上班忘記打卡可以扣薪嗎?雇主注意!五大常見給付爭議一次看

在工資給付的實務運作上,由於企業雇主在管理上不同層面的考量所制定的公司政策,常導致爭議並違反法令而不自知,當接到罰鍰時才知觸法並思考解決之道。針對此類狀況,雇主若能善用管理工具,使用人事系統與工作規則等制訂合理的制度,能夠讓企業管理得宜、並又合理合法,達到一舉數得的成效喔!

文/人資學院

五大常見的工資給付爭議

在勞動部的網頁上,依據企業常見的工資給付爭議,共有列出五大類型,提供給企業主參考,以避免違法而不自知:

  1. 員工忘刷卡,公司依此扣薪:
    公司可依據勞基法第30條第5項要求員工完備刷卡紀錄,但員工未刷卡卻有出勤提供勞務的話,公司是不可依此扣薪的喔!
  2. 因不符合公司規定而被罰錢並在薪資中扣除:
    例如服裝儀容未符合規定、不配合公司活動、或是服務業常見的神秘客制度成績未達標就扣薪等。勞動部表示,雇主可與勞工約定應遵守的紀律、獎懲等規定但必須使員工清楚知悉,此外並要避免濫用,也不能將扣薪作為懲處的手段。
  3. 雇主片面將工資調降:
    工資的調整例如:工資項目、發放標準、數額、發放日等)均須勞雇雙方協商合意,因此若雇主未經與勞工協商而減薪、或是片面調整業績獎金門檻等都將造成爭議而觸法。
  4. 員工離職後薪資遭扣發或延遲付款:
    常發生因員工離職交接手續未完成、沒工作滿月等扣發員工的薪資、延遲發薪或要求回公司領現;依據勞基法規定雇主應按約定的發放方式給付工資,最遲須在原約定的工資給付日全額給付。
  5. 要求勞工回捐薪資 :
    勞動部強調這樣非勞工自願的不樂之捐已違反勞基法的工資規定。(較常發生在社福機構及團體)

如何避免違法風險?

前述的爭議,除了有違法遭受罰鍰的風險外,也容易因此造成勞資關係緊張,不僅需要公司的老闆或HR進行調節,也會因此讓企業的風評不佳,甚而影響公司業績、人才招募等,不可不慎!因此筆者列出各個爭議的解方,供閱讀者參考:

  1. 員工忘刷卡或許是企業相當頭痛的議題,然保存刷卡紀錄皆是雇主的義務,為避免忘刷卡或是故意刷卡未完備,建議雇主可以運用工作規則,明確寫出上下班出勤的規定,例如:若忘記刷卡需於 每月月底以前申請忘刷單,逾期將由HR統一以事假處理。除此之外,搭配使用人事管理系統,雇主或HR可在系統後台快速檢視哪個部門或同仁最常忘刷卡,進一步請主管代為規勸輔導。
    104 企業大師是雲端人資管理系統,除了上述可查詢忘打卡紀錄外,另外提供App 私人秘書功能,有出勤異常的行事曆上,將會標上紅點,員工點選即可連結到申請忘刷單的頁面,一鍵完成申請。
  2. 針對違反公司規定的薪資扣除項目,建議應從工作規則或內部辦法中明訂清楚扣薪規定並讓所有同仁知悉,但必須特別注意此規定須符合比例原則;換個角度來說,若要要求員工遵守規定,建議可使用正向的獎勵制度,鼓勵的方式會讓員工的接受度更高
  3. 工資的調整需要個別勞工同意,勞基法有規定工資清冊雇主需保留五年,所以隨意更改員工的薪資觸法的風險很大,而公司如果有未備齊相關資料 (例如:出勤、薪資、人事資料等),則情況更嚴重會需要再被主管機關多罰一筆。104 企業大師可妥善保存過去到現在的所有勞工薪資歷程,不僅資料保存完整避免爭議,並且在員工提出疑義或雇主想做相關分析時,可以方便雇主或HR調閱。
  4. 員工的薪資不可隨意扣發,因此因離職相關的因素不可作為扣薪的理由;但雇主可以在勞動契約加上規則,若員工未做好交接導致公司損失,可列為賠償違約金。104 企業大師系統會自動計算員工離職當月的薪資比例、勞健保加退保規則等,雇主不用擔心漏掉發放當月離職員工的薪資,薪資金額與保費都能正確計算不漏接。
  5. 若要求社工薪資回捐,被發現不只要返還員工薪資,還會被加重裁罰。非營利組織的每份收入得來不易,如因未注意到的小細節導致需繳罰鍰將得不償失;建議可以用獎勵的方式,鼓勵員工捐贈,後續搭配製作如:芳名錄、捐款清單等,並搭配捐款人訪談,分享捐款人善意與背後的捐款動機故事,既能達到捐款目的、又能避免觸法風險,一舉兩得喔!

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