SWOT分析是什麼、怎麼做?求職也能用SWOT分析優勢?免費SWOT分析模板整理

104職場力
2024.04.02
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SWOT又稱強弱危機分析法或道斯矩陣,是一種企業競爭態勢分析方法,透過更為客觀、實際的數據進行優劣利弊分析。為什麼要做SWOT分析?SWOT和TOWS分析又有什麼區別?更想不到的是,SWOT竟然還能用在求職寫履歷上,本文帶你一步步寫出完整SWOT分析,並提供專業模版。

文/《104職場力》小編 整理

什麼是SWOT分析?

「SWOT分析」是優勢(Strength)、劣勢(Weakness)、機會(Opportunity)與威脅(Threat)這4面向,取其英文首位字母組合而成的分析框架。

SWOT 分析旨在對公司、企業組織或行業的優、劣勢進行客觀、事實面的觀察。捨棄先入為主或既有觀念,以當前市場現況進行探討,常用於評估企業競爭力,透過分析內部、外部與正反面因素,分析所處競爭地位並制定策略。

SWOT 分析
SWOT 分析

為什麼要做SWOT分析?

企業運用分析,了解自身企業具有何種優勢、相對於競爭對手的劣勢為何。

而面對如此現況,自身公司的產品、技術是否擁有潛在市場、機會等,進而研發新產品、擴大領域等;又競爭對手是否對己產生威脅、那些產品正面臨危機、被取代的處境、市場是否不再利於產品發展等。

特別是當企業(組織)內部對計畫有不同意見時,可以透過更為客觀、實際的數據進行優劣利弊分析。

如何做SWOT分析?

想要開始著手SWOT分析,最簡潔清楚的是在「分析4面向」前後分為數個階段,常見步驟以下簡述之:

  1. 確定目標
    首要步驟確認分析的目標,雖然可以廣泛分析公司的競爭力,但如果能將目標聚焦於特定領域或產品某項特點,產生的效用也更具價值。
  2. 收集資源
    不同產業、不同公司收集資訊方式不同,公司應當先了解哪些資訊、數據具有可靠性,較適合分析使用。同時也須了解參與分析人員的組成,哪些部門人員較熟悉特定資訊,如行銷部門對外部資訊較有掌握、製造部門對內部資訊更為充足。
  3. 編撰看法
    有了參與人員與欲分析的目標,此時著手於4個組成面項進行編撰,針對每個提出問題與想法。
  4. 釐清發現
    而有了以上想法後,開始寫出SWOT的優劣勢、機會與威脅。將收集之資訊層層過濾,釐清並留下有用且合適的資訊分類於4個面向。此時也需要參與者、主管層級參與討論,劃分優先順序。
  5. 制定策略
    當所有資訊都羅列清楚後,就是制定策略、計畫的時候了。分析團隊將每個類別中的列表資訊設計一綜合計畫,提供指導方向。

怎麼寫出SWOT的優劣勢?

優勢(Strength)與劣勢(Weakness)屬內部因素,此二者與企業本身關聯性較大、自身所擁有的條件較容易產生影響。

1. 優勢(Strength)

優勢面主要涵蓋組織所具有的長處以及與競爭對手的區別,如擁有強大的品牌、忠實顧客基礎、健全的資產負債表、獨有技術等。

譬如分析某項產品競爭力時,先詢問自己這項產品我們有什麼獨特性?哪個特點是吸引客群的主要關鍵?生產這項產品的品質與效率優於其他同級產品?

2. 劣勢(Weakness)

相對於優勢面,劣勢面則端視企業不足之處、需要改善的地方、是否缺乏何等資源或技術,如品牌知名度不高、營業額高於市場平均卻無同樣水平的淨利、債務水平過高等。

如分析某項產品競爭力時,先詢問自己這項產品有什麼地方為人詬病?與同行產品相比缺少什麼功能?產品曝光度不如預期?

怎麼寫出SWOT的機會與威脅?

機會(Opportunity)與威脅(Threat)屬外在因素,此二者主要受到外在環境影響。

3. 機會(Opportunity)

機會是指可以給組織帶來競爭優勢的有利外部因素。可以思考公司未來可以發展何種產品順應趨勢、哪些市場變化或國家政策對公司是正面影響等。

如某國降低關稅,便能更容易將產品出口至新市場,增加銷量和市場份額。

4. 威脅(Threat)

而威脅指的是有可能危害組織的因素。可以思考競爭對手是否已推陳出新產生威脅、哪些市場變化或國家政策對公司是負面影響等。

如國家能源政策的轉型可能影響製造成本、天災導致原物料短缺、景氣影響銷售等。

做SWOT要注意什麼?容易犯哪些錯?

有些從業人員可能早已經常使用SWOT框架分析,但仍容易於執行時疏忽發生錯誤,導致結果不如預期。

目標訂定不明確、將「內部因素」錯認為「外部因素」、收集資料未過濾而龐雜無序、分析完卻沒有提出一套完整計畫等都是常見錯誤。

譬如「競爭對手的產品較受歡迎」,但所列資訊籠統而未明確指出究竟是多歡迎,又難以針對此現象進行改善?較合適的是以數據資料佐證受歡迎程度,「競爭對手的產品近1個月市佔率為XX%」「某年齡層有XX%選擇競爭對手的產品」等,如此才能進行進一步的討論與分析。

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一個簡潔清楚SWOT分析圖表,資料視覺化變簡單,在運用、進行報告時也更容易傳達內容,坊間也有許多免費PPT模板可下載,數十種專業圖表可供選擇,能將優劣分析嵌入簡報、報告等內容中。除了文字與線條,運用圖像加強印象。

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SWOT和TOWS分析有什麼區別?

有時也能聽聞極其相似的TOWS分析,而TOWS 分析其實就是 SWOT 分析框架的延伸開展,同樣了解優勢(Strength)、劣勢(Weakness)、機會(Opportunity)與威脅(Threat)這4面向,但進一步將「優勢與機會」以及「威脅與劣勢」互相結合,利用矩陣形式排列,可以更清楚的在符合情境的分析中採取行動。

1999年Heinz Weihrich提出TOWS分析,透過正面、負面影響來涵蓋所有基礎,有助於減少分析研究與前瞻性策略規劃間的差距,研究發現也能更清楚的呈現給利益相關者,快速定義行動的焦點。

如何開始 TOWS 分析?

在開始TOWS分析前,需要一個完整 SWOT 分析。利用SWOT分析所列出之優勢、劣勢、機會和威脅的各項資訊, 將他們編號為 S1、S2、W1、W2 等以利辨識。

TOWS 矩陣分析內部優勢(Internal Strength)
S1.
S2.
S3.
S4.
內部劣勢(Internal Weakness)
W1.
W2.
W3.
W4.
外部機會(External Opportunity)
O1.
O2.
O3.
O4.
優勢/機會(SO)
利用優勢最大化機會
1.
2.
3.
弱點/機會(WO)
減少弱點以發展機會
1.
2.
3.
外部威脅(External Threat)
T1.
T2.
T3.
T4.
實力/威脅(ST)
利用優勢減少威脅
1.
2.
3.
弱點/威脅(WT)
透過減少弱點來避免威脅
1.
2.
3.
TOWS 矩陣分析示例
四種 TOWS 策略

以矩陣方式列出並相互考量潛在策略,如表格中的「優勢/機會(SO)」、「實力/威脅(ST)」、「弱點/機會(WO)」及「弱點/威脅(WT)」。

舉例而言

如果公司有著良好的銷售佈局網絡,能夠作為公司內部的優勢(Internal Strength),而此時有增加市場份額(市占)的機會(External Opportunity),將兩者互相結合後(優勢/機會(SO))或許可以得出一個潛在策略:

利用現有的分銷管道,來提高產品的可取得性

如此擴展 SWOT 分析後,能夠發現更多對未來有用處的潛在策略。

找工作寫履歷時也能用SWOT分析?

更多人有疑問的是,SWOT分析較常見於決策人員、策略規劃團隊進行分析,而其他人能否適用這種分析框架?

其實企業策略諸如「企業文化與形象」、「人員配置」、「新產品開發」、「廣告」到提升「營運效率」等都可以運用SWOT分析,使用分析框架的用意在於釐清問題所在、清楚了解現況,進而試圖解決問題或改善計畫。

那小至個人層面上,求職者在尋找工作和應徵面試、工作者在職場上的自我能力評估也能利用SWOT分析。

譬如將學歷、專長、特質與個性列為「內在因素與條件」,清楚了解自身長處和優勢,並點出所缺乏的地方、弱項;而將當前的就業市場、產業前景、景氣狀況、勞動環境等列於「外在因素與條件」,如此一來訂定目標上更能掌握當前環境狀況。履歷撰寫上可以「把自己當作產品,製作突顯自己優勢、圖文並茂的投影片附在求職資料上」引起人資的注意,在轉職或求職展現企圖心,發揮自己優勢,尋找更多的機會。

延伸閱讀:空白SWOT表格


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