超實用！資深HR手把手教你寫年度訓練計畫書
文：周育如
原文標題：如何撰寫公司年度訓練計畫-心法思考、怎麼寫的步驟、情報蒐集整理、計畫中包含哪些項目、範本表單
重點閱讀：
- 撰寫前可以做什麼？內外部溝通、資料研究
- 要準備跟蒐集哪些資料呢？盤點人才缺口、訓練需求調查、數據分析等
- 要怎麼整理資料呢？依據職級、職能、人才策略
- 年度計畫內容包含哪些項目？計畫架構、重點專案、時程規劃、報名與行銷方式、預算等
人資年度最大的煩惱之一，除了找不到人，就是年度教育訓練計畫怎麼寫了。本篇文章從撰寫前的準備、資料的蒐集與整理方法，以及一份老闆想看的年度計畫內容大概需要包含哪些項目，一次列出給您。
人資朋友們每年七八月就要開始做一個重要準備～準備提明年的年度案了！！（人資年度最大煩惱之一：年度教育訓練計畫怎麼寫？）
有提案過的老鳥信手拈來就寫完了，新手人資夥伴遇到這樣的任務，或是第一次被要求開始提年度訓練計畫的夥伴該怎麼辦呢？
搜尋範本、相關表單來組裝是最快的，但也可以當作一次練習寫提案的好時機，本篇內容分享步驟式的完成年度訓練計畫，寫完一次之後，隔年要提年度訓練計畫就再也不用擔心囉！
少做白工的小關鍵-撰寫前可以做什麼？
第一次寫計畫書被要求修改是正常的，就連多年寫年度訓練計畫的老手，都可能會因為有些資訊情報的不完整，或是計劃書中的邏輯如何讓長官更加清楚，或是標點符號、間距等被要求修改都是常態，但多寫幾次也可以練習讓思考更周延，計劃書品質越來越好。
1.草案溝通
跟前輩與訓練主管說明預計計畫內容預計要包含項目，先確認好計劃書的項目，以免你完成的差不多了要整個結構的大改變。
2.參考過去方案內容
過去若已經有年度訓練提案，可以參考過去提案架構，從模仿中最可以快速學習。
3.跨部主管溝通
若跟跨部門主管關係不錯，可以了解主管們對於年度訓練的想法，有時候會有不錯的idea可納入年度訓練計畫喔。
4.時程規劃預留彈性
每段時間建議都預留一些時間彈性，以利你資訊的蒐集前置作業，每個流程段的第一份資料可能都只是草案，要預留跟內部溝通、外部合作夥伴溝通、某些訓練資料的研究、會議室預約等等的時間緩衝保留。
要準備跟蒐集哪些資料呢？
1.公司人才策略
ex：為了新事業單位的擴充，公司這兩年以潛力人才為主，哪些人需培養？培養發展什麼？
2.人才發展趨勢
ex：電商社群行銷趨勢發展、帶領新工作世代的領導力、敏捷管理、OKR…等
3.人才盤點後的缺口
ex：盤點後發現，客服人員的流動率高與人力缺乏，除了招募之外，內調的培訓是否有需要。
4.訓練需求調查
ex：透過調查全員的或部分人員的訓練需求，來做為安排訓練的參考。
5.人員職能盤點資料
ex：盤點後發現 基層主管的部屬培育與問題分析解決能力缺乏。
6.相關人力資源單位數據分析資料
ex：現在很多人資朋友在學的POWER BI，也是因應大數據趨勢，人資結合數據分析可以為選用育留做預測，而在訓練規劃上可以參考應用的，例如：新人工作勝任率、３６０度主管在管理上的考核分數、人資可以取得的營運績效上的數據（人員的表現）、各單位創意提案比例、部門成熟人力的比例組合 等等，都可以作為規劃年度訓練的參考資料。
7.外部資訊情報
很多人資朋友會找幾家管顧來介紹他們前TOP10的主題跟講師，作為來年規劃的參考資料之一。
資料來源這麼多要怎麼整理呢？
建議輸入在excel中進行整理，在蒐集資料前須先想好你打算怎麼分類分析，這樣有利於你規劃的蒐集方式讓你可以更有效率進行整理。
分類方式參考：
- 依人員職級－蠻多公司會使用這形式，兼顧每個職級的人都可以有教育訓練的資源福利，先依據職級人員做資料分類，再將共通選擇的課程主題作合併彙總，某些相同主題可能需要做不同職級的程度區隔，並看是否可聯合開課。
- 依職能主題－依據職能項目對應來做資料分類，同一個職能中可能包含了好幾個對應課程，而課程也可能對應到好幾個職能。
- 依人才策略－先進行大分類，例如哪些是跟公司某些策略關聯度高的資料，將跟公司策略有關的資料整理重點拉出來，再將其它資料做分類。
通常資料的整理會有多次來來回回，例如不同職級都提到需要強化簡報技巧，你需要來來回回的檢視，不足的資訊可能還要靠訪談跟溝通補強，第一次會花比較多時間，有了一次經驗，就知道先把資料分析想清楚，資料蒐集整理真的會輕鬆非常多。
年度計畫內容包含哪些項目？
這個順序是提供參考，你可以依據內部提案邏輯進行前後順序的修正，下方會提供比較難的項目範例以供大家撰寫時思考方向。
1.標題
例如 2022ｘｘｘ年度訓練計畫書
2.目的
這部分可參考內部過往的年度提案去進行明術，大多是為了公司明年策略發展、職能補強、文化或轉型的再照推動、特別對象的發展（例如潛力人才或接班人）。
Ex：目的-協助公司明年在新事業體的拓展、重點單位人員的職能能力強化、關鍵人才發展及整體目標達成，故2022年度訓練規劃主軸為 行銷人員的培育、業務銷售技巧與關鍵人才發展三項專案計畫。
3.年度訓練計畫架構
架構可以從職能落差切、可以從因應重點訓練專案切、可以從重點人才切、可以從整體公司策略到訓練策略切，所以架構呈現形式可以用圖、表格、流程圖來說明一個大架構，後續的簡報資料亦可依據這架構往下展開（簡報的起承轉合才會順暢），並提供幾個我過去範本給大家參考：
4.計劃階段或流程
我習慣用階段的方式來示意進行流程，也提供大家參考：
5.訓練計畫總表
可以用excel來進行整理，第一欄通常會有這三種-以職能為主的、以職級人員為主的、以專案為主的，後面的欄位包含 訓練目的、時數、對象、主題/主題內容說明、對應職能、進行形式（elearning、實體、讀書會、報告、專案訓練等等）、預計月份、預計講師/簡歷、預算。
你看這麼多項目，是不是用excel整理較好？
這些項目不一定要都包含在提案中，我建議放必要項目，也就是主管在意哪些重要的項目，而年度提案通常要過財會，他們要看哪些資訊？有些較不重要的資訊但可能有長官也要看，建議可以用附件方式提供，才不會讓你的彙總表字型小到看不清楚。
6.重點培訓專案
延續彙總表，因為很多公司年度教育訓練包山包海，通常可以在這條列說明幾個較重要的培訓專案。
7.重點培訓專案內容說明：
延續上一頁，如果你有重點專案ABC，可以在把「ABC的問題現狀/待發展的說明→對應一個系統訓練方案（對象/主題/內容方向/時數/學習方法/成效）→預計如何檢視成效」來分專案一個一個做說明。
8.內部報名方式與行銷方式
如果內部很重視學習風氣，可以再加上這部分的說明。
9.2022年度教育訓練時程規劃
可以用excel表，將1-12月格子列出，把項目寫在左側欄，用色塊示意項目的時程圖。
10.預算編列
可以用彙總表來進行修改簡化即可，將培訓項目、預計進行月、預算列出，並加上其他要採購的，例如內部海報印製、教具採購等等，將每項及總預算小計列出。
11.相關附件
可能包含了公司各階職能表、一些方法論的說明、預計講師簡歷、表單等等。
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