一般工作者注意事項

日期 |2021.06.07

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在家上班工作術|線上會議必備禮儀:平視鏡頭、發言前先「報上名來」

疫情在家上班,該如何掌握會議內容,讓線上會議更精準、更有效率?善用形象策略,用視覺與聽覺發揮影響力,為自己也為公司形象加分。一場線上會議的正式程度並不亞於傳統的實體會議,且需要的謹慎程度甚至比實體會議更高。

原因有二:

第一,當用到的感官種類愈少時,該感官就會愈敏銳。在線上溝通的情境中,五感只剩下「視覺」與「聽覺」兩種感官,這兩種感官所感受到的訊息強度會被放大,所以你更需要格外留意自己所傳遞出的視覺訊息與聽覺訊息。

第二,人與人實際碰面就會自然建立連結,而線上會議少了「見面三分情」的潤滑,所以溝通上需要更專注、更精準,更需要有意識地注意良好且專業的線上會議禮儀。

以下,就讓我們分別從「視覺訊息」與「聽覺訊息」兩個面向,來探討如何善用形象技巧,讓線上會議更順暢有效率:

視覺訊息:好畫面,讓溝通事半功倍

在會議開始之前,請先檢視自己在鏡頭前的樣子,確定畫面是你想要的。並進行以下重點確認:

  • 形象 : 建議你將線上會議視為實體會議,比照平日在辦公室的穿著。如果是公司團隊一起參與外部線上會議,不妨可事先約定Dress Code,這會讓你們同框時看起來就像是一個團隊,達到「1+1>2」的效果。
  • 背景 : 在家中或辦公室找到最適合作為背景的角落。並且確定所有會入鏡的人/事/物。
  • 鏡頭角度 : 可採取最中庸安全的角度:「平視」。相較之下,以俯角拍攝容易營造出卑微的感受;而用仰角拍攝,則容易讓人顯得驕傲自大。
  • 眼神 : 將對方的畫面視窗拖曳到接近鏡頭的位置,當你看著螢幕中的對方說話時,眼睛對焦的位置與鏡頭不遠,在對方看起來,就像是你直接透過鏡頭對他說話一樣。
  • 燈光 : 檢視周遭光源是否太暗,也需要、注意光源的方向。光源最好自然、柔和、均勻,並特別注意避免「頂光」或「底光」。如果要使用環形燈(俗稱「甜甜圈燈」或「網美燈」),建議不要配戴眼鏡,因為眼鏡鏡片容易反射光源。

聽覺訊息:善用溝通讓討論更聚焦

聽覺,是一種「被動」的感官感受。當我們面對不悅耳的聲音時,耳朵是連關都關不起來的!此外,光是「聽」了,也不等於「聽到」了,更不等於「聽懂」了。因此,在線上會議的情境中,為了加快大家「聽→聽到→聽懂」的處理路徑,你需要透過以下方法,讓自己的聽覺訊息盡可能地清晰而容易理解:

  • 確保收音品質 : 如果收音的品質不好,無論你的內容再怎麼精彩,對方也無法聽下去。而影響收音品質的因素:收音環境、麥克風品質、音源與麥克風之間的距離。若有上述問題,一定要設法排除。
  • 發言錯開,避免干擾 : 我常到各家廣播電台上節目,也觀察到一些錄音的潛規則,其中之一就是主持人與來賓不能同時安靜,也要避免同時講話,以免互相干擾。在線上會議中,我們也可以比照辦理。此外,為了讓大家都能聽清楚,你的語速需要比平時慢一點、發音咬字需要比平時更清晰
  • 善用破冰創造連結 : 線上會議少了實際接觸的機會,所以需要「破冰」,以創造出更融洽的會議氣氛。最基礎的方法是介紹「每一位」參與人員,並請被介紹到的人出聲打招呼。 如果會議進行中臨時加入新的成員,也要特別說明。總之,每一位在場的人都需要親自出聲打招呼,如此會有助於建立信任感,確保會議的順暢進行,每次發言之前,都要先「自報名號」再進行發言,才不致混淆或誤解。

會議內容:多做確認更對焦

線上會議和實體會議相同,在內容的準備上都有既定的嚴謹度,例如議題設定、資料呈現、報告方式、流程掌握等,然而在線上會議的情境中,我們還是需要特別留意:

  • 提前預約且準時參與 :線上會議需要提前預約,同時事先以文字清楚寫明討論重點、議程,且需要有人在會議前再度提醒,確保大家準時上線。特別提醒:在線上會議遲到時,對對方造成的不悅感,會比面對面會議來得更多!
  • 確認文件版本 : 你可能也遇過這樣的情況:會議開始後,大家為了某個圖表爭論不休,最後才發現彼此的文件版本根本就不一致。因此,一定要養成習慣,在發送會議通知時就提供必要文件;如果之後有更新的文件版本,則需要在會議一開始時再度確認文件版本,如此可大幅節省會議時間、強化溝通效率。
  • 提供視覺輔助 : 在資訊彙整的偏好上,有些人偏視覺型,有些人偏聽覺型;而線上會議的討論多靠話語進行,對偏好視覺型的人來說不容易抓住重點、聚焦理解。因此,可將大家提出的論點用文字或圖表快速記錄下來,並透過鏡頭或線上白板的方式與其他人共享,有效地讓討論更聚焦。
  • 做重點總結 : 最後,就是做總結。一般而言,在會議結束時做重點總結是主持人的權利與義務,但是若主持人未做總結,你也可以主動做總結確認。

總結主要包含:

  1. 會議結論
  2. 行動清單(接下來要做什麼事?誰負責?如何檢驗完成?)
  3. 敲定下次會議時間 當你的團隊嫻熟線上會議,不僅能讓討論更精準有效,無形中更能傳遞出「這個團隊很敏捷、跟得上時代脈動」的印象,對公司形象的助益不可謂不大,讓良好的線上會議禮儀成為你們的共同語言!

魅力領導學

商業周刊《魅力領導學:CEO魅力教練解析領導者的35個形象策略題 / 陳麗卿 著 》


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