幫公司代墊要注意什麼?代墊款最好少於月薪一半,留心「這細節」避免多繳所得稅

Cheers快樂工作人
2023.03.06
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職場上若有代墊需求,員工該如何保護自己?代墊在職場上常見,陳業鑫律師解析員工代墊款的眉角,讓勞資談錢不傷感情。代墊金額最好不要超過月薪的一半,並且要在下一個發薪日前進行報帳,不要拖太久,降低損失風險。同時要注意薪資單上「一個細節」,否則萬一被稅捐單位認定為所得,你可能需要多繳所得稅。

文/李佳樺 由Cheers授權轉載

關於代墊,你應該要知道的三件事:

  1. 資方沒有權利要求勞方代墊、員工也沒有義務代墊。
  2. 員工要代墊需知會雇主同意,並留下憑證。
  3. 比起代墊,零用金是更好的財務管理方式,雇主應明訂申請金額上限、適用範圍等。

職場上,大大小小的支出代墊是許多工作者的日常,無論是辦公室文具用品、出差車費,甚至是辦活動的場地費、演講費都名列其中,因而產生許多勞資糾紛。什麼是正確的代墊款處理方式?要如何將代墊風險將到最低?陳業鑫律師為工作者解析。

員工「代墊」不應是常態

員工代墊款項,在法律上等於形成民法中的契約關係,就像公司跟員工借錢一樣。

不同於工資給付受勞基法保障,職場上勞資雙方基於彼此的信任關係,員工為盡責完成工作任務,在實務上以先代墊的方式處理無可厚非;但我認為員工「代墊」不應該是常態,雇主經營企業所需資本、風險不應轉嫁到員工身上,資方沒有權利要求勞方代墊,員工也沒有替企業代墊的義務。

尤其若請款、報帳流程無清楚規範,員工漏報單據、未報統編,未明定申請金額上限,都可能引起潛在的勞資糾紛。就企業而言,金流經手越多在員工手上,風險越大,想必也不樂見此狀況。

如何避免墊出勞資糾紛?

職場上若有代墊需求,員工該如何保護自己?企業可以建立哪些管理制度,將產生糾紛的風險降到最低?我建議勞資採取下述做法。

1. 員工:小心多繳所得稅

針對員工方面,我建議在代墊前,一定要先知會雇主同意,切勿以「出於好意」的心態私自代墊,最好要留下雇主同意的憑證,不一定要是正式的契約,通訊軟體的訊息或電子郵件也可以,就像借據一樣,可以證明自己與公司間的借貸關係。

代墊時,同樣也要留下單據,無論是發票、收據、領據,須符合公司規定,能證明金額、日期等資料;至於代墊的金額該如何設定底線?我認為最好不要超過月薪的一半,並且要在下一個發薪日前進行報帳,不要拖太久,如此一來最多只會損失一個半月的收入,降低公司可能經營不善,老闆逃避造成員工血本無歸,需要對簿公堂的風險。

代墊後,注意薪資單上是否有清楚註明代墊金額、名目,不能與薪資混寫,否則萬一被稅捐單位認定為所得,可能會造成員工繳的所得稅變多,員工千萬要小心。

2. 企業:應建立零用金制度

針對企業,我認為要求員工代墊「能免則免」。參考勞委會對於企業要求員工代墊制服購買費用案例的函令也可發現,代墊的項目若是基於雇主「事業經營之目的」,像是場地費、採購費用,要求代墊說不過去,除非在無法預期的突發狀況下有必要,才能以例外處理。

針對可預期的大型支出,應該以事先編預算、開計劃案的方式請款,經過會計部門審查預領付款;其他類型的款項,像是瑣碎的出差車費、臨時招待客戶餐會的支出,我建議企業應該要建立「零用金」制度來管理,以免產生讓員工無法自由運用薪資,有薪資給付不完全之疑慮。

「零用金」制度的請款、撥款原則

零用金的管理有以下幾個原則,包含需明訂申請金額上限、條列出適用範圍、規範請款與撥款的時程與流程等。

一般中小企業零用金申請上限多設在5,000元以內,用於辦公室日用品,例如文具、面紙、零食點心等;還有工作範圍產生之必要費用,像是要郵寄的費用、短程車費等,建議可以條列定義出適用的事項,避免爭議。零用金也需要規範維持一定的安全水位,避免餘額不足導致形同虛設,同時定義權責部門,包含零用金管理人、財務部門等,才能做好安全的財務管理。

撥款與請款則有三種狀況,企業應明訂流程於規範中:

1. 款項在零用金申請上限內,但由於事出臨時無法先行申請,可由員工先代墊後進行零用金申請,經核准後由零用金帳戶付款。

2. 款項在零用金申請上限內,由零用金直接支付,零用金管理人員支付後核銷,金流不經過一般員工。

3. 款項在零用金高於申請上限,員工可提出預支零用金申請,核准後得以先行請領,事後再檢具單據核銷。

企業平時應要做足財務教育訓練,確保員工熟悉所有零用金請款流程,避免糾紛產生。

此外,善用計程車或網路平台叫車企業方案、或是辦一張公司卡讓員工使用,都是避免代墊讓金流變複雜產生問題的解決方案之一。實務上員工也可能有浮報金額、用途不正當等情形,我就曾碰過有員工因為濫用公司卡而被解僱的案例。因此唯有明訂規範、確實查核,建立互信基礎,才能形成良性循環,共同成長。

(原文標題:公司老是要我代墊款項,會有問題嗎?


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