甘特圖是什麼？有哪些免費軟體？甘特圖Excel繪製全攻略
不少人會選擇使用「甘特圖（Gantt Chart）」工具來規劃專案時程。如果您還不知道甘特圖是什麼，或甘特圖有哪些厲害用途，又或者想了解甘特圖Excel製作流程，《104職場力》小編彙整你需要的甘特圖範例，並提供超實用甘特圖模板。
文／《104職場力》整理
本文導覽
Q：甘特圖是什麼？Gantt Chart特點簡介
甘特圖（Gantt Chart）為1910年由亨利．甘特（Henry Laurence Gantt）提出，甘特圖英文便是以他的姓氏命名，經常於專案管理使用，可以清楚了解每項任務的開始時間、所需時間及結束日期。
甘特圖的橫軸代表著時間；縱軸代表著每個項目及任務；而各項線條長短則代表著各任務開始與結束時間。
甘特圖作用最主要追蹤著每個任務項目的進度，多能利用其他生產力工具額外增加資訊，例如每個任務間的關係、每個任務目前進度與狀況、使用了甚麼資源、是否遇到延宕或問題等。
甘特圖用途有哪些？什麼工作項目和場合可使用？
上一段我們簡單提到甘特圖的功能特點，這段就為大家詳細講解，希望幫助大家在甘特圖應用上更有概念。
常見的甘特圖用法
- 任務排程：可以在甘特圖中列出所有專案任務，並訂定它們的開始和結束日期，便可以透過甘特圖確定任務之間的先後順序和時間軸。
- 資源分配：專案負責人可以 透過甘特圖指派合適的人員、設備或其他資源給每項任務，確保組織資源的有效運用。
- 任務管理：在甘特圖中可以標記任務之間的依賴關係，以確保專案按合適的順序進行，避免專案之間的衝突。
- 進度追蹤：透過甘特圖可以追蹤專案進度，了解任務完成情況、是否如期進行等，作出必要的調整以達成預定目標。
- 團隊溝通： 因為直觀好懂的特性，甘特圖可作為一項有效的溝通工具，讓參與成員清楚了解專案情況和每個人的責任，加強團隊間的合作和協作。
- 決策支持：甘特圖提供了全面的專案概覽，有助於管理者做出明確的決策、調整任務排程，並有效管理專案的風險和資源。
甘特圖這麼強大，可以用在什麼項目上？如果還不清楚，可以參考下範例。
專案應用上的甘特圖範例
甘特圖應用範圍並非侷限於特定行業，一般公司專案計畫的推動、業務期程安排、福委會員工活動規劃、企業廠房擴建等，大大小小不同領域都能使用。以下是一些可以使用甘特圖來管理、規劃的工作項目及場合範例：
- 建築專案管理：在建築行業中，甘特圖可用於安排施工任務、追蹤工程進度以及協調各種工程階段。
- 軟體專案開發：軟體開發團隊可以使用甘特圖依序安排程式碼的開發、測試、專案上線等任務，並有效追蹤軟體開發進度。
- 活動策劃和管理： 活動策劃人員可以利用甘特圖的特性安排活動籌備工作、確定執行進度和流程，以確保活動順利進行。
- 新產品設計測試：甘特圖有助於管理各階段的新產品開發進度，如概念設計、原型製作、測試和正式上線等。
- 行銷推廣計畫：行銷團隊可以使用甘特圖來規劃產品的各項推廣期程，例如：社群、線下活動、數位廣告啟動等工作。
- 學術研究專案：研究人員可以利用甘特圖組織研究任務、安排實驗進度並追蹤，進而掌握研究項目的進展。
- 企業內部專案：內部流程改善、系統更新、員工培訓等企業內部專案，無論是大型專案還是小型任務，甘特圖都可以提供清晰的組織框架和視覺化呈現，有助於專案團隊有效地管理工作進度和分配資源。
簡而言之，如果需要掌握每項事情的步驟、時間安排、耗費時間與截止日等，皆能借重甘特圖之協助。
甘特圖有什麼優點？
甘特圖優點在於清楚呈現各項任務進程與時間資訊：
- 有著多少任務項目、各項任務又是什麼
- 每項任務的開始和結束時間
- 每項任務計劃持續多久的時間
- 每項活動與其他活動是否具有重疊的地方，以及重疊的程度
- 這一個大專案或完整計畫的開始和結束日期
如此，可以將一複雜大型計劃拆分成數項任務執行，也能清楚估算當前進度狀況，進行適當調整。
甘特圖有什麼缺點？
管理時間上雖然清楚易用，但如果要呈現其他資訊或了解更多細節就會產生問題：
1. 無法看出問題點
雖然能明確掌握每項任務所需時間與進度，從起迄時間了解與預期狀況的差距。可能發現某項任務花了比預期還多的時間，卻無法看出為什麼發生這樣的問題。
單純使用甘特圖僅能看出時間規劃，因此必須透過其他方式或備忘錄才能記載任務遇到的問題與癥結點。
2. 難以呈現龐雜交錯的任務項目
如果今天各項任務複雜且相互牽涉，又難以明確切割時，甘特圖反而變得複雜而不易清楚呈現。又當需要加入其他重要資訊、項目有優先順序、時不時拆分細項，如此大型或長時間的專案，則建議使用較專業之專案管理工具。
3. 人力掌控的缺乏
直接檢視甘特圖時，可以了解每項任務的時間長短，知悉有哪項任務正在進行，但無法得知每一項有多少人力投入、比例分配為何。
因此如欲進一步管理人力及掌握其他資訊，也如開頭所言即須其他生產力工具的運用。
Q：甘特圖怎麼做？甘特圖Excel繪製教學
微軟作業系統的甘特圖軟體
統一使用微軟作業系統的企業有福了，微軟即提供簡單的甘特圖模板（Simple Gantt Chart (office.com)）。沒有微軟甘特圖的話，其實也還有其他辦法可以自製。
表格來源：微軟 Office
如何自製甘特圖？Excel甘特圖步驟教學
另外也能簡單自行製作甘特圖，需注意的重點
- 製作前準備：釐清任務、蒐集資料與時間
- 製作時留意：規畫各項任務、合理清楚的分配
以下步驟參考之：
甘特圖製作步驟一：創建一個項目表
首先將任務項目資訊輸入表格中，而最左列的表格列出每個任務項目，接著添加其他資訊：
- 任務項目起始日（Start Date）
- 任務項目完成日（End Date）
- 第幾天開始（Start on Day）
- 需耗費時間（Duration）：這項任務需要耗時幾天（起始日－完成日）
依據自身掌握每項任務的狀況推算需要花多少時間、何時應當開始。除了手動填入，也能利用Excel公式自動填入，譬如起始日是B欄，完成日在C欄，而耗費時間在D欄，則使用公式［C2－B2］（或［C2－B2＋1］）算出需耗費天數，以此類推。
又如果其中有任務需要在特定日期前完成，同時也能夠預估完成這項任務需要耗費多久時，則可以透過截止日和耗費時間回推最遲的開始期日。
任務項目截止日（End date）－需耗費時間（Duration）＝任務項目起始日（Start date）
甘特圖製作步驟二：製作Excel長條圖
為了讓數據更為清楚，我們可以先製作一長條圖，圖像化呈現較容易看出第幾天需要開始以及進程。
- 首先先選取任務項目第幾天開始（Start on Day）這欄。
- 「插入」選擇「直條圖」或「橫條圖」，建議可以選擇堆疊橫條圖。
- 便會創造出X軸為開始日期，Y軸為各項任務的圖表。
現有資訊備妥齊全後，即進入下一步驟繪製出甘特圖。
甘特圖製作步驟三：資料與圖表完整補足
如有開始的期日及需要完成的期日，而欲算出每項任務所需時間（Duration），利用公式［C2－B2］以此類推：
而要算出在這個期程第幾天需開始第N個任務，則利用公式［B2－$B$2］以此類推：
註：於欄列前加入"$"為固定該單元格
初步完成後，開始將甘特圖表補足：
- 「插入」選擇「堆疊橫條圖」圖表前，先選取D1至D11單元格
- 對著「堆疊橫條圖」圖表右鍵點選「選取資料」
- 「圖列項目(數列)」點選「新增」後，出現「編輯數列」視窗
- 「數列名稱」單元格選取「Duration 所需天數」（如「＝工作表1!$E$1」）；
「數列值」單元格選取「E2至E11」（如「＝工作表1!$E$2:$E$11」），「確定」 - 於圖表上「第幾天開始」的長條圖示右鍵點選，將「外框」與「塗滿」顏色選擇「無外框」、「無塗滿」
- 對著「堆疊橫條圖」右鍵點選「選取資料」
- 「水平(類別)坐標軸標籤」點選「編輯」，選取範圍任務1到任務10（如「=工作表1!$A$2:$A$11」）
- 對圖表左側「垂直類別軸」右鍵點選「座標軸格式」，「坐標軸選項」中勾選「類別次序反轉」即可任務1在最上上面向下排列。
如此一個簡潔的甘特圖即可完成。
Q：有哪些免費／付費甘特圖產生器？參考更多甘特圖範本與模板
甘特圖製作免費軟體
常見如Excel、Canva、Gantt.io都是簡單易上手的甘特圖製作工具，Canva提供多種樣式，而Gantt.io也有各式專案主軸範例，依自身偏好選擇合適模板，清楚呈現時間資訊。
如果本身專案較複雜，或有更專業的製作需求，有些企業甚至會採購更專業的管理工具及軟體，大多包含甘特圖相關功能。如有專業或大型專案需求，使用完整、功能齊全之專案管理軟體較為適合妥適。
Q：如何確認甘特圖設計是否合理？
先前若有製作甘特圖之經驗，透過前例或相關經歷是判斷甘特圖設計是否合理的主要途徑。若是首次嘗試甘特圖，如其他時間規劃常有之建議，非必要不將時間做緊迫安排。留有彈性或寬裕時間，萬一遇到緊急狀況較有伸縮的空間調整。
另外，也與其他管理工具一樣需要定期檢視與改善，因甘特圖透過「任務劃分」與「時間排定」劃定兩軸，也利用此兩面向作為檢討改善的單位。
如每一項任務完成後，即排定檢討、回顧該項任務有何缺失或需要調整的部分；又到了選定的時間點時，回頭檢視當前專案執行狀況、每一項任務有何問題或尚未完成。如此才能提升專案管理的成效，達到目的。
- 參考資料
創造屬於自己的職涯價值，你還可以這樣做
- SWOT分析是什麼？怎麼做？沒想到，求職也能用SWOT分析自我優勢
- 2024年超實用PPT模板推薦！8個高質感免費簡報範本網站
- 簡報結束後才是戰場，面對提問的3大應對技巧｜職場工作術
- 別再錯把OKR當KPI！寫出激勵人心的O，讓團隊KR全力以赴
- 成功人士高效率「時間管理」的秘訣？想辦法吃到屬於你的「無敵星星」
- 為什麼我發的Mail，都沒人要回我信？
★ 追蹤【104職場力】粉絲專頁、職場更給力 ★
