人資市集

日期 |2022.06.22

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一文看明白!讓你淡定面對勞動檢查

文:張妏甄|睿哲管理顧問

原文標題:為什麼會被勞檢?解析面對勞動檢查的準備之道

重點閱讀:

當公司被勞檢時,做好各項準備是人資人員的重要職責。因此,了解勞動檢查法、勞動檢查的啟動與因應,更是人資人員應有的基本認知。

 人資需要做好哪些準備,才能妥善應對與處理勞檢呢?本文將一一告訴你。

隨著台灣的勞權意識日漸升高,政府也積極改善勞動環境,每年定期的勞動檢查成為政府保障基層勞工的重要方法。因此,企業在被抽檢時,也應準備好勞檢資料,讓主管機關可以確實查核,避免落入違法疑慮的情境。接下來我們將帶您一一熟悉勞檢時需要做好哪些事項,幫助公司順利通過勞檢。 

勞動檢查法是什麼? 

《勞動檢查法》是主管機關為了能夠進行勞動檢查,督促企業貫徹勞動法令,維護勞雇雙方權益,具體明確規範勞檢單位、勞檢者與檢查流程,賦予主管機關在勞動法的範圍內具有法令上的檢查權力;相對的,企業被勞動檢查時,也能了解受檢應配合的責任與受檢違法的罰則。 

《勞動檢查法》第4條就明定勞動檢查事項的範圍,所檢查的項目均以勞動法令的規定為主,而在公司內部的勞動法令執行單位,即是由人資單位負責,所以,當公司被勞檢時,做好各項準備是人資人員的重要職責。因此,了解勞動檢查法、勞動檢查的啟動與因應,更是人資人員應有的基本認知。 

8個思考步驟

為什麼公司被勞檢?常見的4個勞檢原因 

勞動檢查分2大類,一是員工工作中的作業安全衛生檢查,屬於《職業安全衛生法》的範疇,另一是根據《勞動基準法》等相關勞動法令的部份,針對員工勞動條件進行查檢,實施檢查的權責原則上是中央執行安全衛生、地方政府負責勞動條件的分工模式來進行。我在擔任人資顧問多年的客戶服務經驗中,也時常會被客戶詢問他們面臨勞動檢查時的各種問題,那麼,究竟公司為什麼會被勞檢?主要有4種原因: 

  1. 例常性勞檢 

主管機關依照《勞動檢查法》第6條規定,於每年度開始前六個月公告並宣導勞動檢查方針,對於勞動條件現況、安全衛生條件、職業災害嚴重率及傷害頻率等情況,擬定勞動監督檢查計畫,定期抽查各行各業是否遵循基本勞動法令。 

  1. 專案勞檢 

主管機關依據政府施政重點,分別針對違反勞動法令比例較高之行業、特定(弱勢)身份勞工、因媒體揭露企業違法行為致引發社會關注的議題、公共安全相關的特定產業,以及因應特定節日而規劃辦理的勞動條件專案檢查,所以,若是專案檢查的行業別、又是該行業具知名的企業,相對被勞檢的機會就會高很多。 

  1. 被申訴或檢舉 

一般來說,企業若不是規模大、知名度高、新興特殊產業,相對被勞檢的機率是低的。如果不是因「例常性勞檢」這個因素被勞動檢查,那就要有必要再進一步了解原因,是否因企業在招募的過程中,與面試者溝通有觸及違法問題,或在公司內部的勞資關係緊張,而被有心人士、員工申訴或檢舉,因此遭受勞動檢查。

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  1. 勞檢黑名單 

如因勞檢而有經常違規的企業,容易成為主管機關在未來執行勞動檢查時,被列入檢查的首要名單,以此關切企業是否確實改善勞檢不合格或其他未遵法的項目。 

盤點勞動檢查重點項目

從勞動部每年發布的勞檢方針中,我們可以瞭解勞檢的重點項目

類別重點勞檢項目
勞動條件
(勞動法令)
1. 正常工時(含彈性工時)、延長工時(含休息日出勤)
2. 工資給付 (含休息休假、原住民族歲時祭儀等之給付)
3. 例假及休假(含國定假日、特別休假)
4. 退休金提撥
職業安全衛生
(職安法)
1. 一般預防措施(第6條)
2. 安全衛生組織、人員、管理計劃(第23條)
3. 健康檢查、安全衛生教育訓練(第21、32條)
4. 應訂定工作守則(第34條)

以上「勞動條件檢查」會對應到的資料文件,主要是:

  • 勞工名卡
  • 出勤記錄
  • 工資清冊
  • 行事曆
  • 排班表
  • 勞動契約
  • 勞資會議
  • 工作規則

在「職業安全衛生檢查」中特別需要準備的資料是:舉辦安全衛生訓練的記錄、應制定的4大預防計劃與自動檢查記錄等。

知道了這些勞檢項目與必備文件,我們就可以好好的做好事前準備了。

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如何準備勞檢?勞檢準備資料有哪些? 

當企業真的被勞動檢查時,首先要確認好並備齊檢查文件,事前做好受檢的準備與因應:

勞檢準備資料包含以下3個面向: 

  1. 關於管理辦法或權責單位 

勞動檢查的進行,通常最先由公司應備置的文件資料檢查開始,企業需提供依法規範的相關管理辦法、依據《職業安全衛生法》中成立的職業安全權責單位,及勞工名冊、員工健康檢查報告等勞檢要求的記錄文件。 

另外需確認代表公司受檢的委託人,因企業內的管理辦法與文件紀錄是人資單位負責管理,通常會由他們來擔任委託人,並且能在第一時間,根據勞檢人員所提出的疑問,做出適當的說明與解釋。最後將雙方對談的內容做成「書面紀錄」,這紀錄即是勞檢人員初步判定公司作法是否有違反勞動法令的重要依據。 

  1. 企業實際紀錄 

勞動檢查需透過企業內部的執行紀錄,佐證公司是否確實遵循法規落實,因此留存出勤紀錄、安全衛生訓練記錄等相關的管理紀錄文件,才能方便讓勞檢人員確認企業有無遵守法規。 

  1. 附件證明文件 

若公司的管理辦法的規定有缺漏或不夠完整,可以提出其他管理紀錄,如:勞資會議決議公告或健康促進的宣導信件,做為企業依法執行的佐證資料。 

勞檢會問什麼? 

勞檢人員會針對以下2個面向提出疑問: 

  1. 公司實際管理作法 

有時企業所制定的辦法與實際的作法會有落差,而出現辦法虛設的現象,也因此,勞檢人員會詢問企業現行的作法,如:「公司上班時間為何?」、「加班費如何計算?」等問題,判斷是否於法相違。 

  1. 抽檢員工的現況問題 

對於勞檢所抽檢的特定員工,勞檢人員會逐一根據檢查項目,確認企業所提供的內容,如:加班費的金額如何計算出來?排班員工的休息日、例假日、國定假日是休哪一天等項目)。因此企業必須準備為文件資料做完整的說明。 

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如何準備好面對勞動檢查?3大方法避免勞檢問題 

由於網路、社群、媒體的資訊多元,勞工在勞動權利維護的意識抬頭,主管機關除了提供申訴或檢舉企業違反勞動法令的簡便管道外,更積極主動協助員工在爭取勞動權益上需要的法律扶助,主管機關不管是主動發起勞動檢查、或被動接獲員工檢舉企業違法,都會就企業在勞動條件或工作安全衛生的實際現況進行查核;那麼,企業在面對主管機關的勞動檢查與關切訪談時,更應該及早在企業內部做好以下2點,妥善應對與處理: 

  1. 知法才能遵法 

勞動檢查其實不可怕,若企業都依法來做了,即不會有違法罰則,自然也不怕勞檢員上門,所以「主管應知的勞動法令」、「員工管理技能」等議題,是所有雇主、主管與處理員工問題的同仁,最需要了解的基本觀念。想要更進一步的確實遵守,也可以透過專家顧問的專業協助,利用「專案會議或是透過專案輔導」的方式,建全公司合法的制度體系,讓企業的管理基礎在合法的標準下,得以藉由制度辦法的執行來落實法規。 

  1. 遵法才能和諧 

在服務客戶的過程中,常會發現,員工或主管對於勞動法令的認知,可能受到親友的說詞或網路媒體的誤導,而對企業合法的作為有所誤會,因而會有勞資爭議,因此「如何開好勞資會議」、「管理制度宣導」等活動或講座的舉辦,來協助企業建構友善職場環境,並強化勞資關係的和諧,法令是沒有溫度的規範,若能透過人性化的溝通,讓管理制度成為企業文化,讓法令更親近的融合在日常管理的互動中,而能有效降低勞資衝突。 

3. 即時更新最新勞動檢查方針

最後提醒所有人資工作者,111年度勞動檢查方針已經發布,務必下載詳閱,先自我檢視是否符合「優先受檢查事業單位之選擇原則」中的哪些條件,例如曾被勞檢違法但仍未改善者、屬於優先實施專案檢查之事業單位、特別列管檢查之事業單位…等等,接著再檢視「監督檢查重點」來進行企業內部稽核審查,或者透過「勞動條件自主檢視表」也是自我檢視評估很好用的依據。 

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