人資充電

日期 |2022.08.09

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當員工高喊「我要離職」,HR的管理重點:確保雙方好聚好散,別讓抱怨耳語在外流傳

企業人資常會接觸到的「選、育、用、留」工作中,近年還加入了一個「捨」,定期考核公司人才,並且妥善做好「離職管理」,這裡面的工作重點包括與(主/被動)離職同仁保持良好關係,並藉由離職原因推敲可協助公司改善、減少離職情況的作法,因此包括「職務交接」、「慰留人才」、「好聚好散」,都是圓滑做好離職管理的關鍵。

文/涂維玲(職涯顧問)

為何說到這個主題,是因為最近身邊常聽到離職的人在抱怨自己的前公司。

離職管理

我們人資在做所謂的離職管理,不外乎兩個理由,一個是希望與離職的同仁還是保持良好的關係。另一個就是希望藉由離職同仁的口中了解,還有甚麼地方我們可以協助公司做改善,減少同樣原因離職的人數。

我想第二的理由大家應該比較容易理解,但是第一個理由呢?都要離職了還有可能去競爭對手的公司工作,為何要保有良好的關係呢?而且何必在離職的人身上再浪費資院呢?

原因其實很簡單,每個員工都是公司的品牌行銷者,如果這些離職的員工在公司工作不愉快,甚至認為公司是一個對待員工苛刻的壞地方,那他一定會藉由比如社群或是其他管道發洩自己的委屈和不滿,那如果你是求職者,你看到了這番言論,你會不會有所警惕?又或是你發現都是從某公司離開的員工,通通都在抱怨公司,我想你聯想應徵工作的動機都沒了吧!

那這樣公司的招募一定會受到很大的阻礙。

另外如果與這些離職的員工保持良好的關係,以後若還是有需要雖然也許他們不會再回到公司,但是他們也可以協助我們或是介紹朋友來做公司的職務,這樣對於招募而言就是非常有助益,而且藉由他們,我們又多了些朋友。

(這裡當然也包括如果他們周邊有對於我們職涯更好的工作機會,我們不是也是最直接的受益者嗎 ?)

所以我在處理離職這部分,一定秉持好聚好散的原則。換個方式說,工作是為了養家餬口,也是為了要讓自己實現自我價值,沒有必要撕破臉又打壞彼此的行情。

離職交接

離職最容易有糾紛的時候就是在做交接,主管們永遠都是認為交接不完全,同仁總是認為該講的該給的我通通都給了,為何還是不完整?

我提出幾點建議:

1. 就算公司沒有走ISO文管制度,也應該要分類一下,哪些文件是可以被另存、攜帶、編輯、查閱。這樣在作文件交接時,才不會擔心沒有交接完整,或是資料被帶走,有確實的規範和文件資安管制,才是上策。很多主管遇到關鍵人才要離職,常常都會莫名的不安,一方面擔心公司交接問題,一方面就是這些重要資料的點清。

其實文件沒有清楚交接,當然離職的人有疏失,可是做為主管的我們也有責任,因為我們自己都不清楚該有哪些資料,才會造成人員的隨便。

在人員報到的開始也應該要規範同仁,關於在公司有關工作職務相關的智慧財產、著作權的歸屬。

2. 有些業務主管總是會說有新品要上市或是有新專案開始,就要要求離職的人晚些離開,然後就因為離職日期的確認,鬧得不愉快。

其實做為主管的我們都知道,人要離職了,還會有多少心思在原工作上,這樣的要求其實真的沒有必要,不如要求要離職員工把新品或專案剩下要做得部分以及聯絡窗口確實完整的交代清楚,並且以信件或是親自帶著要接下工作的員工去拜訪窗口,才是重點。

另外在離職申請提出後,主管就應該要與要離職的同仁做交接計畫,計畫中明訂所有交接的專案、文件以及交接完成的預定時間,然後預定我們最後查核時間,並要求交接者以及接任工作者,定時做交接回報。這才是最實務的事情。

不要在過程中都不過問,同仁也不回報,到最後一天才來爭執或是推卸責任。

3. 在等待同仁離職的過程中,我還是那一句好聚好散,用平常心去看待,人來來去去本是正常,而每個人都有尋求自己更高的理想的權力,身為主管也千萬不要以之前的加薪或是升官當作是給對方的好處,認為對方忘恩負義,其實想想我們會選擇給他加薪或是升官,也是因為他的確在工作上很給力,協助我們做很多事情,所以那是他用他的努力換來的。這樣想其實主管們是否也會比較不那麼揪心。

千萬不要口出惡言,甚至威脅離職者在這個職場或是領域會被封殺等等,其實時代不同了,人員會離職,只要是這個公司的一份子的我們都有責任,況且,就算是主管你有一天也會向外飛,如果將心比心遇到一樣在上位著這樣對我們說,或是有一天我們又要與被我們威脅過的同仁共事,這不是很尷尬嗎 ?

一個好的職場應該是在這裡工作的員工每天都是愉快的,很充實的,就算是要離開也是不捨的。

留來留去留成仇

面對要離職的同仁,如果想要挽留就要「精準」,沒有看準問題、需要千萬不要隨便出手,更不要以工作無法交接等等來做為理由。

也許在我們主管心中這個關鍵人才很重要,如果很重要我們應該要去理解他為何要對我們揮揮衣袖,如果我們能夠滿足他或是解決問題,自然就有籌碼和他談,如果沒有給予我們真誠的祝福。

我看過很多主管原本是好意,想要繼續留用人才,結果就用專案還需要一段時間才完成,或是手上還有很多很急的案子再跑,希望藉此可以讓要離職的人員打消離開的念頭,結果反而讓要離職的人員反感,這不就是留來留去留成仇嗎?

與其用這樣的方式,不如對症下藥,來的讓人欣賞和舒服。

但是千萬、千萬不要忘記,離職的人之外還有留下來的人,這些人更需要主管的鼓勵,也千萬不要讓他們有留下來繼續的是笨蛋的感覺,不然我想前仆後繼的離職單將如雪片般飛來。

(原文標題:離職管理、離職管理-之離職交接篇、離職管理之留來留去留成仇)


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