想當業務先從業務助理磨練起？別鬧了，兩者本質不一樣

jingyi.hsu

1 年前

想轉職當業務苦無經驗，又怕壓力大到翻，乾脆先從業務助理慢慢磨練，從旁邊看邊學？先緩一緩，「業務」及「業務助理」兩者職務上的差別，可能無法讓你順利銜接，職能、人格特質所需不同，業助經驗更不會讓你一掛上業務職稱，就自動成為銷售成交高手！

文／艾莎解結－跨界生涯規劃顧問　由方格子授權轉載

我常聽到明明想當業務－尤其是女生的個案說：

「艾莎老師，我覺得現在自己還有很多地方需要學習，所以想先應徵業務助理看看」。

或者有時面試官會跟你說：

「你目前還沒當業務的經驗/業務目前沒缺，所以你先進來做業助多學習，之後成熟了可以調去做業務。」

恩，千萬不要相信。

業務／銷售單位，往往是一間公司最被重視、最不可欠缺的一群人。
道理很簡單，公司要維持運營，一定得獲利。
而業務，就是可以幫老闆賺鈔票的人。

業助，頂多是協助業務處理事務的關係，不是成為業務的儲備。

為什麼？道理很簡單，因為所有的職業／職務，都有相對應的工作條件和必備技能，也就是職能。而業務和業助這兩種工作，需要的人格特質完全不同；而核心工作技能，也不一樣。

以下我分別列出業務、業助的工作技能，提供參考（每間公司的要求不盡相同，這是比較標準定義下的職務條件）：

業務：

市場/顧客/競品分析 ○
產品知識 ○
企劃/簡報技巧
客戶關係/風險管理 ○
開發新客戶/市場 ◎
跨部門資源整合/分配
溝通談判說服技巧 ◎
報價議價/締結成交 ◎
銷售策略擬定與執行 ◎
報表分析與撰寫
部門管理/會議/營運策略擬定（管理職）

（◎是我認為當業務的核心職能；○是重要但有些公司會有其他部門協助：例如行銷、PM、客服等）

業務助理：

處理訂單、出貨流程管控
行政庶務
產品基本知識
聯繫、追蹤、回答客戶/廠商常見問題
文書報表執行
主管交辦事項

身為業務，其實工作日常有許多報表需要處理：產品訂單、客戶資料CRM、大大小小會議表格等，更不要說老是會有客戶找，問各種想得到或想不到的問題，也需要有人即時回覆；再說主管職，純管理還行，若還得兼業務工作，那就是無間地獄。

想要提高業務的工作效率，這些必要、可能緊急但不是最重要、核心的工作項目，就會請業助來處理。

大家注意到了嗎？如果沒有業助，業務這些事都得自己做。但身為業務，最能體現價值的核心職能在於：銷售策略擬定、開發新客戶、溝通談判、締結成交。這些，才是業務和業助薪資水平、工作發展之所以不同的最大主因。

要想了解「助理」職到底能不能幫你踏上正職？一個很簡單的判別方式是：你有沒有法成為該職務的代理人？副總統可否代理總統職務，有一天成為總統呢？理論上可以；護士和醫生的職務關係也很密切，那護士可否代理醫師的工作呢？不行；秘書或總經理特助可否代理老闆的職務，有天成為老闆呢？不好說，但成為老闆娘的機率搞不好還高些；

那麼，業助能不能代理業務去幫他跑客戶、幫他成交？

你說呢？

如果可以，幹嘛不直接當業務就好？

以上講的還只是工作技能，那人格特質呢？

關於業務性格，之前也討論過很多，可以回顧之前提過的。

業助職能簡單拆解，比較像是文書+客服，其人格特質，比較需要細心不出錯、擅長處理報表、有耐性及親和力、喜歡可預期的工作流程，對於時間、專案的掌控度要高等等。

和目標導向、積極具企圖心、喜歡說服別人、彈性很大、和享受成交帶來快感的業務性格，是不是截然不同呢？

我自己，在毫無業務經驗下，第一份業務工作就是國外業務，直接對著各國經理人、CEO交涉、開會、帶他們遊台灣。從來就沒當過一天業務助理。

別再相信先當業助個幾年，有天再「扶正」當業務這件事。

有人可能會說：可是我學習力很高啊，我可以跟在業務身邊學習，看他怎麼當業務。想要學怎麼當業務，直接跟在旁邊做中學是最快的。但業務需要出門，請問：一個需要即時處理各種訂單文書和應付客戶電話的人，你有辦法跟著業務出門嗎？老闆會准嗎？

幾年業助經驗，只會被定義成是個有經驗的業務助手，你不會職稱一掛上業務，就自動成為有辦法銷售成交的業務了。

（原文標題：【職務大解密】當業務助理是成為業務的起手式？別鬧了! 他們不一樣。）