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日期 |2021.06.18

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「跨部門溝通」 最白目行為Top 5,職場人際相處,這些事你一定要懂!| 職涯診所Podcast EP38

「跨部門溝通」與「複雜的職場人際關係」,是工作中最讓人頭痛的兩大難題。跨部門合作時,除了要面對不同個性、不同背景和文化的人,還得克服「不同專業領域」之間的語言溝通障礙。如何「和合作單位的人維繫關係」、如何「順暢且有效的溝通」,都是一大挑戰!了解「職場溝通藝術」,並學會避免「跨部門溝通」中令人討厭的「白目行為」,不只可以讓你聰明避開許多地雷,還能讓你在跨部門溝通的過程中更加暢行無阻喔!

【本集來賓】

  • 現任銀行業的行銷資深副理Oliver
  • 曾任數位媒體行銷、現任資訊科技行銷的Phoebe

Clubhouse分享嘉賓】

  • 威廉哥的財會商道 William
  • 競及電競營運長 Neo
  • 本文可在線收聽完整版對話

分段摘要

  • 04:13 「跨部門溝通」過程中,哪些行為讓人最難忍受?
  • 04:35 一推就是千里之外的「太極拳大師」
  • 06:05 什麼事情都要把「老闆」搬出來!
  • 07:38 老愛說「我有寄信給你啊,你沒看到嗎」?
  • 12:12 總把「應該」掛嘴邊,在不清楚事情時就妄下斷論!
  • 16:38 明明職位相等,卻老愛理所當然的指使人!
  • 19:06 愛搶功勞的「邀功大師」
  • 22:18 未做好「跨部門的資訊同步」,就理所當然的認為 ”你應該要知道”!
  • 26:33 職場「跨部門溝通」小秘訣:了解對方的文化和語言。
  • 28:30 上班族票選「跨部門溝通」最白目行為前5名!

以下,精選本集的「部分精華節錄」。想知道更多,「職場打怪心得」與「跨部門溝通秘訣」?想聽更多真人真事的「職場奇耙」故事?一定要記得收聽完整版的 ”第38集”「104職涯診所」Podcast 喔!(點擊上方播放:立刻在線收聽!)

一、「跨部門溝通」 最白目行為「前5名」!

1. 職場太極拳大師:麻煩事都別找我!

上班族票選「跨部門溝通」 惹人厭行為第一名,絕對非「打太極」莫屬。所謂「職場太極拳大師」,泛指職場裡,那些愛推託的「不沾鍋」人類。只要遇到比較麻煩的事情,就會本能性的往外推。不管問他們什麼都要推託,總是擺出一副「找別人就好,不要來煩我」的姿態,導致其他部門的同仁總是遭受「踢皮球」的對待。他們的推託起手式,包括:「這個不是我負責的耶」、「這個XXX比較熟」、「這我也不太清楚,要不要去問別人看看」…等等,諸如此類。

2. 推卸責任大師:遇到錯就狂甩鍋!

「推卸責任大師」,榮獲職場「跨部門溝通」白目行為票選「第二名」。這類人士,只要工作中遇到任何失敗、錯誤或問題,就會毫不留情的一秒甩鍋!覺得自己不可能做錯,只要有錯都是別人的。他們總是沒有肩膀、害怕負責任,所以要是能「趕快找到其他人來背黑鍋」就太好了!

職場過來人表示:

其實在遇到錯誤時,當下該如何盡快處理、解決,並進行檢討改進才是重點。不該把心思花在「相互指責和怪罪」上面。盡快進行危機處理、解決問題,並確保之後不會再犯相同的錯誤,才是當務之急。

3. 開會狂魔:每天會議一大堆,「實質貢獻」卻超低!

「開會狂魔」,泛指那些每天開會開不完,行程都被會議填滿,但卻對會議沒有太多貢獻,也沒有什麼實際產出的人。這類人士,通常出席會議只是為刷臉,好讓老闆知道「我有出現」喔!熱衷於「發起」或「出席」各種會議,但開會效率卻極低,會議中通常都在做自己的事情或玩手機,貢獻度低。或者每次開會討論完後,都沒有實際的執行進度,總讓人感覺與他開再多的會,都只是在浪費時間。

職場過來人表示:

要避免「無效會議」,就必須確保每場會議,都有「會議記錄」與「會議負責人」,並在每次會議結束之前,確認好「每個執行項目的負責人」。如此一來,就可以明確追蹤每次會議之後的「執行進度」和「結果」,也能更清楚的知道每個「應執行之工作項目」的「責任歸屬」。

4. 職場王子/公主病:全世界就你最急、你最需要幫忙!

這種人典型的行為模式就是:每次都十萬火急、每次都有各種理由「麻煩你」來「幫忙他」。職場上「偶有突發狀況」很正常,迫不得已必須請同事協助「趕急件」、「額外幫忙你做事情」,其實大家都能理解,並不會因此而被討厭。但如果習慣性的「總是如此」,就容易遭人白眼了。畢竟偶爾出狀況是運氣,但每一次都出狀況,就是自己「時程控管不佳」、「工作品質把關不良」了!,

5. 一問三不知:未做好跨部門共識的「溝通」、「傳達」&「同步」!

第五種讓人翻白眼的「跨部門溝通窘境」就是:「下情無上達,上情無下達」。很多大公司裡的「跨部門會議」,都是由”上級主管”「代表出席」的。如果「代表人(主管)」開完會之後,沒有跟「實際負責執行的下屬」做好「資訊同步」與「會議共識傳達」的話,便很容易產生「漏接球」的情況,導致「重要關係人」都對事情「一問三不知」!

職場過來人表示:

為避免上述情況發生,應在每一次的「跨部門大頭會議」中,規定「各單位主管」在離開會議之前,就必須把之後要「負責執行的屬下人選」給提出來,直接將任務指派下去。如此一來,會議一結束,「會議紀錄者」就可以馬上將該會議的內容,同步給之後會「負責執行各項任務」的「單位負責人」,讓「沒有來參與會議」的「重要關係人」,也都能「完整同步」到該場會議中的各項資訊。

二、其他:讓人難以忍受的常見「跨部門溝通」惹人厭行為!

1. 職場媽寶:什麼事情都要「把老闆搬出來壓人」!

和這類人士溝通,他永遠都是「我老闆說」。老愛拿老闆來壓人,讓本應平等的溝通,變得很有壓力。遇到這種把老闆掛嘴邊,老愛將上級搬出來的人,時常讓人感到很無奈,有時甚至還不得不配合他。這種人有如「職場裡的媽寶」,總是不敢親自溝通、不願親身負責,所以當然也就永遠只能依靠那句:「我老闆說」。

2. 愛擺臉色大刺蝟:「我有寄信給你啊,你沒看到嗎?」

「刺蝟型同事」的自我防禦心很強,總是愛把「情緒」帶進工作中。當你好聲好氣地去請教他事情的時候,得到的往往不是「答案」,而是一張無敵臭臉,外加一句:「我有寄信給你啊,你沒看到嗎」?類似情形總讓被洗臉的同事,感到無比受傷。雖然能夠理解,「職場刺蝟」想要「釐清責任歸屬」的「自我保護心態」。但其實「已經做了」,並不代表「已經做到位了」。雙方都多點耐心,把事情溝通到位,也能讓職場相處上多一分「溫暖」,少一分「敵意」和「不必要的互相怪罪」喔!

3. 應該狂魔:總把「應該」掛嘴邊,在不清楚實情時就妄下斷論!

職場上有一種人,總是喜歡說「應該…」。然後在不確定「事實情況」之前,就開始進行討論、推斷、決策…。但在不確定實情的狀態下,就妄下斷論,是非常「危險」且「浪費時間」的事情。當大前提還未確定的時候,後面的討論都是沒有必要的,應該盡量避免。先釐清事情之後再來討論,才是聰明的上策!

4. 大頭症患者:所有人都是我奴婢!

大家應該多少都遇過這種人,明明你們的職位相等,並無任何上下屬關係,他卻總是一副理所當然樣子,對你頤指氣使。這類「大頭症患者」的毛病,就是「太愛指使人」。有時甚至還會自作主張的做工作分工,把苦差事都分派給別人。他們最愛說的話包括:「去幫我XXX一下」、「你就負責做XXX喔」、「欸你過來我這裡一下」…等等。

5. 邀功大師:看到功勞搶第一!

這類「邀功大師」慣用的伎倆就是:在聽到讚美時立刻勇闖第一,將一切功勞都歸功在自己身上。他們可能平時對某項專案漠不關心,可一但發現老闆開始讚賞該項專案的時候,就會馬上跳出來表示「這個idea是我想出來的喔」。遇到這種有功勞就搶,有過錯就推的人,最好的整治方式就是:「直接優雅地戳穿他」。比如,你可以在對方搶功時,平靜地走上前去跟老闆說:「謝謝老闆喜歡這個idea,這企劃當初是我跟XXX討論出來的想法…」。讓「邀功大師」從此牢牢記住,你也不是一盞省油的燈!

6. 理所當然Master:未做好「跨部門資訊同步」,卻總是認為「你應該要知道啊」!

這類人士,總是「自己討論自己爽」,無論部門內部中途討論、修改了任何事情,都不認為應該事先告知「其他合作部門」。在「跨部門會議」之前,也完全不做「資訊同步」,然後一上場,就直接一次推翻之前「跨部門討論出來的所有共識」。這種只和自己部門「內部私下開會討論」,卻總是忘記將討論結果「同步給其他部門」,就直接「理所當然」的認定各單位合作對象「都應該要知道」的行為,往往讓各部門合作窗口一頭霧水,感覺自己像個傻子。建議遇到這類行為的慣犯,可在該部門發會議通知之時,就先問對方是否有之前內部開會的「會議記錄」。如此一來,便能事先同步資訊,避免無效的溝通與會議啦!

三、職場「跨部門溝通」4大秘訣!

1. 「重大跨部門會議」之前,先開「會前會」!

為了增加「大型跨部門會議」的效率,各部門「主事者」可先開「會前會」,做一對一的私下溝通,事先達成一定的共識。如此一來,之後的「跨部門大會議」便可行禮如儀的順暢進行。不只能節省大量的時間,還有機會令老闆驚艷,對整個Team都另眼相看呢!

2. 了解溝通對象的「文化和語言」

「跨部門溝通」的過程中,需面對來自各部門、不同專業背景的人。如果可以事先做點功課,懂一點該領域的基礎知識,或者找到與目標對象共同的話題,並多理解對方的文化和語言,就能大大減少溝通中的阻礙,增加溝同時的橋樑喔!比如:遇到愛烙英文的主管,就乾脆加入陣營,陪他一起烙英文吧!

3. 適時的「讚美」&「示弱」是最神奇的溝通潤滑劑!

在職場的人際相處與溝通上,「多讚美」並適時的「示弱尋求幫助」,把光環和舞台留給對方,也常能獲得意想不到的熱情回報。其實人都喜歡「掌聲」和「舞台」,也大多會願意幫助「虛心求助」的人。盡量多去看到別人美好的地方、多去表達感謝和欣賞,也是「職場人際相處」上的一大智慧與藝術喔!

4. 秉持「真誠」,良好的關係需要平時的用心對待!

感情沒有速成,良好而長久的「職場人際關係」,需要平日裡「真誠」的用心經營。如果平時就能好好待人、和合作夥伴打好關係,未來在遇到偶發事件需要幫忙時,對方也會更願意熱心的來協助你喔!

別走開,更多「跨部門溝通」的「精彩故事&心法」與「讓人滿肚子火」的「職場惹人厭行為」,都在這一集裡面。各種高潮迭起的「職場溝通奇聞軼事」,你絕對會想聽到最後。更多精彩內容,都在 ”第38集” 的「104職涯診所」Podcast,快去收聽這集的「完整版」內容吧!

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