期望的結果。如果主管在沒有準備好的情況下進行面談,極可能使面談無效益,甚至影響雙方觀感及互信程度,造成更多的困擾。

步驟三:取得過去績效的共識

績效面談的目的在檢討過去績效及建立未來目標,但主管如何讓員工了解評核的標準與結果以及主管的考量與看法,是形成共識成敗的關鍵,如果,讓員工感受到是單向的溝通、不公平的對待,甚至產生對立或不平衡的心態,將可能影響員工的衝勁、降低員工改善未來績效的意願,主管的溝通能力及方式不得不慎。

步驟四:共同規劃未來目標

當雙方取得過去績效的共識後,則應與員工共同討論未來個人的發展目標、績效指標及達成目標的方法及應加強的能力,在這個討論的過程中,應該讓員工充分參與並主動提出達成目標的最佳行動方案,同時主管應適度的給予承諾、合理的提供資源及協助,以建立未來發展的共識。

步驟五:完成面談流程

面談結束後,雙方應該都清楚了解達成目標的必要行動,有時員工會開始感到無所適從、有點畏懼,甚至「沒有安全感」,此時,主管充分的支持及協助,是員工安定下來最重要的關鍵;也就是主管開始執行「績效管理」,若出現阻礙員工達成績效目標的新資訊或環境時,則視需要修正該目標。

筆者幾年前以人資主管身份進行一場資遣面談,被資遣的人是一位年資近五年的女性員工,其考績連續兩年在部門中都殿後,主管判定不適任而予以資遣,當她聽到被資遣的原由時,她激動得淚流滿面久久無法言語。我理所當然地猜想,她的難過是因為一時無法接受被資遣的事實,同時也為不知道未來何去何從而難過,氣氛凝結了約莫二十分鐘,當她情緒慢慢回穩後,她開口說:「我沒辦法接受的是為何連續兩年四次考績都是乙等,但卻沒有任何一位主管告訴過我,我考績這麼差的事實及原因,我根本不知道,連改善的機會都沒有。」她的這一句話讓我驚訝且羞愧,此刻換我無言以對了,身為HR主管的我對績效制度沒有落實而深深自責,也為她的主管不教而殺的行為感到難過。

相信大部份的部屬都像那位女性同仁一樣,希望有機會得到主管真誠的告知,自己哪裡表現得好,而哪裡需要改善,在各位主管們了解績效面談的重要性及影響後,期望主管們未來能勇敢並運用自如的展開績效面談,給部屬也給自己多一點學習、成長的機會。

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※ 延伸閱讀:

績效面談的三項修煉與五大步驟(上):三項修煉

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