準時發薪水卻挨罰!勞基法規定:這步驟千萬別忘記

根據統計,2021年企業因薪資單而違法的件數多達近三百件;準時發薪、主動提供薪資單並載明薪資計算明細皆是雇主必須做到的事項;然而公司若採用紙本的方式發放薪資單,可能會因居家辦公的型態而無法準時發給員工本人;若使用系統管理來提供電子薪資單,將有效解決紙本薪資單所面臨的問題,省時又方便!

文/人資學院

準時發薪卻挨罰,揭露常見原因

可能在不少雇主的認知中,每個月有按時發放薪資給同仁,就符合勞動法令規定,但卻常忽略了,薪資明細也是必要提供的項目之一!根據勞基法上第23條第1項規定,雇主應提供工資各項目計算方式明細,也就是大家所熟悉的薪資單、薪資明細或薪水條等給員工,若雇主未給屬於違法,可處2萬至100萬罰鍰。

而除了提供薪資單外,也應明確記載薪資計算方式、工資總額與各式加扣項,例如底薪、全勤獎金、職務津貼、伙食津貼、加班費…等,讓員工能夠清楚計算;薪資單的形式不拘,除了紙本外,也可使用電子的形式,例如:簡訊、電子郵件發送電子檔、公司內網或薪資APP等,且雇主應「主動提供」提供,若是要員工申請審核通過才發、或是發給員工看過簽名就收走,都是違法的!

系統管理薪資單,節省成本免觸法

台灣大部分為中小企業,有許多公司仍採用人工的方式計算薪資,在發薪日當天,將薪資條列印彌封後一一發給員工;即便是大型企業,筆者也有遇過使用系統算薪但列印薪資單發放的企業。然而因現行疫情時代,居家辦公的工作型態漸成常態,若使用紙本薪資條,將發生無法如期將薪資明細發放到員工手上的狀況,造成上述的違法風險;即便沒有居家辦公,列印紙本薪資單也耗時耗心力、造成紙張成本的浪費。因此若能使用系統來管理,不僅可以省去人工發放的成本、亦能節省紙張的使用;對員工來說方便查詢、更好保存,且無須再擔心觸法風險!

哪種電子薪資單最方便?

電子薪資單有許多的形式,例如:簡訊、電子郵件發送電子檔、公司內網或薪資APP等,那麼哪一個方式是最方便管理的呢?筆者認為公司內網或薪資APP等員工可自行查詢的方式是最方便的,僅要將系統資料拋轉到員工查詢的頁面即可,無須額外發訊或郵件給員工。薪資計算項目繁雜,若要導入系統勢必有複雜的確認流程,此時選用貼近人資實務、經多家企業驗證的系統便能事半功倍。

104企業大師已經過多家企業人資使用驗證,貼近人資實務流程,在薪資發放上有標準作業流程,讓公司可以更放心的導入與使用。簡介如下:

  1. 自動計薪功能:企業導入薪資模組後,計薪人員在確認系統上的薪資計算正確後,可開啟自動計薪設定,即可每月自動計算薪資、請假扣款、全勤獎金等各式加扣項,薪資結算完成後可匯出多張報表,例如:薪資彙總表、支援各類銀行的薪資轉帳媒體檔等,發薪更快更便利。
自動計薪功能
  1. 線上薪資袋:薪資明細透過系統管理,可讓員工自行至系統上查閱薪資明細,若遇到居家辦公更方便,也不用再每個月辛苦的發放紙本薪資條;薪資科目可由雇主設定,104企業大師系統內含常見科目以及公司自訂科目,匯出後與員工薪資袋欄位一致,就不會有觸法風險!薪資袋設定密碼控管,管控薪資袋由員工本人開啟,機密不外洩!


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