中外職場都視「資歷查核」(Reference Check)為重要的徵才流程,因為招募人才時,最擔心面試表現優異、學經歷完整的人才,入職後卻「大走鐘」,工作能力與實際有落差,發現「名不符實」、成果不如預期。透過「資歷查核」能基礎確認求職者履歷記載的經歷是否屬實,並透過曾與其共事過的長官、同事掌握實際工作狀況,做出合理的評估。《104職場力》為您結合中外資訊、整理30個常見的「資歷查核」的問題範例,助您招募人才更加順利。
文/《104職場力》小編
負責招募流程的人資們,是否曾遇過類似的尷尬經驗?
應徵者的學經歷完整,履歷記載的過往戰功令人驚艷、專業能力也是公司所需,但實際入職後卻發現實際表現有落差、與團隊格格不入,甚至發現過去負責的專案僅協助微小比例、與履歷敘述不符。
為了避免找進來的人才「名不符實」,因此中外許多企業都會在招募面試的流程中導入「Reference Check」(資歷查核)的工作,試圖降低上述情形的發生。
究竟「Reference Check」是什麼?進行這項流程會不會產生法律問題?如何能有效執行此流程?《104職場力》小編為人資朋友整理相關資訊及問題參考,助您招募順利、徵得合適人才。
有些公司在面試流程結束後,希望進一步了解該求職者的相關資訊,而執行 Reference Check(資歷查核)。
意即,完成履歷篩選、也完成求職者之面試,企業對求職者有一定程度興趣,希望針對過去的資歷、工作表現、職場評價作些「簡易的真實性評估」,確認求職者是否在面試過程中有所隱瞞。
一般情況就會請求職者提供過去共事過的主管、同事,甚至是客戶的聯絡方式,以供詢問確認。
延伸閱讀:面試公司要求資歷查核(Reference Check),我可以拒絕嗎?|職涯診所
因資歷查核上碰觸到的多為應徵者個人資料,如詢問個人過往經歷、工作內容、專案成果和成就等,在蒐集相關資訊時即須注意法律規定。
104 法務長蘇宏文律師對此解釋,企業人資對應徵者實施人事查核作業,其取得應徵者被徵詢資料的行為,是屬於個人資料保護法所規定的「蒐集」行為(《個人資料保護法》第8條、第19條)。
而被詢問的對象,如前主管、同事或合作過的客戶,其提供的被徵詢資料則屬於個人資料保護法所規定的「特定目的外之利用」行為(《個人資料保護法》第20條但書)。
因此為了符合《個人資料保護法》規定,企業人資於實施前應取得應徵者的同意。
實務上,企業多於面試時,向應徵者告知需要實施資歷查核的目的,並提供書面同意書簽署表示同意。而實施履歷查核也同時將副本提供給被徵詢對象,讓流程在雙方知悉、合法情況下進行。
同意書範例:雇主對應徵者實施人事查核作業可以嗎?|法務長專欄
在進行資歷查核前,得先確認哪些資訊必須了解,詳細規劃相關問題列表。而詢問方式也盡量採開放、非簡答的方式讓受訪者回答,才能在有限時間內獲得充足資訊、實際發生的狀況以及不同面向看法。
資歷查核常見詢問的面向有:
確立清楚問題面向後,受徵詢的對象也須審慎選定。
例如詢問其前主管、單位部門長官較能獲得該求職者的工作能力、專業技能及團隊合作狀況;若要了解該求職者在職場環境中的為人、品行道德等,徵詢同單位或較親近的同仁更能獲取真實資訊。
以下整理資歷查核常見題目,用以確認是否和履歷記載、求職者面試時告知的資訊相同。
以上問題範例得為參考,但仍須依照自身企業招募時的習慣與特性進行篩選,調整成合適的順序向對方進行詢問。
企業多少都曾有求職者學經歷完美契合職缺要求,卻在入職後發現其能力不足,或與描述狀況有落差。因此清楚的資歷檢核才能進一步確認求職者的真正情形,過往經歷是否詳實,而為聘僱人才時重要判斷依據。
但徵詢個人資訊前,必須注意並非所有內容都能蒐集,甚至想探求該求職者的生理資訊、個人生活資訊等,這樣的行為其實已違反《個資法》及《就服法》,而面臨裁罰。
例如:
這些詢問不但有就業歧視可能,若經查明違反就服法隱私規範,更可處6萬元以上30萬元以下罰鍰(就服法第67條),不可不慎。
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