學習成長

日期 |2021.03.02

觀看數 | 19027次觀看

碰到高壓主管就說話打結、報告失常?適時刷能力,避免被「當軟柿吃」

當主管「認為」某個員工能力差,他就有「正當」理由,就更有「藉口」對這名員工丟出情緒上的傷害。因此,適度展現自己,讓主管「認為」你有才能,是切斷來自主管情緒耗竭的重要關鍵。

朵拉(Dora)任職於一家國際鞋廠。嬌小的她十五年前進公司從打工賺學費的工讀生做起,現在已是生產部協理,擔負撐住生產部的沉重工作。去年,總公司為了加快回應各地市場需求,決定延攬一位外籍華裔總經理,這位華裔主管成為了朵拉的直屬主管。

朵拉面對新來的總經理,最不知所措的是對方說話常常中英參雜,以及毫不掩飾的直接,讓她倍感威脅和壓力。

其中,有一段讓朵拉印象深刻、精神緊繃的對話:「Dora,我很appreciate 妳在公司的contribution,我想給妳更大的任務。我要妳evaluate 明年Asia 客戶的需求量,By Friday,OK ?」朵拉愣著,中英夾雜的指令,她有聽沒有懂,只覺得胃開始隱隱作痛,手心冒汗。縱然她不是很了解老闆的意思,但也不敢發問,勉強根據經驗和理解,開始動手準備報告。

到了星期五早上10 點,朵拉緊張極了,心跳好快,要對新任總經理做第一次報告。總經理倏地進到辦公室,沒有任何寒暄,就要她直接報告。朵拉照著以往的經驗開始說。

「總經理,您跟我說要針對亞洲區客戶的需求做一份報告,我因此調了過去三、五年的客戶資料⋯⋯」

「是過去三年還是五年?」總經理插嘴問。

「應該是五年⋯⋯」

「為什麼是五年?」總經理又問。「有哪些客戶可能有客製化的需求?」總經理繼續提問,朵拉開始耳根發熱。

「有哪些客戶需要我親自拜訪?」總經理啜飲咖啡,丟出問題。朵拉腦袋一片空白,大腦裡搜尋不到可以回應的資料。由於得不到答案,總經理冷冷地看著她丟下一句:「妳到底來公司多久了?」


展現能力,避免被主管「當軟柿吃」

柿子挑軟的吃!學術研究證實,主管會特別對能力較差的部屬,施予更多情緒暴力。也就是說,當主管「認為」某個員工能力差,他就有「正當」理由,就更有「藉口」對這名員工丟出情緒上的傷害。我輔導的經驗中,就有不當督導黑歷史的主管,在回想時不以為然地說:「我是在教他,哪有罵他?」

「能力差」,多少來自主管的主觀感受。因此,適度展現自己的能力,讓主管「認為」你有才能,是切斷來自主管情緒耗竭的重要關鍵。

在報告時,是表現能力的關鍵時刻,如何減少面對主管時的緊張?我建議從兩個基本動作開始練習:事先思考、刻意準備。

第一,事先思考。思考主管「到底想要什麼」。

跟直屬主管(N+1)報告時,請站在他的立場想,你的報告或資料是否符合他的目的或需求。例如:

  1. 主管可能需要你的報告做風險評估?
  2. 主管可能需要拿你的報告和他腦中的訊息做對比,了解客訴始末?
  3. 主管可能需要這份資料跟他的主管(N+2)報告未來三年業績?

因此在跟主管報告時,換位思考,仔細想想主管想要什麼,你才能提出主管「想要」的答案。

第二,準備有條理的資訊、有結構的報告。

換位思考,推演主管指令背後目的後,你開始蒐集並製作相關資料,包括企劃書、簡報,甚至影像動畫等。

蒐集資料容易,但有條理地彙整資料困難。你必須要有去蕪存菁的功夫,根據主管的背後目的,萃取相呼應的資料,大膽地去除多餘內容。簡單而言,就是提出有主軸、經過整理的、有架構的資料。

去蕪存菁的表現就是俐落的口頭報告。主管非常喜歡員工「快速把重點講一遍」,因此,無論是正式的會議場合,或非正式的電梯對談,只要有機會一對一與主管溝通,絕不可輕忽,務必將資訊有條理地展現,並且有結構地說出來。

主動提問與確認

想要了解主管的想法?很簡單,就是直接「問問題」。

不要去猜,也不要自己設定答案,而是以不帶情緒的方式,透過「澄清和確認」來了解主管真正的想法。

如果你是個容易緊張的人,請務必提起勇氣去做這件事情。不要怕問蠢問題,不要怕打擾主管。我以多年的主管經驗跟你分享,不斷問問題,確認後續方向是否正確的員工,的確不容易出狀況。主管基本上要一個不會給自己找麻煩的屬下。

「澄清訊息,確認自己接下來要做哪些事」是員工的工作,不是主管的職責。因此,身為部屬,最重要的能力展現,是了解主管的想法,並且為未來的事情做預備。這是每個人職場的基本功,需要確實磨練,不能求快,也不能請別人代勞。

有個簡單的提問法,你可以試試看:

「我確認一下,所以(⋯⋯),是嗎?」

括號的內容可以是剛剛主管曾說過的話,也可以是你接下來的提議。例如:「我確認一下,所以(您要我去找Annie,她應該可以協助這個案子),是嗎?」、「我確認一下,所以(這次開會您希望一併提出三年預算計畫),是嗎?」

把你所理解的話,或接下來認為需要做的,禮貌地直接陳述。這個方法不拖泥帶水,開門見山,有效率又有效果,我非常推薦。試著以這個語法,有自信地提問,在工作上做到完整的確認功夫,就會得到意想不到的好效果。

有點害怕嗎?或是擔心老闆覺得你有點蠢?我想告訴你,問清楚了只蠢一次,不問,哪天犯了大錯,蠢一輩子。

拖延戰術

所謂的拖延戰術,就是向提出問題的人提問。這個方法用在你當下根本無法解答主管提出的問題時;或是你因為太緊張,腦中一片空白,這時就需要用「拖延戰術」,為自己爭取時間或找台階下。

以朵拉的故事為例,「拖延戰術」可以這樣使用:

例1:「我個人認為五年的資料比較完整,請問總經理,您為什麼會提到三年的資料?請總經理不吝指正。」

例2:「在我的理解當中,並沒有客戶曾經要我們提出和設計師合作的想法。請問總經理,您特別希望了解某個客戶是否有這樣的需求,是有什麼樣的想法嗎?請總經理不吝指正。」

如果主管這時主動說明想法,就請趕緊記錄。

  • 若主管說的某些點子,待會報告中也會提及,你就邊抄寫邊點頭,微笑地說:「太棒了,這個待會一併向您報告。」
  • 主管的點子如果是報告中沒有提到,你就邊抄寫邊點頭,微笑地說:「太棒了,這個想法可以讓案子更完整。」
  • 主管的點子如果直接挑戰你的報告,你就邊抄寫邊點頭,微笑地說:「這個部分,等跟您報告完後,再一併請教您」

回應主管的態度,必須自信且謙虛,以開放的心胸,接受主管的意見。往往主管的岔題是因為急著想要答案,或好奇自己的想法為何與你不同。主管不是要問倒你或羞辱你。總之,平常刻意練習如何應付主管的岔題,但同時帶著正面的心態看待此事,不要自己嚇自己。

節錄自:天下雜誌出版《拒絕職場情緒耗竭 / 張敏敏 著》


推薦閱讀:

Close Menu