告別忙亂職場:如何利用批次處理優化你的工作流程

在現今快節奏的職場環境中,中年工作者經常面臨工作與家庭的雙重壓力,感到無法有效處理各種任務。福特汽車創辦人亨利·福特的工廠生產線革新,不僅改變了汽車製造業,也揭示了一個提升工作效率的祕訣:批次處理。這篇文章將通過實際案例,介紹批次處理如何幫助你更專注、更高效地完成工作,並應對日常職場挑戰。讓我們一起探索如何運用這種方法,來改善你的生產力和工作體驗。

文/彼得.霍林斯(Peter Hollins)圖 /Andrea Piacquadio

整理編輯/104高年級

類似工作批次處理,產能提升錯誤降低

福特汽車的創辦人亨利.福特(Henry Ford)做了許多事情,都和汽車息息相關。他以前原本有幾個競爭對手,但因為某個理由,讓他們隨著歲月流逝而消失,那就是福特發明了「工廠生產線」(Factory Assembly Line)。在福特所設計的生產線上,員工一次只要專注做好一項工作流程即可,簡單且有效率。

這個設計提升了整體流程,比起一個人從頭到尾做完整個工作,期間還要轉換不同工作內容,遠遠來得更有效率。這個設計讓員工能夠專心學習他們的工作內容,並能夠達到完美程度,不僅能降低失誤發生,而且更加容易排除故障。員工無須去做其他事情,只要把自己手邊的事情完成就好。對福特而言,這使他的汽車廠線生產效率和輸出大幅提升,得以支配市場。

其實,這就是把事情用「批次處理」(batching)能為你做到的結果。批次處理,就是你將類似性質的工作分類在成為一批後,統一完成它們。福特發明的生產線,其實百分之百就是一種批次處理的概念,因為員工們只需要極度有效率地完成一項工作就好。

舉一個與大家切身相關的例子——確認電子郵件。

假如你有任何一項線上業務或工作,可能每小時都有固定數量的電子郵件緩緩流進(或是大量湧進)你的信箱。不停去確認信箱的動作,即是用一種非常沒有效率的方式在運用時間。它會中斷你的其他工作,也會在你收新郵件的同時,干擾你的注意力。我們很多人都會放下手邊的事,去關心郵件裡面的內容。接著,又必須重新做一次原本在做的事,因為原有的流暢度和動力都已經遭到中斷。

批次處理電子郵件會大幅改善你的生產力。舉個例子,就是你每兩小時確認一次郵件就好,然後刻意忽略或是關閉來信通知。一開始執行可能覺得很難,但是用這個方法限制確認郵件的頻率,卻能讓你專心做事且不會一直受到中斷,導致之後又必須重新調整腳步。

或許更重要的是,它要教我們跟部分的工作說「不」,同時跟正確的工作說「是」。批次處理的方式,教會我們有目的性且刻意忽略的藝術,因此才能專心一致在其他工作上。

從一個工作切換到另一個工作,是一種很大的精神負擔,因為一整天下來要重複許多次,本來已經中斷、卻又要從頭開始的過程。工作間的切換會耗費大量心力,而且通常會浪費些許時間來重新找回方向,以及回想自己進行到哪一個階段。當然,這些中斷只會讓你完成一小部分能做且想要做的事而已。

在確認電子郵件這個例子中,批次處理的方式會讓你停留在一種思維,就是—閱讀信件,以及將信件相關的處理技巧、事務和有關提示結合在一起。若拿來與為廣告宣傳活動設計一張新的圖表的事情相比,信件可說是一種截然不同的思考方式。

因此,當你處於相同的狀態時,才能獲得許多好處。而批次處理有助於你在工作方面節省腦力,不用耗費精力在來回切換模式的過程。

還有什麼事情,你可以批次處理?

可以將所有會議都排在某個下午,那麼你就有一個自由且不受干擾的早上可以工作。或是,你可以把所有要用到電腦的工作排在早上,甚至可以將那些要打電話的工作分類為同一部分。

而且,你也可以批次處理那些娛樂。這不是要讓你分心,而是要更有效率地取悅自己,如此才能節省精力,讓自己在該專心的時間裡,確確實實地專心工作。

如何才能批次處理那些娛樂呢?舉例來說,假如你被一個特殊案子搞到精疲力盡,可能會想要藉由瀏覽社群媒體來休息一下。不管怎樣,就去吧!不過,分配一點時間去瀏覽「所有」你要看的東西就好:ESPN 體育台、Vogue 或GQ(時尚媒體網站)和其他娛樂事物等。還有,倒一杯咖啡,在辦公室走一走,向你的同事打個招呼。

好好地休息,等你回到工作崗位上時,就能夠有一段固定時間可以專心工作。總之,假如你的臉書已經沒有新的訊息,可能就不太會一直想要打開看。一旦你在這個分配時間內做了所有娛樂活動,就能在其他時間去做有產值的工作。

你將自己的注意力分散在愈多不同的活動中,生產力就愈低。然而,假如你開始做的事和前一項類似,會發現自己做得很順利,因為頭腦已經適應這一類的工作了。同時做完所有類似的工作,一項接一項,之後才轉換到另一批類似的工作。無論工作內容是什麼,有效率地分批進行,能夠讓你的產能突飛猛進。

節錄自:方言文化《停止拖延的情緒行為動力學:華頓、史丹福、哈佛等名校爭相運用!學會「誘因捆綁」結合「任務拆解」,恆毅力、執行力全面提升!,作者/彼得.霍林斯(Peter Hollins),譯者/呂孟娟》

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