老闆特助、秘書有什麼不同？新鮮人或無管理經驗可以應徵嗎？解析老闆背後的金頭腦
公司裡有一種人你可能只聽過名字，但不見其人，看似低調卻又可能一句話就左右老闆決策。你是不是也對「特助、秘書、幕僚」的神秘工作感到好奇？一名即將畢業的大四網友在《職涯診所》問新鮮人如何成為董事長特助，特助、秘書需要具備什麼樣的特質或能力？本文帶你一窺這些低調神祕金頭腦的真實工作樣貌，以及求職建議。
文／《104職場力》小編
請問在一群特助秘書群中，哪些特質能夠成為董事長最信賴的人？
我目前是即將出社會的大四生，想深入了解董事長特助或是秘書這個職位，我想像能當上董事長特助的人應該都是能力很好的人，請問成為幕僚的人應該要具備哪些特質或能力？這些能力該如何培養？
不知道你是不是也對「特助、秘書、幕僚」這類隱身幕後但似乎是老闆左右手、甚至能影響決策的神秘工作感到好奇？而且他們的工作範圍感覺包山包海，是不是老闆交代的任何事都得使命必達？一起來了解這些工作的真實樣貌！
台虹科技董事長特助Ashley 以十多年幕僚職過來人經驗，認為「剛畢業要一蹴而就，直接在上市公司當特助是不可能的，除非背後有強大的人脈。」
「想當特助就必須熟悉你所待的產業，若沒有幕僚經驗你只能從小秘書做起。站在巨人肩膀上看事情固然是個很好的跳板，但是站在風口浪尖上，層峰和股東的較勁，高階主管們的政治立場。你的人際關係能力要非常圓融，應對進退聽起來很像廢話，但實際上做人比做事更重要。
對你的直屬上司表現忠誠度更是你在這個戰場中，為你尋求堅固靠山的唯一方法。」
捷爾國際簡睿志總經理 也建議一開始在無經驗的情況下，最好從比較初階的去著手，隨時間累積經驗，再慢慢抓可以發揮的時機點。他認為「特助與秘書」是職場上爬出泥沼戰的最佳晉階途徑，以下他將深入探討這二種職務的特色：
1. 無論抬頭為何，都是處理老闆交辦事項
- 特助一般分成：決策型、執行型
- 秘書通常分成：效率型、業務型、應酬型
特助偏向以營運管理、決策分析等為主。甚至未來有新事業單位準備成立，老闆會評估把特助放在該單位測試，給予一些資源，讓特助去操作執行，進一步評估是否可繼續發展。而秘書就好像多以事務為主，像是行程安排、會議紀錄等。
但也沒有特別一定，像之前我的公司，也有把秘書安排去負責一個新單位。完全還是看老闆的喜好，關鍵是在自身的能力，是否可以足夠扛起老闆給予的機會與責任。
至於秘書跟特助在名稱上有什麼差異？其實沒有，單純看老闆喜歡怎麼稱呼，給你什麼抬頭，名片就會印什麼。但無論稱呼為何，總歸一句，你的工作就是幫老闆處理交辦事項！
2. 特助的「特別」，就是「工作『特別』沒範圍」
職稱看起來光鮮亮麗，但其實這樣的職務充滿挑戰與機動性，講更直接，就我認識知道包括自己，擔任過老闆特助秘書的，都幾乎是責任制。想安穩上下班的，這職務其實不太符合你。
3. 你的格局，決定你能不能聽懂老闆
特助秘書這個職務，擔任的等級越高，負責的事務越困難，甚至擔任到幕僚長，那你就會是一個既年輕又有這個年紀絕沒有的某一種「程度」者。
這程度，讓老闆覺得，你可以聽懂老闆，甚至指引老闆、老闆的公司、老闆的事業。換句話說，老闆正在尋找的「那個人」，是一個聽得懂他的人。
這程度，叫做「格局」。
4. 通才中的專才，隨時接老闆的球
特助秘書，等級通常以能力以及功能大概分成最基礎第一線，像是有的僅能處理文書資料，接聽電話，會議紀錄等瑣碎事務，或處理上一級特助秘書交辦的作業。
舉我為例，某任老闆養了一個幕僚團，都是特助秘書，但是負責的工作不一樣。像我擔任幕僚長，負責管理這一群特助秘書，裡面有司機，負責公關發言的，負責老闆行（沒錯，單純管行程）等分類。我主要負責整個公司營運作業，幫老闆追各單位的狀況，然後隨時抽查或到該單位去做改善調整，然後接老闆的球，例如公司要推ISO，擔任ISO代表去推動驗證，或是新事業的投資評估......。
那什麼是通才中的專才呢？先講通才的部份。通常愈高等的特助秘書，愈能跟在老闆身邊做事，老闆問什麼，老闆不知道什麼，轉頭幾乎問的第一個人就是擔任特助的你。所以很多事你必須知道，要去了解，掌握市場趨勢，要懂財務量化、管理帶人等非常多技能，需要花很多時間去培養學習。
以我來說，通才方面是靠自己大量吸收資訊知識並內化，何時會用到不知道，但有時候老闆轉頭一問，或是會議上突然有一個問題，你自然會從腦中挖到該相關資訊，當場就可以活用。
而專才部份，就是在某一個領域特別的了解。例如我在營運管理改善、組織制度建立、人資範疇較專精，所以當老闆要面試高階主管時，HR第一關處理後，二次面試都須過我這關，最後老闆面試時，我會在旁提點。
5. 懂得尺度拿捏，三近三遠
擔任過幾位老闆的特助，多年的經驗告訴我，就是三近三遠：
- 近思想，遠圈子
- 近目標，遠身邊
- 近能力，遠是非
6. 有能力是標配，你還得「像你老闆」
當特助的四大條件：忠誠度高、身段柔軟、高效益、通才
當特助的四大態度：守口如瓶、情緒管理、察言觀色、保持彈性
最重要的是，除以上基本能力條件之外，你跟老闆合不合這是最重要的，有時候不是你不好，你很優秀，只是老闆看你怎麼看都覺得不合胃口，因為你站出去要代表他，你站他旁邊或身後，你要像他，如果不像，那再優秀，他也不會挑你。
因為回到最前面，老闆要找一位最懂他，聽得懂他的話的人！
新鮮人或無管理經驗者，可以應徵特助工作嗎？
回答這問題之前，我們先從104資訊科技楊基寬董事長以下分享中，去理解「老闆為什麼要找特助」的真正原因：
我只有兩種情形會運用「特助」，
- 在不確定一位新聘的高階主管能否證明自己的領導力前，我會安排他先以「特助」身份來執行專案任務，而不是直接到預定單位去上任，以便為人選爭取一段時間。透過執行專案，讓日後要帶領的單位從旁看見人選的實力。這樣做的考量是想避免預定單位的同仁質疑：他憑什麼空降來當我們的主管！而是讓人選在證明自己的實力後，由大家主動爭取他來當他們的主管。
- 另一種情形是當公司要發展新事業，而公司內剛好沒有具備該專業的開路先鋒時，我也會先用「特助」來聘用合適的人選，若人選能將新事業驗證成功，就會正式成一個新事業單位，並讓人選名正言順當主管；若驗證失敗，就會中止計劃，人選也可能中止。
這樣做的原因是，由董事長室發動的專案可以確保相關單位對該人選所進行的專案給予應有的支援。因此，我開出的「特助」求才條件會有一個要求：人選必須具有領導過特定人數的實際成功經驗。
所以假設我剛好是你應徵「特助」的那家公司的老闆，我希望能在你的履歷上看到你怎麼描述過去那段成功的領導經驗，以及你看到我們公司有什麼地方是你能改變的。
最後，我會建議在成為「特助」前，能讓自己先具備成功的實戰領導經驗，因為有實戰領導力的人幹什麼角色都可以，沒有實戰領導力的「特助」恐怕沒有員工會理你。
綜合上述職場前輩們精闢分享，如果你是新鮮人或過去沒有管理經驗者卻又嚮往幕僚工作，《104職場力》小編建議可以嘗試以下二種方法：
1. 無經驗新鮮人：從「初級秘書」做起，跟在老闆身邊學習、長眼界，未來再等待機會轉換成「特助」。
沒看到有興趣的職缺嗎？
2. 有工作經驗但無管理經驗：可以在熟悉且專精的領域繼續深耕，並積極爭取管理職。累積成功的實戰領導經驗，同時多觀察、揣摩老闆或身邊高階經理人的眼界格局、決策思維，提高成為「特助」成功機率。
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