「Reference Check」該怎麼做?30個提問範例|Reference Check資歷查核總整理

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2023.02.23
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中外職場都視「資歷查核」(Reference Check)為重要的徵才流程,因為招募人才時,最擔心面試表現優異、學經歷完整的人才,入職後卻「大走鐘」,工作能力與實際有落差,發現「名不符實」、成果不如預期。透過「資歷查核」能基礎確認求職者履歷記載的經歷是否屬實,並透過曾與其共事過的長官、同事掌握實際工作狀況,做出合理的評估。104職場力為您結合中外資訊、整理30個常見的「資歷查核」的問題範例,助您招募人才更加順利。

文/《104職場力》小編

負責招募流程的人資們,是否曾遇過類似的尷尬經驗?

應徵者的學經歷完整,履歷記載的過往戰功令人驚艷、專業能力也是公司所需,但實際入職後卻發現實際表現有落差、與團隊格格不入,甚至發現過去負責的專案僅協助微小比例、與履歷敘述不符。

為了避免找進來的人才「名不符實」,因此中外許多企業都會在招募面試的流程中導入「Reference Check」(資歷查核)的工作,試圖降低上述情形的發生。

究竟「Reference Check」是什麼?進行這項流程會不會產生法律問題?如何能有效執行此流程?《104職場力》小編為人資朋友整理相關資訊及問題參考,助您招募順利、徵得合適人才。

什麼是「Reference Check」資歷查核?

有些公司在面試流程結束後,希望進一步了解該求職者的相關資訊,而執行 Reference Check(資歷查核)。

意即,完成履歷篩選、也完成求職者之面試,企業對求職者有一定程度興趣,希望針對過去的資歷、工作表現、職場評價作些「簡易的真實性評估」,確認求職者是否在面試過程中有所隱瞞。

一般情況就會請求職者提供過去共事過的主管、同事,甚至是客戶的聯絡方式,以供詢問確認。

延伸閱讀:面試公司要求資歷查核(Reference Check),我可以拒絕嗎?|職涯診所


對求職者做詳實的「資歷查核」、「背景調查」,會違法嗎?

因資歷查核上碰觸到的多為應徵者個人資料,如詢問個人過往經歷、工作內容、專案成果和成就等,在蒐集相關資訊時即須注意法律規定。

104 法務長蘇宏文律師對此解釋,企業人資對應徵者實施人事查核作業,其取得應徵者被徵詢資料的行為,是屬於個人資料保護法所規定的「蒐集」行為(《個人資料保護法》第8條、第19條)。

而被詢問的對象,如前主管、同事或合作過的客戶,其提供的被徵詢資料則屬於個人資料保護法所規定的「特定目的外之利用」行為(《個人資料保護法》第20條但書)。

應取得同意,俾能適法進行

因此為了符合《個人資料保護法》規定,企業人資於實施前應取得應徵者的同意

實務上,企業多於面試時,向應徵者告知需要實施資歷查核的目的,並提供書面同意書簽署表示同意。而實施履歷查核也同時將副本提供給被徵詢對象,讓流程在雙方知悉、合法情況下進行。

同意書範例:雇主對應徵者實施人事查核作業可以嗎?|法務長專欄


如何有效進行資歷查核?必問的題目有哪些?

在進行資歷查核前,得先確認哪些資訊必須了解,詳細規劃相關問題列表。而詢問方式也盡量採開放、非簡答的方式讓受訪者回答,才能在有限時間內獲得充足資訊、實際發生的狀況以及不同面向看法。

資歷查核常見詢問的面向有:

  • 個人能力
    1. 工作表現和職能。
    2. 理解、遵循指示的能力。
    3. 團隊合作的能力。

  • 個人特質
    1. 在辦公室、職場環境中的行為與品行道德。
    2. 興趣、特點、為人風度。

  • 特殊領域與經歷
    1. 指示、領導下屬的能力,是否讓人信服(若為管理階層職缺)。
    2. 該求職者的特殊事蹟或成就,進一步確認真偽、實際狀況。

確立清楚問題面向後,受徵詢的對象也須審慎選定。

例如詢問其前主管、單位部門長官較能獲得該求職者的工作能力、專業技能及團隊合作狀況;若要了解該求職者在職場環境中的為人、品行道德等,徵詢同單位或較親近的同仁更能獲取真實資訊。

以下整理資歷查核常見題目,用以確認是否和履歷記載、求職者面試時告知的資訊相同。

「徵詢意向與履歷確認」類題目

  • 您或您的公司是否有任何關於該求職者不願意或無法提供給我們的資訊?
  • 如果您無法與我分享任何資訊,是否能提供其他與求職者曾密切合作的同仁或主管聯絡方式?
  • 能向您確認該求職者的入職日、離職日、薪資和職位嗎?
  • 您和那位求職者原先的職位關係是什麼?大約何時第一次共事?或合作?
  • 求職者履歷中該徵詢對象被提及時:
    • 您於目前工作職位有多久時間了?
    • 您與該求職者共事過多長時間?那是以什麼職位身分?
    • 是否有更確切的對象我可以詢問?而能更合適了解相關問題?

「個人能力」類題目

  • 求職者入職時的職位是?離職時是什麼職位?
  • 求職者在其職位最有挑戰性的部分是?
  • 求職者在職期間擔任過哪些職務呢?經手過那些專案?這些專案執行的時間是?
  • 求職者通常是如何解決那些挑戰、棘手的事情?
  • 求職者的強項?專業能力?對貴公司最大的貢獻是?
  • 有哪些部分是求職者需要加強的?較弱的領域?
  • 我們需要有____技能、____經驗的人才,您認為他能夠勝任(應徵職缺)此份工作嗎?原因為何?
  • 若詢問的是求職者的前主管、領導階層:
    • 求職者作為您屬下、管理的時間有多久呢?
    • 管理該位員工時有何較輕鬆之處?另外是否有困難的地方?
    • 在您管理的那段時間,他是否有成長?特長提升?
    • 您是否能給予管理該求職者的相關建議?
    • 如果以1到10分評價,相較其他員工您會給予這位求職者幾分呢?
      (專欄作家 Jeff Hyman 於其著作 Recruit Rockstars 提到,因為多數人會友善的給予評價,如果聽到8分以下就要有所警覺)

「個人特質」類題目

  • 求職者與部門單位的同事、主管相處狀況如何?
  • 求職者於跨部門溝通、其他部會同事的相處狀況如何?
  • 您認為他/她是一位好的溝通者,還是一位好的聆聽者?
  • 求職者的做事風格為何?對這樣的風格有何評價呢?
  • 求職者的管理風格為何?對此管理風格有何評價呢?
  • 求職者的性格為何?其品行道德是否曾有過問題?而因此導致衝突?
  • 在您的經驗中,您認為他/她較適合團隊合作,還是單獨執行?
  • 求職者為何離職?離職原因是?

「特殊領域與經歷」類題目

  • 求職者是否曾獲得特殊榮譽?他/她曾經榮獲某某獎項(履歷所提及)?
  • 求職者曾參與某某專案,他/她負責的範圍是?(是否和履歷描述相同)
  • 求職者曾代表公司參與某某計畫,完成…等成果?(是否和履歷描述相同)
  • 求職者管理屬下時的情況如何?(若前經歷為管理職)
  • 如有機會回聘這位求職者,您的意願是?為什麼呢?(可藉由受徵詢對象的語氣是否堅定毫無猶豫進行判斷)

以上問題範例得為參考但仍須依照自身企業招募時的習慣與特性進行篩選調整成合適的順序向對方進行詢問

企業多少都曾有求職者學經歷完美契合職缺要求,卻在入職後發現其能力不足,或與描述狀況有落差。因此清楚的資歷檢核才能進一步確認求職者的真正情形,過往經歷是否詳實,而為聘僱人才時重要判斷依據。


哪些問題不能問?應避免違法蒐集資訊

但徵詢個人資訊前,必須注意並非所有內容都能蒐集,甚至想探求該求職者的生理資訊、個人生活資訊等,這樣的行為其實已違反《個資法》及《就服法》,而面臨裁罰。

例如:

  • 任何有關個人生活隱私,如求職者的性向、宗教信仰、家庭成員的狀況等;
  • 任何有關個人生理狀況,如就醫紀錄、是否吸菸、是否為B肝帶原者、與工作業務不相關的殘疾紀錄等;
  • 任何有關個人家庭規劃,如結婚計畫、懷孕計畫與狀況等;
  • 任何有關個人生活資訊,如信用、犯罪紀錄等問題。

這些詢問不但有就業歧視可能,若經查明違反就服法隱私規範,更可處6萬元以上30萬元以下罰鍰(就服法第67條),不可不慎。

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