如何面試新人?新手主管怎麼判斷一個人適合公司?|面試官技巧

不只求職者有面試困擾,「新手主管們」也有很多面試煩惱。該如何在短短面試中,替企業篩選出最適合的人才?怎麼提升自己識人的能力?面試官在面試員工之前,要做哪些準備?面試的過程中,又該注意什麼?如果你也是有著一樣煩惱的「菜鳥管理者」,這篇文章為大家整理、精選出了3個不敗秘笈,一定要看到最後!

文/職涯診所精選問答

新手主管要怎麼面試員工?怎麼找到對的人?

剛升任主管職,就遇到要找人,補一個資深員工的缺 (大概 3年以上資歷)。由於面試經驗少,很難透過一小時面談,就判斷出面試者的能力夠不夠。也不太會從話語中,找出什麼蛛絲馬跡,繼續往下追問。整個面談結束,好像就只剩一種 fu,就是這個人感覺有沒有對?

公司人資也只能提供建議,最後還是要我決定任用與否。

遇到工作量爆炸,又找不到適合的人,現在真的覺得很煩。想請問各位主管大大,你們都是 怎麼面試找人的?謝謝。

104職涯診所 運動及旅遊休閒服務業 門市管理 匿名(31~35歲)
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今天,就讓我們透過《104職涯診所》和《職場力》的整理資訊,看看職場前輩們有哪些實用的好建議。


修煉「識人精準度」的有效方法

沒有用人經驗的菜鳥主管,要如何培養自己看人的眼光和精確度呢?

職場前輩們這樣說:

  • 職場前輩A104 職涯診所 Giver — 張棠茱 Nova Chang):提供4個方法,修練「看人眼光的精準度」。
    1. 確實了解公司目前需要怎樣的人才:
      花時間了解那個職位過往表現優異的員工有些什麼樣的共通特質。
    2. 確實列出人才必要的特質:
      依據辦公室文化在意的處世態度,詳細列出適合公司文化的個人特質。
    3. 從面試者進公司的那刻起就開始觀察:
      → 透過面試,來觀察對方的言行與表達方式。看他怎樣對待櫃檯人員、等待的時候在做什麼...,因為總有些面試者人前人後不一樣。
      → 透過觀察與聆聽,搜集面試者在工作、生活中的價值觀,用以幫助判斷面試者的處世與特質,是否能夠適應公司的文化。
    4. 在錄取的人才加入公司後:

      我會以「試用期~一年期間」為單位,持續注意、追蹤他們的工作情況。

      ( ※ 一旦發生意外或覺得自己看錯人時,便會去聽聽周遭人們的意見,思考自己遣漏了些什麼,藉此提升自己看人眼光的精準度。)
  • 職場前輩B:我個人的習慣是,先讓對方做簡單的「自我介紹」。觀察他的肢體動作跟表情,是背稿還是侃侃而談,是熱情介紹自己還是怕講錯話。到這邊,對其「基礎表達能力」、「個性(內/外向)」與「特質(大方/熱情/拘謹/嚴肅)」,都會大概有個方向。

    另外,還有一種狀況,我會主動去引導對方自我介紹的內容和方向。那就是當面試者的履歷上有寫出某些專業,但可能「過於緊張」,或是「自我介紹太過倉促/簡短」,而未能有良好表達時。建議遇到這種情況,可以用「提出問題」、「一問一答」的方式,來進行更深入的挖掘。

剛升任「管理職」的朋友們,對識人還沒有經驗時,可以先做功課,了解公司內部的「企業文化」、「人才共通特性」和「公司核心價值觀」。並清楚地,列出符合公司用人標準的「人才特質」。

然後從面試者「進入公司那一刻起」就開始觀察,留心對方是如何待人接物的?人前人後是否言行如一?在「面試的過程中」,要多去聆聽、了解對方真實的想法、能力和價值觀,可以先請對方做「自我介紹」,然後再針對感興趣的地方繼續深問,盡量引導對方多做表達。錄取後也可「繼續追蹤員工的情況」,並根據後續狀況,檢討、改進自己的選才方式。持續學習、優化,就會越來越有經驗囉!


事前「細讀履歷」後,再量身設計問題

新手主管在「面試之前」,可以做哪些功課,來優化面試選才的過程呢?

讓前輩們來告訴你:

  • 職場前輩A104 職涯診所 Giver — 張棠茱 Nova Chang):一定要花時間「細讀履歷表」:
    1. 詳讀履歷表經歷欄位裡的每一份工作,接著思考,他為什麼會離職?對於未來他有什麼規劃?在前一份工作有什麼無法達成的目標?
    2. 藉由上述這些問題,從履歷表中找出面試者的特質或是興趣。然後在履歷表上標記重點,以備在面試時提問。

      另外,面試前也別忘了請人資幫忙,做好以下面試細節。
    3. 面試的空間要獨立、安靜,不受干擾。
    4. 座位的安排,面試者要背門面內坐下來,面試官就坐在面試者的對面。
    5. 面試前,要確實的向面試者解釋內部面試的流程,時間、地點、面試進行的模式與流程,有哪些主管會參與等,讓面試者能夠完全掌握細節。
  • 職場前輩B:想判斷求職者的「能力夠不夠」?可事先「仔細」研究對方「履歷中的經歷」,然後再「依此來設計問題」。就像我們找工作時,要先研究職缺內容一樣,如此才能有應對的方法。

    比如:以服務業面試來講,對資淺候選人的問題,可能是:「遇到難纏的客人要如何處理」?而對資深的候選人,就要改問:「遇到難纏的客人如何在1分鐘內解決」?然後以此來判斷對方,是不是真的有經驗。

    簡單來說,就是要設計「在工作職責內處理事情的程度」,然後加以判斷。當然,因為面試時間很短也有可能會誤判,但慢慢累積經驗以後,就會駕輕就熟了。加油!

對於新手主管來說,選才時做好「面試前」的事前功課和準備也很重要。

建議先「細讀應徵者的履歷」,從中標註想更深入探究的重點,再以此去「設計面試問題」。面試環境也應事先安排好,注意空間不受干擾。也別忘了事先和應徵者說明一下,面試當天的時間、地點、流程、參與者與其他重要細節,確保雙方資訊的同步。如此才能讓面試更加流暢、有效率,最後的效果也會更好喔!


「面試中」和「面試後」,這些事項要注意!

實務上,在面試、徵才的過程中,實際可以怎麼做,又要特別注意些什麼呢?

  • 職場前輩A104 職涯診所 Giver — 張棠茱 Nova Chang):面試時應試著營造一個可輕鬆對話的氣氛」。請應徵者暢談自己的經驗,當提及過往失敗經驗與遭遇的困難時,可以請面試者說明當時為何會那麼做?仔細聆聽面試者的答案,從中找出還不甚明白的地方再繼續提問。讓面試者完整地表達一個故事或是一項經驗,如此一來細節才能在層層問題下展現。然後對照履歷表上標記的重點,是否都有回答,若沒有時再繼續提問。

    此外,也要「多方查證面試者提供的資料」。可在公司制式履歷表上設計欄位,請面試者留下可供查證他基本資料的同事或主管,也可利用公司自己的人脈或是其他管道去查證面試者提供的基本資料,因為履歷上寫的不一定皆能盡信。

    最後,也別忘了「同一職缺要多面試幾位人選」。請人資把適合的面試者安排在差不多的時間內進行初試,多看幾位,然後從中篩選;再從初試中找出適合的二或三位進行複試,從中找到最適合公司文化且有專業職能的人才。

    當然後面錄取核簽流程,每家公司不同,這邊不多敍述。以上個人經驗僅供參考,祝福您!
  • 職場前輩B:面試過程中,可以針對對方經手過的案件,來問問題,依他的案例,什麼樣的問題,是怎麼樣解決的?過程中發生什麼狀況?並穿插一些「技術面」問題的詢問。他究竟是「主要解決問題的人」,還是「只有參與」而已,其實會很明顯,講到問題的深度時便會一目瞭然。另外,關於「這個職缺需要的能力」,也可以針對「與對方經驗共鳴的地方」去作更深入的討論。

面試時,應盡量創造「能夠對話」的環境和氣氛,使應徵者能暢所欲言。

並透過「一層層不斷深入的提問」,去挖掘出對方「經歷背後的故事」,探究對方「實際的能力」和「內心的真實想法與價值觀」。同時,也別忘了要要盡量去「多方查證」,求職者的「經歷和背景是否屬實」。另外,一個職缺多面試幾位人選,擴大能夠選擇的人才庫,也是很重要的喔!


以上,就是本次《104職涯診所》的職場前輩們所提供的寶貴建議。希望能幫助到各位職場朋友們。祝大家都能在心儀的工作崗位上不斷向前邁進,職涯順遂。 還有更多職場上的疑難雜症嗎?快上「104職涯診所」發問諮詢吧!


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