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日期 |2022.02.08

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「直球式」職場溝通不見得有效率,主管都要學會「留白」?管理者必知的「高效溝通方式」! Feat.《高年級不打烊》Simon Part 1|104職涯診所Podcast EP103

「職場溝通」是一大學問,對於管理者來說更是一門必學的功課。對下如何讓員工敢於表達和承擔,對上如何讓老闆確實明白你的價值、成果和難處,一切都需要經驗和智慧。

在本集節目中,我們特別邀請到前「104人力銀行總經理」與現任「《高年級不打烊》podcast 節目的主持人」Simon,來和大家分享自己多年管理經驗所累積出來的「高效職場溝通秘訣」。想充電、晉級的朋友們,一定要收聽這一集喔!

<此為節目Part 1,可至後面一集,收聽完整內容>

文/職涯診所Podcast

本文可在線收聽完整版對話

【本集來賓】

  • Simon
    前104人力銀行總經理,現《高年級不打烊》podcast節目主持人,專訪退休後高年級朋友精采豐富的50+生活。

【分段摘要】

  • 02:55 為什麼主管們溝通時,總是那麼直接?
  • 05:04 暢所欲言的多元職場,是建立在「信任的環境」之上的!
  • 09:47「跨部門會議」最容易見人心?
  • 10:39「最快的方式」不見得會有「最好的效果」?
  • 15:58 一家公司的制度越多,並不代表效率越好?
  • 16:30 當個「會留白的主管」,再爛的意見都有可能發酵成絕妙idea?
  • 21:40 在公司裡,這些人絕對不能得罪!
  • 25:04 溝通要以「解決問題」為導向,而非「澄清立場」!
  • 32:56 在狹窄的摸乳巷狹路相逢,怎麼辦?讓對方先過就好了!

以下,精選本集「部分精華節錄」。想知道更多,快去收聽完整版的 EP103「104職涯診所」Podcast 吧!

一、為什麼主管們溝通時,總是那麼直接?

一個會議只要超過5個人以上,溝通成本就會變得非常高。

但每個會議不見得都能在最終討論出答案,所以作為管理者就必須要有所抉擇。當會議時間拖得太久的時候,不是終止會議,就是盡量縮短會議的時間。主管要盡可能的在最短的時間之內,讓事情告一段落。而所謂的「告一段落」,不一定代表獲得解答。如果實在沒辦法得出最終答案,也沒有關係,但至少要將問題的範圍縮小,並討論出接下來各自要做的功課。

前104人力銀行總經理,現《高年級不打烊》podcast節目主持人 — Simon


二、暢所欲言的多元職場,是建立在「信任的環境」之上的!

職場溝通中,員工在「表達不同意見」或「指出上級的問題」時,常容易會有所猶豫。擔心說出真話,會被上級、同事討厭,或讓對方感覺受到冒犯。到底要怎麼改善這樣的情況呢?其實要想讓團隊中的每一個人,都勇敢表達自己的觀點,關鍵還是必須先營造出一個「充滿信任的環境」。也就是說,在這個環境裡,每個人都能夠說他想說的話,卻不會感覺到危險。

這就好像小時候不懂事,孩子們常會偷拿父母錢包裡的錢,去買一些好吃、好喝的。如果父母知道之後,一律都是吊起來毒打,孩子自然不敢事事都誠實相告。但如果父母在知道之後,會去詢問背後的原因,問小孩:「為什麼要拿爸媽的錢呢?是你想買什麼我們沒有買給你嗎?還是有什麼其他的原因呢?」,孩子們當然也會更願意向父母坦承。

職場中也是一樣的,在和員工溝通之前,若沒有先建立好一個「信任、安全的環境」,大家就會不敢講真話、害怕發表意見,甚至最終讓一切都淪為無意義的逢迎拍馬。所以一定要盡量讓大家都感到安全,職場中才能多一點真話、少一點包裝,讓工作更有效率。

前104人力銀行總經理,現《高年級不打烊》podcast節目主持人 — Simon


三、「跨部門會議」最容易見人心?

職場裡「跨部門會議」是最容易見人心的時刻,尤其是大老闆在場,大家要做營運報告的時候。

誰會坦白、誠懇的說真話,誰會不斷包裝的說假話,在會議上都能一目瞭然。如果想建立好的環境,管理者就必須盡量以身作則,去成為那個有肩膀且坦誠的人。

前104人力銀行總經理,現《高年級不打烊》podcast節目主持人 — Simon


四、「最快的方式」不見得會有「最好的效果」?

從前身為主管,很習慣會為了加快速度、提升效率,而採用「直球對決」的方式來溝通。

後來比較有經驗之後才發現,太過直接的急於打痛點、給答案,有時候不論對下屬或老闆來說都不是最好的方式,也不一定能帶來最佳的結果。因為人都是需要自己花時間摸索、思考、反省過,自己走過彎路之後,才會真正了解原因、學會方法。太過著急、直接的溝通方式,雖然在當下節省了時間,後續卻可能要付出更多的學習、矯正成本。

所以現在我會習慣多問為什麼,而不是直接贊成、否定或給出答案。

前104人力銀行總經理,現《高年級不打烊》podcast節目主持人 — Simon


五、一家公司的制度越多,並不代表效率越好?

當有員工做了不好的事情時,公司就必須訂下新的制度來矯正、防堵。

但一家企業的制度很多,不見得是一件好事情。因為「制度」是為了「防弊」,而制度越多效率就越差,這也就是所謂「官僚體系」的產生過程。

所以管理者應將目標放在「如何減少制度的創造,讓員工能夠自主學習」上面,而不是無限的訂定各種規矩和制度。

前104人力銀行總經理,現《高年級不打烊》podcast節目主持人 — Simon


六、當個「會留白的主管」,再爛的意見都有可能發酵成絕妙idea

現在的我會盡量去問屬下「為什麼」,而不是直接告訴他「怎麼做」。

因為做為主管,「留白」是最重要的溝通!

只有讓員工自己去了解其中的道理和原因,才能真正的成長。就好像小時候算數學,如果只是單純求快的背公式,沒有自己去理解題目、找出最佳的解法,當你遇到新的題目又沒有老師在旁提點時,就很容易會再次卡關。

主管應該因應不同的情況,盡量採取適合的方式來引導、鼓勵員工。在需要動腦的會議中,主管更要努力閉好嘴巴,讓屬下都能有發表自己看法的空間。就算聽到再爛的想法,也要先忍住繼續聽下去。畢竟,很多好的idea,都是從爛idea中淬煉出來的,所以一定要有耐心。

前104人力銀行總經理,現《高年級不打烊》podcast節目主持人 — Simon


七、溝通要以「解決問題」為導向,而非「澄清立場」!

工作中的溝通,應該盡量以「解決問題」為導向,而不是將目標放在抒發各自的意見、觀點和立場上面。每個人都要先了解「問題是什麼」並有所共識,才能更有效率。也才能更對事不對人的,進行有效的討論。

比如:公司在訂定年度目標,主管認為目標合理,員工卻覺得強人所難。

這時候主管應先問問屬下「為什麼做不到」,而不是強硬的告訴對方「為什麼我認為你做得到」。不要總是以「逼員工畫押」的方式來討論事情,成果不是逼出來的,而是做出來的。如果沒辦法解決背後的問題,主管逼屬下畫押,自己再去向老闆畫押,最後也只會淪為無效的畫大餅而已。要去傾聽員工為何覺得不可能、辦不到,了解員工在實作的過程中究竟面臨了哪些問題,並盡量去提供協助。

當員工感受到你的誠意與尊重時,也會更願意和你一起朝著目標盡心努力!

前104人力銀行總經理,現《高年級不打烊》podcast節目主持人 — Simon


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