準時發薪水卻挨罰！勞基法規定：這步驟千萬別忘記
根據統計，2021年企業因薪資單而違法的件數多達近三百件；準時發薪、主動提供薪資單並載明薪資計算明細皆是雇主必須做到的事項；然而公司若採用紙本的方式發放薪資單，可能會因居家辦公的型態而無法準時發給員工本人；若使用系統管理來提供電子薪資單，將有效解決紙本薪資單所面臨的問題，省時又方便！
文／人資學院
準時發薪卻挨罰，揭露常見原因
可能在不少雇主的認知中，每個月有按時發放薪資給同仁，就符合勞動法令規定，但卻常忽略了，薪資明細也是必要提供的項目之一！根據勞基法上第23條第1項規定，雇主應提供工資各項目計算方式明細，也就是大家所熟悉的薪資單、薪資明細或薪水條等給員工，若雇主未給屬於違法，可處2萬至100萬罰鍰。
而除了提供薪資單外，也應明確記載薪資計算方式、工資總額與各式加扣項，例如底薪、全勤獎金、職務津貼、伙食津貼、加班費…等，讓員工能夠清楚計算；薪資單的形式不拘，除了紙本外，也可使用電子的形式，例如：簡訊、電子郵件發送電子檔、公司內網或薪資APP等，且雇主應「主動提供」提供，若是要員工申請審核通過才發、或是發給員工看過簽名就收走，都是違法的！
系統管理薪資單，節省成本免觸法
台灣大部分為中小企業，有許多公司仍採用人工的方式計算薪資，在發薪日當天，將薪資條列印彌封後一一發給員工；即便是大型企業，筆者也有遇過使用系統算薪但列印薪資單發放的企業。然而因現行疫情時代，居家辦公的工作型態漸成常態，若使用紙本薪資條，將發生無法如期將薪資明細發放到員工手上的狀況，造成上述的違法風險；即便沒有居家辦公，列印紙本薪資單也耗時耗心力、造成紙張成本的浪費。因此若能使用系統來管理，不僅可以省去人工發放的成本、亦能節省紙張的使用；對員工來說方便查詢、更好保存，且無須再擔心觸法風險！
哪種電子薪資單最方便？
電子薪資單有許多的形式，例如：簡訊、電子郵件發送電子檔、公司內網或薪資APP等，那麼哪一個方式是最方便管理的呢？筆者認為公司內網或薪資APP等員工可自行查詢的方式是最方便的，僅要將系統資料拋轉到員工查詢的頁面即可，無須額外發訊或郵件給員工。薪資計算項目繁雜，若要導入系統勢必有複雜的確認流程，此時選用貼近人資實務、經多家企業驗證的系統便能事半功倍。
104企業大師已經過多家企業人資使用驗證，貼近人資實務流程，在薪資發放上有標準作業流程，讓公司可以更放心的導入與使用。簡介如下：
- 自動計薪功能：企業導入薪資模組後，計薪人員在確認系統上的薪資計算正確後，可開啟自動計薪設定，即可每月自動計算薪資、請假扣款、全勤獎金等各式加扣項，薪資結算完成後可匯出多張報表，例如：薪資彙總表、支援各類銀行的薪資轉帳媒體檔等，發薪更快更便利。
- 線上薪資袋：薪資明細透過系統管理，可讓員工自行至系統上查閱薪資明細，若遇到居家辦公更方便，也不用再每個月辛苦的發放紙本薪資條；薪資科目可由雇主設定，104企業大師系統內含常見科目以及公司自訂科目，匯出後與員工薪資袋欄位一致，就不會有觸法風險！薪資袋設定密碼控管，管控薪資袋由員工本人開啟，機密不外洩！
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