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日期 |2022.06.09

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專案管理的迷思-快要開天窗,多補人力就能趕上進度?

專案期限將至,進度仍大幅落後,經常認為此時再多加幾個人力即能縮短所需天數,真的是這樣嗎?小心如此跌入專案管理的盲區。想透過人力增加縮短時程須考慮工作性質,能否分割?溝通情況?分析專案合適度,避免耗費更多成本。

文/Ade Yan 由方格子授權轉載

很多時候我們都用人數乘上天數去定義一個專案的規模,然後認為多加幾個人力,天數就能縮短,但要小心跌入專案管理的盲區

專案快要開天窗時

“怎麼會做不完?這跟當初評估的不一樣阿”、“快點快點,多安排幾個人力下去做軟體開發,這樣就可以加速時程”。在專案管理快要開天窗時,常常會有以上的對話發生,第一個直覺往往是多增加人手幫忙,就能加快時程的開發,而這也是專案管理上一個常見的迷思。如果要藉由增加人數來縮短時程,我們就必須先考慮工作的性質。

工作的性質

分解一項龐大專案時必須先考慮兩點:

1. 工作性質是否可以分割?

工作性質如果要可以分割必須要優先考量延續性。以接力棒賽跑為例子,第二棒要起跑,必須要等到第一棒跑完才能開始動作。在工作上也常遇到這樣的狀況, 即使派再多的人力也只能苦苦等待前面的工作完成。

2. 分割以後是否還需要溝通?

有些工作確實可以分工,但是彼此之間必須要有良好的溝通才能得以順利進行。才餐廳的流水線中,主廚收到服務生傳來的客人點單,會與廚房內各個崗位的傳達指示以及溝通。如果在客人不多的狀況下,增加發號施令的人數,就會導致彼此之間的消息沒有同步並引發生混亂的狀況。

而如果工作的性質是可以分割,且分割之後彼此間不需要溝通,那就可以藉由增加人數來將低專案時程。比較常見的會是偏向勞動力類型,例如收割大量的麥田和棉花或是搬運磁磚。

在各種狀況下增加人數

我們把狀況分為三類:

1. 可完美切分

隨著人數的增加,可以將工作量減少。四個人做九天的份量,如果換成六個人做需要六天;九個人做需要四天;十二個人做需要三天,關係會反比呈現。

▲ 圖片來源:Ade Yan

2. 無法切分

生小孩一定要等大約十個月,蓋房子一定要等待水泥乾掉才能再繼續下一步,這樣受自然行為限制或是有延續性的都無法透過增加人手達到縮短工時的目的。

▲ 圖片來源:Ade Yan

3. 可以切分但複雜且需要溝通

增加一兩個人手或許會縮短工時,但隨著人數過多的增加可能導致溝通成本蓋過多人幫忙所帶來的效益。

▲ 圖片來源:Ade Yan

結論

為了達到增加人數並減少工作數的目的時,我們必須先評估手上的專案是否適合切分,以及切分後之後彼此是否需要溝通。如果像是複雜的軟體工程,直接強行加入人數去分擔工作。初期效果可能不錯,但隨著人數增加,溝通成本反而會蓋過多人幫忙的效益,最後賠了薪資以及開發時間。

(原文標題:專案管理的迷思-快要開天窗,多補人力就能趕上進度?

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