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日期 |2021.05.13

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辦公室人際關係最不起眼、卻應該要精通的必學技巧:Small Talk

文/孫婕/ FM Obligacion 由方格子授權轉載

大學畢業後的第一份工作是記者,我的新聞系訓練教會我怎麼問問題,可是我對於採訪前與受訪者Small Talk((香港叫「吹水」、台灣叫「哈拉」、北京叫「侃大山」)的暖身動作卻是一竅不通。

即使資深同事不斷以「記者見官大三級」這樣的話幫我打氣,我那時只是個社會新鮮人,面對那些在職場身經百戰的採訪對象,實在找不出共同的話題、也沒有足夠的氣場和採訪對象閒話家常。

那時採訪最痛苦的就是一開始的10分鐘,我只懂得遞出名片,覆述事先敲定的採訪目的之後,就開門見山地開始工作,訪問結束則忙不迭地逃之夭夭。

現在想起來,那些被我採訪的人實在挺可憐的:他們沒有寒暄短敘的暖身動作,就得直接進入談話;就像在下雪的冬天沒熱車就直接加速到時速90公里一樣。


當上班族的都知道,開會的時候,一般得預留5-10分鐘“Small Talk”的時間 ,讓與會人員暖身、聯絡感情。特別是第一次碰面打交道的對象包括老外的時候,一開始的暖身時段就更為重要。

事實上,在辦公室裏任何需要跟人打交道的時候,不管是在茶水間、走廊、電梯、還是會議室,都必需用到Small Talk 的技巧。

所謂「行家一出手,便知有沒有」,出手的「起手式」也就在Small Talk 裡面。對方是不是練達老成、是否拘謹、雙方有沒有共同的交集、自己能不能與對方建立正面的第一印象,在短短的幾分鐘內就可以得到答案。

例如:

問對方:「你這個週末都做了什麼?」

  • 答「上教堂」的,如果你也是教徒接下來可以問對方參加那個教會。
  • 答「陪女兒」上才藝班的,可以接下來問他有幾個小孩,小孩年紀多大。
  • 答「去行山(健行)」的,可以跟他聊聊健行的地點和你去過健行地點。
  • 答「看電影」的,可以跟他聊最新的院線片。
  • 答「幫丈母娘慶生」的,可以聊他的丈母娘、你的丈母娘、還有餐廳。

很多人會以自己性格「害羞內向」,作為不善交際的藉口。其實寒暄技巧是可以學習的。以下是幾個Small Talk 的要訣:

1. 主動出擊,跟對方打招呼

別以為只有自己緊張,對方可能也跟你一樣對與陌生人談話覺得忐忑不安。主動介紹自己,向對方問好,可以讓人(也讓自己)感覺更有自信。

重要的是,握手時眼睛應該直視對方,這也是尊敬別人的表現。我年輕時往往交換過名片後,眼睛就盯著對方的名片開始問問題,這是不禮貌的。

2. 以對方為主,而不是一味講自己的事

如果談話的對象是主管,話題以老闆為主,可以讓老闆覺得受到尊重。如果是同事、或是比你資淺的同事,以對方為中心來問問題,可以給人有親和力的感覺。

當然,如果你是主管、而且你也不在乎屬下對你的觀感,你當然可以選擇聚焦在自己身上,畢竟部屬也不敢抱怨。

我曾經遇過一個新加坡來的主管,說是要跟我們這些駐香港的同事聚餐、聯絡感情,結果整餐飯她沒問過我們任何問題。我們倒是聽了她在香港的諸多血拼事蹟,包括她在SARS期間到港公幹,機場免稅店全面打7折,她有多麼遺憾時間不夠她只買了一個紅色的Gucci皮包。

3. 注意新聞時事,增加話題

特別來自國外的訪客,如果可以跟他討論相關的話題,自然會更有共鳴。

英國「脫歐公投」意外通過之後,與來自倫敦的同事們一講到這檔事,他們開了話匣子幾乎收不住:從抱怨卡麥倫開始、擔心經濟衰退、煩惱房價下跌、憂慮銀行業會把歐洲總部從倫敦搬到巴黎、然後焦慮裁員潮即將到來、自己工作不保、一家前景堪憂。雖然這是個有些黑暗的Small Talk, 但卻是很成功的暖身話題。

4. 盡量談中性、不涉及個人隱私的事

例如最新上檔的電影、城市的新地標、天氣、上班的交通方式等等。有時候,對方的名字就是很好的話題。當然,如果對方的名字帶給人負面的聯想,除非對方先自我調侃,否則千萬不能提這件事。

最好避免談政治、宗教、性取向等等這些敏感的話題。

以前東京辦公室有個同事姓Inukai,漢字是「犬養」。他自己提到這個姓的意思是“Raised by dog”; 為了讓他覺得好受一點,我只好跟他說,我的名字當中有個 Chien 法文是「狗」的意思,所以我跟他是一國的。 這讓我們一下子就建立了「犬類」的聯繫。

當然,對方辦公室裏的擺設和照片也是很好的話題,但是千萬不要重蹈我的覆轍:自以為是地「假設」照片裡的人和對方的關係。

多年前我新到職一家英資銀行,看到一位白髮蒼蒼的同事辦公桌上擺著一張小女孩的照片,一開口就說「你孫女啊?好可愛!」同事沒啥好氣地說,「我女兒!」原來他再婚還不到3年。後來見到照片我一律問「這是你家人啊?」讓同事自己回答關係,也少了尷尬。

5. 真心相待

雖說是Small Talk,但如果你真誠相待,真心對對方說的內容有興趣,對方是可以感覺到的。而這也是Small Talk 成功的關鍵之一。

6. 做個好的聆聽者

對方說話的時候要專心聆聽,以對方的回答接上話題,而不是在對方說話的時候想著自己應該說的話、或是想問的問題。如果你沒接上對方的回話,而且連珠炮似的問一個接一個的問題,對方會知道到你沒有專心聆聽,也會給人像是審問犯人的感覺。

不常使用英語的人,在與英語人士聊天的時候很容易犯這個錯誤。如果你只想著如何以正確的英文文法問下一個問題,往往無法完全理解對方的回答,還不如專心聽對方說話,再接話題,效果更好。

7. 會丟球、也要會傳球

談話是雙方的,雖說應該要盡量以對方為主,但對方問你問題的時候,也要懂得接球,然後再把球丟出去。

別人問你問題的時候,千萬不要以封閉式的簡短回答,讓對方無球可打;而是應該給別人機會繼續製造話題。

比如說,人家問「你在哪裡高就?」的時候,不要只說「我在銀行上班。」最好在回答裏加上一些對方可以接下去的話題,例如「我在銀行工作,我平常都搭地鐵上班。你呢?」這樣對方就可以接上話。

8. 記住對方的名字和他告訴你的事

特別是不在同一個辦公室工作、但未來有機會見面的同事、或客戶。 如果人家告訴你小孩的名字和年紀,下次見面的時候你還記得,會有特別的加分效果。

我通常會第一次見面之後,把與對方見面的時間、和當時他提到的個人事項寫在對方的名片後面,以便未來參考。

9. 事前準備

如果是已經見過面的人,開會前把之前紀錄在名片上的對方資料拿出來複習一下。比如說,她上次跟你見面是1年前,小孩3歲,這次見面的時候提到小孩4歲,對方一定很高興。

如果是客戶,可以上網查詢該公司的大事記、客戶個人的LinkedIn profile,作為不時之需。

結語

每個人都是一本書,而Small Talk 就像在書店瀏覽新書一樣。我們不一定要把書帶回家細讀,但在瀏覽的過程中,我們總能學到一些新東西。把寒暄交際當成學習新知的機會,會輕鬆許多。

祝大家「哈拉」成功,「吹水」愉快!

(原文標題:辦公室求生指南(3):Small Talk 的9個成功要素


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