行政工作不簡單:你以為的「低薪行政職」,其實薪水超展開!|職涯診所Podcast EP50

誰說「行政工作者」,都是低薪、低成長的「便利貼女/男孩」?

其實看似簡單的行政工作,背後的內涵卻大有學問。優秀的行政人才,「薪資待遇」甚至還會大大超乎你的想像!想知道成為「專業行政工作者」,需要具備哪些條件?高薪行政職,有什麼選才標準呢?「行政工作者」要如何提升競爭力,讓自己變得無可取代?讓我們今天一並告訴你!

文/職涯診所Podcast

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【本集來賓】

  • Ruth 林沛恩
    巨輪興業董事長秘書
  • Cipher
    高雄的華泰電子人資
  • Sam
    數位產品專案經理,偕同主持夥伴
  • 帆鈺
    人力仲介產業行政人員

【Clubhouse分享嘉賓】

  • William 威廉哥
    目前任職法國最大的物流公司Bollore Logistics,擔任台灣區財務長,美國管理會計師協會台灣分會的財務長

【分段摘要】

  • 00:00 想成為行政人才:分析、表達&判斷能力都是必備!
  • 02:56 能做好「小事」的人,才有本事成就「大事」!
  • 06:12「行政工作」有時和「專案管理」也很相似?
  • 08:07 行政工作「業務百百種」,培養「多元能力」是關鍵!
  • 11:22 別只當「便利貼女/男孩」:”獨立思考能力” 讓你與眾不同!
  • 12:55 「行政工作者」轉職時,該如何呈現經歷,提升自己的競爭力?
  • 20:57 行政類工作「薪資排名」大揭密!
  • 35:18 行政職容易「被AI取代」?前輩們這樣說!
  • 41:12 「高薪行政工作者」的「4個選材重點」?

以下,精選本集的「部分精華節錄」。想知道更多,「行政人才」的「職涯發展」和「自我成長」秘訣嗎?一定要記得收聽完整版的第50集「104職涯診所」Podcast 哦!(點擊上方播放:立刻在線收聽!)

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一、想成為行政人才:分析、表達&判斷能力都是必備!

從事「行政工作」,老闆都會很想知道,你的「觀察力」、「分析能力」和「表達判斷能力」是如何?因為唯有具備上述能力,才能勝任這份工作,並且真正做好這個角色。而以上這些能力,都是需要長時間的累積。建議大家,可以盡量多在生活中,去和身邊的人學習,並保持好奇心與熱情,積極自我成長。如此一來,就能讓你和別人不一樣,也越來越進步。

巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

二、能做好「小事」的人,才有本事成就「大事」!

大學畢業卻要幫忙貼名片?一般人接下這項任務時,可能會抱怨自己懷才不遇,覺得自己為何要被分派到這些瑣碎、無聊的工作。甚至感覺這一切,都是在浪費時間!但他們不知道的是,其實很多時候,只有做好「小事情」,才能獲得開啟「大機會」的鑰匙。如果你連小事情都做不好,老闆又怎麼會敢把大事情交付給你呢?所以啊,一切都是要一步一步來的。有了充分的累積和成長之後,機會和貴人也會跟著找上門喔!

巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

舉例來講:像是帳單寄送這樣看似「非常微小」的事情,其實在某種程度上,也可能是一件關係重大的「嚴肅任務」。


試想,如果你一不小心,「把A公司的帳單和報價,直接寄給B公司」,那將會帶來多麽嚴重的後果啊!所以,其實很多表面上「不起眼的小事」,都是內涵「了不起的大學問」的。只要對每一件事情,都稍微多用點心,運用一點巧思去思考「優化各項事務的可能性」,就能大大激發你的「生產力」。也能讓人看到行政工作最難能可貴的爆發力喔!

法國最大的物流公司Bollore Logistics William 威廉哥

三、「行政工作」有時和「專案經理」也很相似?

行政工作,常需扮演「老闆」與「其他部門主管和員工」之間的「中介角色」。其實在某些層面上,和「專案經理」的工作內涵也十分相似。「專案經理」或許不會是一艘船的船長,但他們往往都會是那個「站在視野最高處」,去發現問題、引領大家的人。而這也是很多行政工作中,非常需要具備的能力。所以說,「行政工作」其實是不限「科系背景」和「知識領域」的。只要是能夠對你的工作有所幫助,任何領域的學問,都是可以盡量去多多去學習、精進的。

法國最大的物流公司Bollore Logistics William 威廉哥

四、別只當「便利貼女/男孩」:獨立思考能力才能讓你與眾不同

知名電視劇《命中注定我愛你》裡面所描述的「便利貼女孩」,讓很多人都建立了「行政工作者」,就是要乖、要聽話、別人說什麼都不要去反抗……等等的「刻板印象」。但實際從事「行政職工作」之後才發現,如果少了「獨立思考」,你便會感覺自己像是在從事一份「低價值的工作」,老是在被他人牽著鼻子走。


所以說,有志從事「行政工作的」朋友們,一定要好好培養自己「獨立思考」、「解決問題」的能力。平時多去想想,工作中還有什麼能夠再改進、優化的地方,才會讓自己越來越進步、越來越有價值。

高雄的華泰電子人資 Cipher

五、「行政工作者」轉職時,該如何呈現經歷,提升自己的競爭力?

很多人都很好奇,「行政工作者」在轉職的時候,要如何「量化」過去工作的「所學和經驗」,來呈現自己最大的優勢呢?「具體化」和「故事化」,是兩大重點!分享你解決問題的「脈絡」和「過程」,有時可能會比硬擠出一個「無意義的數字成果」,還要來得更有說服力。


建議大家,不要用「集郵」的方式來呈現經歷,認為自己一定要當過「專案領導者」或「各種組織幹部」,才算擁有 ”真正的經歷”。其實,「展現自我價值」是有很多種表達方式的。


以下提供2個關鍵的「經歷呈現重點」:
1. 講出自己在事件中「具體貢獻了甚麼」?
2. 清楚傳達你做每件事情的「思考脈絡」!(故事化:你遇到困難如何思考解決)


透過上述的表達方式,就能讓面試官,去「具象化你的行事風格」,了解你是否具備「獨立思考的能力」、「自己解決問題的能力」與「未來成長的潛力」。

高雄的華泰電子人資 Cipher

六、行政類工作「薪資排名」大揭密!

以下為「104人力銀行」台灣不分產業、地區之薪資調查數據:

新鮮人「一般行政職」起薪最高Top3:
1. 財務分析 (42K)
2. 儲備幹部 (35K)
3. 人資 (33K)

老鳥「行政主管職」起薪最高Top3:(工作5年以上)
1. 經營管理主管 (71K)
2. 財務會計主管 (69K)
3. 人力資源主管 (64K)

「104職涯診所」Podcast 主持人 Lara

七、誰說行政工作薪水低?薪資都是 「用實力談出來」的!

很多人都以為「行政工作」就是低薪,但其實「行政幕僚人員」年薪百萬者也非常多。建議30歲以前的年輕人,不用太過專注於「當下的薪水」。工作中「能力」和「經歷」的累積,才是最重要的。會讓你在未來求職的時候,擁有更高的「談判籌碼」。


很多公司在徵才時,其實都是沒有一個「固定的薪資上限」的。企業更在乎的是:「你能不能真正幫到公司、為公司創造價值」!薪水都是要靠自己去爭取的。只要你能盡量勇敢的去呈現自己的經歷和成果、展現出自身的價值,就有機會能為自己贏得更好的薪資和待遇喔!

巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

八、「高薪行政工作者」的4個選才重點

要符合什麼樣的標準,才能成為老闆願意「高薪聘用」的「行政人才」呢?


「4個選材重點」如下:
1. 是否曾經有過「優化」手邊之行政工作的經驗?(能發現問題、解決問題)
2. 有沒有「提出專案」並「完成專案」的經驗?
3. 過去職涯中,最成功與最失敗的經歷為何?(你學到了什麼)
4. 是否具備「自信」和「勇氣」?(能換位思考代替老闆做溝通)

巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

九、行政職未來會「被AI取代」?前輩們這樣說!

1. 我們反而能成為「行政AI的技術發展顧問」:

目前的AI技術的發展還不夠成熟,短期很難擁有「人類的彈性思維」和「處理事情的溫度」。專業的「行政職工作者」反而很可能,在相關AI的發展中,扮演「顧問」的角色,幫助研發單位去分析每項行政工作的內涵、脈絡和存在價值。讓「行政相關AI」的發展,更有深度!

高雄的華泰電子人資 Cipher

2. 要全面取代不容易,有「人」的事情都不簡單!

其實只要是牽涉到「人」的事情,就不簡單,必須因應不同情境去處理。許多需要用到人腦思考的工作,都是很難被機器人給取代的。只要我們能夠在「更深層的面向上」替人服務,你的價值就永遠不會消失。

巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩


別走開,想了解更多「行政職的工作內涵」與「獲得『高薪行政工作』的秘訣」,聽聽行政前輩們「關關難過、關關過」的進擊故事,你一定不能錯過這一集。

更多精彩內容,都在第50集的「104職涯診所」Podcast,快去收聽這一集的「完整版」內容吧!

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