學習成長

2023.10.13 | 9553次觀看

簡報思維|不確定對方想喝咖啡還是水,乾脆都給?搞錯簡報目的,做愈多愈失敗

許多人做簡報常犯的錯:不知道老闆、客戶想聽什麼,索性將準備的資料全放進簡報,一份報告長達50、60頁,期待對方能感受到滿滿誠意、沒功勞也有苦勞。本文作者提醒「別遞咖啡給想喝水的人」,這種方式看似萬無一失,實則是許多工作者簡報成效不彰的主因。沒搞懂簡報目的,做愈多反而愈失敗。​

文/劉奕酉 由方格子授權轉載

別遞咖啡給想喝水的人。​

​忘了在哪本書中看過類似的話,但令我印象深刻,也一語道破溝通、簡報、提案與問題解決的關鍵。​

永遠做好只能一張投影片的準備

或許有人會說,把咖啡賣給想喝水的人,也是一種銷售本事啊,就像把梳子賣給和尚一樣。的確,這是一種銷售能力,而且相當稀有。對於多數人來說,更需要的是解決問題的能力:判斷出對方想喝水,然後就給他水。​​

如果這時候給的是咖啡,可能非但沒能解決問題,還是製造新的問題。​

「這種人也太白目了吧!」​

每當我在企業中說到這個例子時,總會有人不以為然地說自己肯定不會這樣做。但是當我請他們再想想日常與工作上的溝通與簡報是如何做的,有些人似乎想到了什麼。​​

「你覺得自己清楚對方要喝的是水?還是咖啡?」​
「那麼,你給的是什麼?」​

這時候,聰明的人會告訴我,水和咖啡他都會準備,讓對方自己選就萬無一失了!是啊,既然不知道對方想喝的是什麼,那就全都準備就好啦,總會中一樣吧?​

你也是這樣認為的嗎?​

不知道對方想要聽的是什麼,索性將所有準備的資料與資訊全放進簡報中,讓對方自己選擇需要的內容。這就是多數職場工作者的簡報成效不彰的主要原因,做得越好、越失敗!​

單就準備的內容來看,都是有價值的;但對應到簡報的目的,可能就對於達成目標沒有實質助益。但我們還是放進去了,為什麼?​

「都做了,不放太可惜了。」​
「內容太少,會不會讓人覺得不夠努力?」​
「我哪知道老闆到底想聽什麼?他又不說。」​​

如果問起這些與簡報目的有關嗎?我相信多數人的答案都是否定的,但還是選擇放了。因為不希望自己的努力沒被看到,認為沒有功勞也有苦勞。​

這是用戰術的勤奮,來掩飾戰略的懶惰。

「是真的不知道?還是根本沒有思考?」​

在不確定性高的情況下,的確準備多套劇本來因應各種可能性,是高效工作者常見的做法。但本質上還是為了對症下藥,只不過從事前判斷轉為臨場應變,而不是交由對方自己做判斷。​

「讓對方容易做決定,而不是困難地做判斷;更不要讓對方自己找答案。」​

這是我常說的一段話。如果你看懂了,我想無論是簡報、提案或爭取工作上的資源,都會事半功倍。​

容我將主題拉回到簡報這件事。​

製作簡報不過是一種手段,我們應該著眼的目標是將資料轉換為資訊,透過資訊讓對方產生共鳴;進一步從資訊中萃取出洞察的建議、創造誘因,讓對方願意採取我們想要的行動。​

如果花在製作簡報的時間越多成果就越大,那只要不停的製作精美、精細的簡報資料就好了。現實不是這樣的,不能只顧著低頭埋首於簡報製作中,而忘了抬頭看看閱聽簡報的對象是誰?我們又是在解決哪些人的什麼問題?​

以終為始,許多人都朗朗上口。​

但你真的清楚「終點」在哪裡?而「開始」又是何時?當我們確認了起訖點之後,再從產出的目的與期望對方的反應或採取的行動出發,再來思考如何驅使對方做出期望回應的有效方式。​

方向錯了,方法再對也到不了目的地。​

簡單來說,從簡報受眾體驗路徑來看,不外乎是從知道、理解、認同到行動的過程。​

你得清楚對方的起點是知道、理解,還是已經認同?或者根本還沒站上起點,也就是「不知道」的狀態。那麼,你又要帶往的終點是哪裡?只要理解就好,還是希望獲得認同,甚至是採取期望的行動?​

清楚了起點與終點,我們就能將有限的時間與資源,投入在最重要的事情上。如果還有餘裕,再來把內容做得更好都沒有問題;倘若沒有想清楚這些,就很容易在我們擅長的部份持續投入大量的時間打轉,比方說畫面的設計、說話的口條或是更多的資料。

用成就感來掩飾思考不足的空虛感,無益於目標達成。​

反過來說,會選擇製作簡報,是為了降低溝通成本、或是提升對方做出期望行動的勝算;如果不是,也就沒有製作的必要性。

(原文標題:【簡報思維】別遞咖啡給想喝水的人;搞錯了目的,簡報做得越好、越失敗!

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