人資市集

日期 |2022.06.28

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從這15個數據指標,開始建立你的招募漏斗

文:為你而讀

原文標題:HR招募分析怎麼做?從3個層次建立高效數據儀表板

3階段管理重點洞察數據:

越來越多的企業部門要做數據分析,HR也不例外。

以招募為例,就可以對人力缺口、人事支出、招募渠道有效性和拒絕Offer原因等進行數據分析。

究竟HR或其他企業部門執行數據分析時,有哪些工作、步驟要做?本文將從定義問題開始談起,談數據分析的六大步驟。

隨著資料視覺化工具(或稱為BI工具)盛行,職場工作者越來越容易從數據當中,挖掘新價值,並用數據優化企業營運方針。人資部門當然也不例外,因此今天來和大家分享,如何利用招募數據,建立起招募全局觀,提升企業人才招募質量,並強化雇主品牌。

但有許多人認為,BI工具就只是將Excel平面資料,轉換成立體圖表的軟體。但如果只是畫圖表,那用Excel就可以做到了,大可不必使用新工具。BI工具,除了拿來畫圖表,更重要的目的是「建立戰情儀表版,提升企業運營綜效」。因此,我們要從更高的角度,來看待建立儀表板這件事情,才不會枉費使用了新科技與新工具。

如何製作有洞察的HR招募分析戰略儀表板?

在招募情境上,你可以將儀表板分為「初階作業」、「中階運營」、「高階策略」等三個層次,分別給「基層員工」、「部門主管」、「經營階層」不同的人看。每個層次想看到的資訊都不盡相同,因此會對應不同的管理重點,所以產出的儀表板也會有所差異。接下來,我會和大家詳細說明,這三個層次的管理重點。

一、初階作業

在這個層次,著重在「個人的日常例行性作業」,因此比較適合給基層的招募專員使用,協助基層員工更精準掌握個人的工作進度與目標達成率。這初階層次的儀表板,主要有以下的管理重點:

  1. 日常招募活動數量

如:電話邀約面試數量、發招募郵件數量等Daily Operation。可以透過監控招募活動的數量,掌握自身的工作「產能」,以及是否有異常情形產生。

  1. 日常作業目標達成率

上一階段的招募活動,會依據每個人的能力而有所不同。因此也可以用達標率來進行衡量,監控招募活動與日常作業的「效率」。

  1. 每月各招募階段的人數

若能精準掌握每個月每一招募階段的人數,將可以更精準協助個人,安排每月的工作進度。例如要打多少的面試邀約電話?要與哪些用人單位主管約面試時間?要辦幾場新人訓練?

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二、中階運營

在這個層次,著重在「部門管理效益」,因此比較適合招募部門的主管使用,協助主管調整部門內的工作分配,以及跨部門的資源協調。這中階層次的儀表板,主要有以下的管理重點:

  1. 開缺數量

能確切掌握每個部門,或者是每一個職級開缺的數量。除了可以更精準分配工作產能給各部門,也可以衡量部門成長速度。

  1. 招募平均所需時間

每種類型的人才在市場上的稀缺程度不同,因此招募所需時間也不一樣。可以分不同部門或不同職級的來看,若招募時間越長的職位,招募專員就必須抓更長的前置時間。

  1. 各招募階段轉換率

為了把關招募進來的人才,每一階段的面試通常會篩選掉一些人。如果轉換率很低,有可能是面試門檻太高了。若要衡量面試關卡的難度,可以從轉換率來看。

  1. 新進員工報到率

發出Offer後,員工不一定會報到。可能發出100封Offer,只有50個人報到,這樣報到率就是50%。若要補足100個缺額,可能就要發出200封Offer,才能補足人才缺口。

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  1. 試用期通過率

新人剛加入公司,通常都會有一段試用期,而試用期結束後是否能順利轉正,是一個關鍵衡量指標。如果通過率過低,可能表示在試用期階段的培訓能量不足。

  1. 各招募渠道的履歷有效率

投遞至公司的履歷,不一定都是有效的。有的可能資格背景不符,有的可能是能力不足。而每一封履歷都會占用HR同仁瀏覽的時間,因此若能提高履歷的有效性,將能大幅節省HR時間。透過比較不同招募渠道的履歷有效率,將能協助HR主管,把招募重心放在效益最大的地方。

  1. 招募專員績效

要管理招募團隊的成員,主管可以衡量各招募專員的達標率或績效,並給予個人化的協助,或者工作再分配,以達到招募效益最大化。

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三、高階策略

在這個層次,著重在「投資報酬率」,白話一點就是和「錢」有相關的事情,因此比較適合經營階層使用,如:總經理、董事長、董事會成員。這層次的儀表板,能協助經營階層將資源做更有效的綜合運用。這高階層次的儀表板,主要有以下的管理重點:

  1. 人事費用預估

從開缺人數,就可以粗估年度新增的人事費用。有助於經營階層更掌控預算支出,以因應未來變化。

  1. 招募(平均)成本

每個職位依據招募難度增加,招募成本也會隨之提高。可以比較各個職位,或者各招募渠道的成本支出。

  1. 內外部招募率

有統計指出,招募一位新進員工,比訓練內部員工的成本還要高。若能從內部找到適合的人才,是投資報酬率比較高的做法。可以關注外部招募率是否一直居高不下,如果是的話,可能表示公司內部人才有嚴重不足的風險。

  1. 各招募渠道投資報酬率

可以衡量從各招募渠道而來的員工,在工作崗位上的績效表現,進而計算出每個招募渠道的投資報酬率。例如:從LinkedIn而來的員工有高達75%的人拿到A級評價,而104而來的員工只有30%的人拿到A級評價。就可以明確知道,應該加大從LinkedIn的招募力道。

  1. 新進人員三個月內滿意度

新進人員調查,有助於了解公司對新人的印象與觀感,作為調整招募策略的依據、找出內部潛在問題。除了避免失去更多人才,更能招募更多優秀人才。

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