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日期 |2021.09.06

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職場菜鳥必備觀念:優先處理效益最大的事,不要想到什麼做什麼

過去提供給職場新鮮人的指引當中,會提及在處理公事時應分清楚「輕重緩急」,業界甚至流傳一張知名的「時間四象限法」的圖例,希望每位工作者能更有效率的運用時間,避免虛擲「公務」光陰,有關上班時間的分配與規劃,本文的觀點也歡迎您參考利用。

文/Dr. Soonlin   由方格子授權轉載

在職場上,各個崗位的大家其實都在日理萬機,但難免還是會有來自客戶、其他團隊、或是你主管老闆的各種突發請求。一些員工可能會選擇逆來順受,沒有考慮事情「真正的」輕重緩急和性價比的情況下就埋頭苦幹,累個半死但成果不佳,還可能會為你帶來其他影響,像是……

  1. 可隨意被打擾的形象:以後很可能就被默默認定成「可以任意打擾」的對象,有事就找你,你一定會放下手邊事情來幫忙,但你原訂的工作因此被拖延、甚至造成團隊麻煩了,對方在意嗎?
  2. 工作成果的品質下降:工作節奏如果經常被打斷,意味著大腦必須頻繁地在任務之間切換,切換越多次,耗損的能量越多,無形的巨大內耗,會讓你感覺忙了一整天但什麼都沒做好哦!

這裡不是說我們要當一個團隊裡與世隔絕的獨行俠,遇到事情完全不幫忙,除非自己的能力特質太霸氣、太難被取代,不然你可能會列進之後組織調整或團隊換血時被開刀的名單裡。

反之,我們可以從源頭、更高角度去釐清事情處理的必要性。那要怎麼初步判斷任務的先後順序呢?以下有三個小原則,是我們在職場上長期觀察、也在實踐中的有效方式。

1. 優先做「小投入但有大效益」的事情

花個15分鐘,發揮一下自己擅長的文書或其他專業能力,快速彙整手邊的報告素材,幫抽不出時間的老闆主管產出一份微調後就可以向客戶報告的slides,幾次以後,他會記住你的關鍵援助(除非他海馬迴或長期記憶有什麼問題),在心中留下好印象。

或是明天有個臨時會議,需要向國際客戶介紹產品方案,而你既了解公司業務,又剛好會說英語。可能花一個晚上準備一下,雖然臨陣磨槍沒有完美發揮,但緊急、關鍵時刻的救火,便可能讓公司有了邁向國際市場的新機會,功勞一件。

團隊越大,要精準掌握、注意每個人的特質和表現越不容易,但你在關鍵時刻的「有效救火」,就在無形中種下了一顆好種子。未來出現更多更好的機會時,可能是升遷、加薪、或某些舉薦,大家就更容易想到你的存在。

2. 重要的先做,緊急的事情判斷後再說

這有點反常態,不過如果冷靜下來想想,緊急的事情真的緊急嗎?對誰來說緊急?對大局來說緊急嗎?現在不處理真的會造成更大問題嗎?

重要而不緊急的事情,雖然需要更多時間提前準備,但在平時卻容易被人忽略。而當時間越來越少時,一直沒處理的要事可能會變得越來越棘手,結果變成下一個緊急又麻煩的難題。

有時候急事並不重要,需要冷靜下來,理性判斷一下:一定要你做嗎?有沒有其他人可以協助?一定要用這個方法嗎?有沒有其他替代方案?

讓自己切換成旁觀者角度,思考一下:真正重要又緊急、需要臨時排開手上事務、值得自己花費心力時間優先處理的事情,真的有那麼多嗎?

3. 以終為始,把最終目標拆解成階段小目標來做

一次到位通常很難,尤其是比較耗時的專案或目標成果,像是製作出一門完整線上課程、研發出新的教學互動工具模組。如果已經有明確目標時程,則可以把最終成果拆成數個小成果任務 (sub-tasks, sub-outcomes),大階段驗證分成數個小階段檢核 (checkpoints)。

拆解目標不僅讓最終目標變得比較可行 (不管是心理上還是實際上),過程中每個階段的回顧總結 (After-Action Review, AAR) 也有助於提早發現未知的風險,或在行動方向有問題時及早、即時調整,避免到最後木已成舟,想救也來不及。

總結來說,事情總是源源不絕地來,然而,時間有限,注意力更是有限,所以我們需要有基本的做事原則。理性判斷必要性、珍惜自己黃金時間,善用團隊內外部資源,聚焦在能產出大價值之處。

(原文標題:【職場】做事前,先決定什麼不做

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