覺察離職徵兆！懂得問出員工真心話（下）
文：宸碩管顧公司總經理｜楊伸太博士
原文標題：離職面談怎麼問出員工真心話？？？
「安靜離職」( Quiet quitting)，是近期在職場中爆紅的職場關鍵字，其內涵是默默離職，只完成工作的最低要求，我們該如何避免人才流失呢?上篇「覺察離職徵兆！懂得問出員工真心話（上）」了解完員工離職的徵兆及原因，接下來將教大家如何防範！
大綱
一、善用離職面談與問卷，問出真心話、釐清真因與對策
1.離職面談的主要目的
- 藉由面談過程收集「將離職」或「已離職」員工離職的原因，以及其對公司管理制度、組織文化、薪資福利等之看法。
- 作為公司未來精進改善之參考。
2.離職面談，對離職人員與公司而言，會各有不同的期待
- 離職人員的期待
- 平安順利離開
- 不想惹麻煩、基本上不願多說
- 速戰速決
- 公司的期待
- 好的人才，給予慰留契機或保留未來再回來機制
- 好聚好散，有個圓滿
- 收集對公司或部門的建議
3.離職面談的最佳時機
- 離職面談並不只侷限在「離職之前」或「最後工作日當天」進行，還可在離職後半年到一年間進行，即為所謂的「追蹤面談 (Follow-up interview)」，因此，離職面談可依其發生的時間點分為下列三種：
- 離職前離職面談(Prior to day-of-departure exit interview)
- 離職當天離職面談(Day-of-departure exit interview)
- 後離職面談(Post-employment interview).....
4.離職面談的重要原則
- 真誠與感恩
- 緩和為要、不要太勉強
- 避免衝突，以和為貴
- 抽絲剝繭，進行釐清
- 對問題的敏銳，發現癥結點
- 迂迴推敲，歸納真因
5.如何進行離職面談呢?
離職問卷主要題項A樣板
比較您曾經服務的工作機構和您所認識的其他行業，您覺得本公司整體上
□ a.最好的 □ b.較好的 □ c.中等 □ d.較差的 □ e.最差的
若與您所熟悉的同行業，您認為本公司整體上
□ a.最好的 □ b.較好的 □ c.中等 □ d.較差的 □ e.最差的
就您負責工作的待遇與同學或親友(同學歷同年齡)相同的工作性質，您認為本公司待遇
□ a.最好的 □ b.較好的 □ c.中等 □ d.較差的 □ e.最差的
您對在本公司所擔任的工作，喜歡程度如何？
□ a.最好的 □ b.較好的 □ c.中等 □ d.較差的 □ e.最差的
您認為在本公司所獲得的待遇相對於工作上的付出，您的滿意度如何？
□ a.最好的 □ b.較好的 □ c.中等 □ d.較差的 □ e.最差的
離職問卷主要提項B樣板
離職問卷主要提項C樣板
4.進行離職面談與分析之主要步驟
- 以真誠態度，感謝這些日子以來的努力付出與貢獻！
- 離職主因確認(針對離職問卷的填寫結果)
- 在本公司服務期間，比較滿意的地方
- 在本公司服務期間，比較不滿意的地方
- 對本公司或服務單位有何建議
- 面談人綜合意見
5.離職面談時，除了問卷填寫外，其他可談的題目如下參考(非採取慰留或無法慰留的情境時)
- 您進入公司後，工作的實際情況和您預想的，是否有哪些相同和不同？原因?
- 您認為此工作是否有足夠的機會發揮你的專業所長並持續提升?
- 您所填寫的離職問卷中，有幾項相對分數是較低的，可否請您分享一下原因為何?針對這些原因，您會有何建議呢?
- 您對於在工作表現的回饋、主管管理方式、培訓發展方面， 是否還有改進空間?
- 公司的工作環境、薪酬福利、工作時間等等，是否還有改進空間?
- 您覺得本公司在哪些方面如果做得更好，您認為現行的制度是否合理？哪些方面可以做得更好？
6.離職面談時，除了問卷填寫外，其他可談的題目如下參考(有慰留機會，須採取慰留之情境時)
- 您覺得我們可以談談您留下來繼續工作的可能性嗎？
- 我們可以做怎樣的努力，來讓您留下來呢?
- 公司是否可以採取什麼措施，讓您改變離職決定？
- 未來在怎樣的狀況下，您會考慮重新回到本公司工作？
延伸閱讀：員工為什麼離職？馬斯洛告訴你
二、離職『預防管理』之關鍵：善於觀察、及時領導、預防未來
1.善於觀察：
- 平日即時的觀察團隊成員，例如某團隊成員原本工作很積極，但近期變的消極些，此時主管就要及時進行關懷與詳談，找出實際原因，促進其積極度的回復!
- 只有透過領導者本身平時細膩的觀察，才能及時洞察與提供員工所需，做好預防管理!
2.及時領導：
- 落實主管的領導座右銘：對事嚴謹，使命必達，對人寬厚，助人成長
- 善用相關面談：關懷訪談、職涯發展訪談、績效面談等等
- 首重即時性，需要的時候，就一定要即時啟動!
3.預防未來：
- 員工滿意度調查，可提早偵測與精進留才，減少離職，例如針對每次調查最低分數的前三名，提出有效對策，並且追蹤成效是否顯現!
- 員工滿意度調查主要構面如下參考
- 主要構面如下
- 員工滿意度調查之細部類別建議
- 工作與工作壓力
- 信息溝通
- 團隊合作
- 紀律管理
- 主管管理風格
- 教育訓練
- 績效考核
- 升遷晉升
- 員工發展
- 工作環境
- 公司形象
三、完善企業留才措施，降低人才流動與職離
- 多元職涯發展路徑：管理職系、行政職系、技術職系、業務職系等
- 公平客觀的考核：連結組織目標之客觀績效指標為主，職能行為考評為輔，創造公平客觀的考核機制，讓員工相信且願意努力表現與貢獻成果!
- 晉升與調薪機制(薪酬與福利) ：考核結果有效且即時連動升遷與調薪及獎金，讓表現好的人，能獲得即時且正向的回饋，員工自然穩定下來!
- 學習與成長環境：創造學習成長的環境，提升員工職場競爭力，創造共好職場!
- 組織文化：建立企業文化，創造照顧員工的職場，例如持續精進道盛和夫的六項精進，包括
- 付出不亞於任何人的努力
- 要謙虛，不要驕傲
- 要每天反省
- 活著，就要感謝
- 積善行，思利他
- 忘卻感性的煩惱
- 直屬上司管理風格(領導力) ：現今的領導者務必清楚了解與善用跨世代領導技巧
- 和諧組織氛圍(友善職場) ：創造友善職場的組織氛圍與環境
- 提升員工幸福感，讓員工感受到：被照顧的心，是最源頭，也是最重要的!(公司有照顧員工的心，很重要!!!)
四、總結
- 致力藉由留才措施與領導力，提高人才留任的機會，是降低人才流動離職最關鍵作法
- 離職管理，是為了讓公司更好(持續精進留才職場)，人才能留得住
- 善用離職問卷與離職追蹤，分析真因
- 善用離職面談，連結感謝、祝福、自我精進
- 所屬人員的穩定，是直屬主管主要責任
- 平時的領導力展現，是人員穩定的關鍵之一
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