專案管理就是制定一完美計劃而一步一步實現嗎?實務上,過程中總會發現一想不到的問題,進而修正、回頭檢視不斷循環接近尾聲,而成為一有用典範。而專案規劃時,利用5W1H概念了解目的與目標和做法,除了更為清晰,也能降低相互溝通時間。
近日,與之前公司照顧筆者頗多的同事聊天,這位前輩(年以近花甲)拿著之前筆者手稿的專案管理教案,與筆者討論如何在公司推行一個大型專案時,教育其他部門主管協作。
這讓筆者回憶起2008-2009年藉著在培訓機構打工的機會,邊聽邊學專案管理師的教程,也在研究所畢業前夕取得了PMP執照。
老實說,PMP教案裡的細節已忘了差不多了,但專案管理底層的PDCA、逐步完善、組織過程資產的模式化及重視組織溝通等,與豐田式管理、精實生產所運作的底層思考一致,唯一的差別僅在於專案化(即有明確的目標:時間/預算)。這些底層運作的思維也深深影響筆者的工作習慣與思考方式,讓筆者可以更快在中基層主管的歷練上展現績效,更有機會在缺乏經驗的年紀,負責大型的專案與管理者的機會。
幾年下來筆者實務經驗也慢慢積累,或許可以簡單整理一些心得分享之。
很多人覺得做計劃,做專案管理,就是制定一個完美的計劃,跟著計劃一步一步實現。
實務上,除非是已經固定的工作用專案方式來執行,否則並不存在所謂的完美計劃,執行專案過程中會陸續發現一些預想不到的問題,會需要再修正計劃,藉由檢視執行的成效,發現問題,變更計劃的過程,來落實數個PDCA的小循環,幾個小循環過後,專案也會接近尾聲,最後再把整個專案的過程資產精煉淬化出來,就可以變成一個有用的典範。
筆者也遇過資深的同事質疑:既然沒有所謂完美的規劃,為什麼要做計劃?既然都會修改,做計劃有意義嗎?
確實,對於習慣在例行工作崗位已久的工作者而言,只要照著做,該做什麼做什麼,該改什麼改什麼,一樣可以完成工作。或許工作的執行效率跟成效也不見得比較差,但這種方式會有幾個缺點:
坊間有許多專案管理的工具,現下最流行的專案管理手法是敏捷式專案管理+看板式任務APP,用極度輕量化的方式來管理中小型專案(或許筆者用的不夠深入,如理解不透徹再請見諒)。
而筆者習慣用的還是《一頁紙專案管理》提供的工具,用一頁紙來完成專案管理的全貌。這邊筆者並不想去深入細探書中的內容,僅就筆者在擔任幾個中大型專案(專案金額逾台幣數億至數十億)專案經理的經驗分享之。
一頁紙是一種很好的管理工具,但讀者必須先完成事前的準備工作,才有辦法使用,但筆者也不想過度依PMBOK《專案管理知識體系指南》照本宣科,就平常與團隊成員交流的方式來表達,在使用一頁紙工具前,簡單援用5W1H概念來說明:
一頁紙專案管理的工具不僅是過程管理的工作,更是團隊內部用以溝通的重要資料,習慣此方法後,內部可以大幅降低溝通的時間。
筆者自開始工作以來,大多時間都是以幕僚型主管或專業職為主。
除了透過一頁紙的訓練外,更多時候筆者會把工作專案化,幕僚工作除了例行事務外,有許多老闆交辦的事務以及許多要跨部會運作的計劃等,筆者會習慣地把這些事情專案化,即便可能不是很大事情,但透過將事情有效的分解,定義人/事/時,就可以有效的運用時間,增加自己處理事務的能量與精準度,也可以藉此把一些任務分配給部屬,觀察訓練其能力,又可有效的控制產出的品質與時效。後續再把執行過的事務變成SOP,就可以做為未來執行類似任務的工具箱,用這樣的方式累積實務,不出3-5年,就可以累積大量的工具,變成自己工作上的知識庫。
另外,有些比較沒有目標性的試驗性專案,如開拓新的業務線、嘗試研究開發新的系統等,筆者會建議用敏捷式專案管理來做,透過腦力激盪(Brainstorming)成員自己定義任務,專案經理只需要控制不要離題太遠,其他就由執行人來定義自己任務邊界,這種隨時調整的方式,可以更有彈性符合變化較大的專案。
筆者用專案化的工作模式,加上善用To Do List、月-週曆工具,時常作筆記累積自己的過程資產,定期的檢查自己工作的進度與品質,養成一種工作習慣,也幫助筆者完成了一些大型專案,或許不見得適用於每個人,僅就經驗分享之。
筆者的工作習慣很受豐田式管理的影響,而用一張紙表達一件事情的訓練方式是有效降低Muda(日文:無駄/中譯:多餘,浪費之意)的好方法。一個好的想法必須要先發散再收斂,收斂後發現不足再補充,補充後又覺得多了再精簡,好的發想經歷幾個循環後,才有辦法用精確的表達方式在有限的空間與時間內呈現全面的意念。
(原文標題:淺談專案管理與工作)