104人資系統服務

日期 |2022.04.01

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「自己開發人資系統的成本才高!」HR 的辛酸告白

公司達到一定規模,會需要仰賴人資系統來輔助管理、增加效率。當然系統可以是企業內部的資訊部門進行開發,也可以洽詢外部系統商;若由資訊部門開發,通常來說 HR 將會一同參與系統從無到有的開發過程,中間遇到的總總只能往心中吞,有此經歷的 HR 紛紛大喊:太辛苦了吧~☹

文/104人資學院

擔任公司 HR,通常都會接觸到人資相關的系統,比如:請假系統、人事資料系統、計薪系統等;如果公司還沒有使用系統,隨著公司規模逐漸擴大,也會從紙本管理或 Excel 作業轉換成系統管理。當有新系統的需求產生時,企業通常就需經歷一段苦惱評估期:是該由公司內部的資訊部門自行開發,比較好?還是該找外部廠商,更適合呢?

公司現有系統真的好用嗎?

若企業企業是由公司資訊部門的 MIS 自行開發維護,HR 對以下情境應該感到又熟悉又困擾吧:

  1. 系統有 Bug,需麻煩 MIS 調整
  2. 因應法令調整,需要請 MIS 更新系統
  3. 功能不夠多,需要請 MIS 評估後開發
  4. 系統體驗不好,需要請 MIS 評估調整(評估後回覆我:能用就好…)

沒有一個系統是完美的,但你可以發現上述的每次優化,都必須勞煩公司的「MIS」。當你以為 MIS 是自己人,系統調整的效率會提高、會更好溝通,那你絕對不能忽視以下情境:

  1. Bug 總是修不好:由於系統為前人主導開發的產品,當遇上工程人員更替後,後人難以接手維護
  2. 法律一變,全體同仁就疲憊:當法令修改時,HR 除了要先上網搜尋,自行弄懂修法規則外,還得要內部開班授課,教到全體 MIS 聽得懂才行
  3. 優化只能等、等、等:由於資訊部門更需專注於有明確績效的開發專案,HR 系統功能項不是他們的首要任務,當我們提出改善建議後只能盼望有一天 MIS 想起來。但法律上的版更,豈能等待。當系統無法跟上最新勞動法時,還必須承擔觸法風險,或是員工的投訴與不信任。

從零開始打造的系統,也許能依公司流程與業態客製成專屬的模樣,但當使用習慣要被文件化、產品化,內部同仁真的有這樣的能力嗎?會不會做出的產品,並不符合員工期待,大家被迫使用下,還需要消耗大量工程量能來維護,我認為是需要好好思考的一個面向。

有沒有畫過 HR Wireframe?內部開發系統後,產品流程圖的作者是 HR aka 人資系統 PM aka 人資系統 QA 負責喔!
有沒有畫過 HR Wireframe?內部開發系統後,產品流程圖的作者是 HR aka 人資系統 PM aka 人資系統 QA 負責喔!

公司自行開發系統,HR 兼 PM QA 的血淚史

在擔任人資工作時,我曾有過公司需轉換人資系統,但公司選擇自行開發、由資訊部門與人資部門合作的經驗,在這個過程中,人資需要經歷幾個工作歷程:

  • 提出需求規格,與 MIS 進行需求確認
  • MIS 開發時程、人力,雙方對焦開發時程表是否符合需求
  • 依據開發時程表檢視開發進度
  • MIS 交付開發結果,由 HR 進行系統測試
  • HR 針對測試結果回饋給 MIS 調整
  • 測試完成後 MIS 將系統上線並進行舊系統資料移轉
  • 上線後的後續維運與使用者問題反饋

看似簡單的過程,但每一步都是滿滿辛酸,我們整理成以下心路歷程:

1. HR 要自行撰寫需求規格

需要由 HR 從無到有全部自己撰寫,且任何細節都要文件化,包含:簽核流程、功能介面按鈕、說明文字、角色權限劃分、查詢資料的顯示欄位等。

這是一個超級燒腦的過程,也脫離 HR 原本擅長的職務範圍。最大的 Gap 是,HR 腦中認為這樣的作法是常識,提出需求希望工程比照現行運作方式即可。一旦發現開發的狀況有巨大落差時,工程主管會告訴你:「只要沒有明文寫在規格中,MIS 就不會知道需要做喔!」因此若能選擇外部系統商,大多數系統廠商都已參考大部分企業的常態作法,具備標準化的模塊,不用擔心從零開始,開發速度與導入效率一定都比內部量能來得充裕。

2. 雙方都不擅長,導致開發量與質下滑

MIS 的人力通常有限,也因此開發時容易因來回溝通、臨時急件或開發瓶頸等導致時程 delay。而開發過程中沒有專業 PM 主導,而是兩個部門各出一個人當 PM 溝通,也容易產生合作上的認知落差造成互踢皮球、跨部門衝突等問題,這些都是非常常見的日常,也耗費了許多時間、人力成本。

3. HR 必須自行測試系統、給予回饋

MIS 開發完成後,會交付 HR 測試。這時後人資部門的同仁,必須要絞盡腦汁,設想各部門會遇到的操作情境進行測試。我的經驗來說,開發完成後通常不會一次就測試完成,一定會先遇到各種 Bug,蒐集完後回饋給 MIS 修正。這段流程來來回回,正式上線時,還是會發現漏網之餘,工程又無法及時修正,變成新舊方法混合使用。

例如:我們曾經在正式計薪時才出現計算錯誤(大災難!),變成 Excel 也要同步手工計算,持續了好幾個月都是重工處理,反而有系統讓 HR 事變多、頭好痛!並且我認為再怎麼有經驗的 HR,也無法媲美外部 QA 團隊,有完整的測試腳本、各類型的電腦、手機測試機可以使用,若能透過專業協助,HR 與 MIS 更能將時間與心力運用在更重要的核心工作。

4. 上線後的各種問題

導入一個新系統,本來就會有很長適應期。但由於是讓內部自行開發,經驗不足下,漏洞總是特別多。系統剛上線的一兩個月,人資部門幾乎天天被同仁的電話或信件轟炸,每天都在抓蟲、教育訓練、客服安撫,無法專心做更有價值的人資計畫。

專業的事,委外給外部團隊才是有效率

在公司需要導入或轉換系統時,選擇專業的外部系統商有需多的優點:良好的服務,提供系統面的專業諮詢及流程輔導、教育訓練等;提供符合用戶體驗的人資系統,其系統規格和管理邏輯已經過數百家企業 HR 和員工的考驗,系統功能依據用戶需求校正過無數次,更貼近使用者邏輯、人資流程與實務,不用擔心開發出的系統不敷使用要來回修改;遇到法令調整時能夠快速地進行版本更新以符合法令。例如知名的人力資源品牌:104,即是少數同時擁有專業的人資知識、資訊平台出身的系統服務商

104 eHRMS,不只符合上述的系統需求;eHRMS 更採用模組化的結構,可以針對公司不同規模時的系統需求進行擴充,例如:原有人事系統,而後額外增加教育訓練模組績效管理模組等,不須動到原本既有的系統,HR 僅需學習新擴充的系統即可。

此外,系統對齊最新法規,好口碑的系統導入顧問,也能協助在面對產品 Bug 時,即時請 104 工程協助維修,無須再苦苦哀求公司的 MIS 幫忙,可謂一舉多得。若公司採行動化政策,eHRMS 也支援 App 管理,員工與主管透過手機即可進行簽核,讓全體同仁自主管理更便利! 

若有需求皆可洽詢 104 專業的顧問團隊,輔導企業從無系統到有系統的上線過程,不只處理軟硬體,也能同時改善企業現有流程,做進一步的迭代。歡迎點進連結預約:https://104.com/預約專人諮詢

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