卓越主管的關鍵四大管理 

文：宸碩管顧公司總經理｜楊伸太博士

原文標題：卓越主管的四大管理

如果您是一個主管，是否曾經想過：曾經跟隨您的團隊同仁，心中是感念與感謝有您這位好主管?還是抱怨著為何會跟到這樣的主管呢? 這個世界上，少有天生的領導者，大部分都是一步一腳印、持續學習與實踐領導管理職能而來的。筆者以自身超過20年的職業經驗，從基層一路晉升至高階主管，並接受完整的管理職能培訓和企業顧問輔導的經歷為背景，整理出主管管理的四大基本功「目標管理、日常管理、績效管理、人員管理」。

關鍵字 

• 主管職責 
• 目標管理
• 日常管理 
• 績效管理 
• 人員管理 
• 領導力 
• 卓越主管   

大綱

1. 前言 

2. 主管的最核心職責 

3. 主管的階層說明(高階/中階/基層) 

4. 主管的通用職責 

5. 主管管理基本功：四大管理 

6. 目標管理的主要內涵 

7. 日常管理的主要內涵 

8. 績效管理的主要內涵 

9. 人員管理的主要內涵 

10. 總結 

一、前言：您想成為卓越的主管嗎? 卓越主管需要養成與持續學習實踐 

1. 如果您是一個主管，是否曾經想過：曾經跟隨您的團隊同仁，心中是感念與感謝有您這位好主管?還是抱怨著為何會跟到這樣的主管呢? 

2. 這個世界上，少有天生的領導者，大部分都是一步一腳印、持續學習與實踐領導管理職能而來的，尤其初任主管更需要優先強化領導管理職能，這是基本功，為日後帶領團隊立下戰功績效，以及持續受組織肯定與更上一層樓而準備。 

3. 筆者全職經驗20餘年中，本身從基層到高階主管，從中也受到完整管理職能培訓，加上後續顧問輔導企業的經歷，觀察到不少企業之幹部，在領導管理本質學能上，都是欠缺且為受到系統性培育的，因此深刻感受到此主題之重要性，希望能藉此主題，不僅提醒所有對管理職有興趣者、初任幹部、資深幹部，都能持續系統性的學習與應用領導管理職能，同時也鼓勵企業端，為有意願晉升為管理職且具潛力的同仁，進行領導管理培育，俾能帶來共創雙贏、事半功倍的效益! 

二、主管的最核心職責 

1. 不論哪個位階的主管，都需要了解擔任主管之最核心任務與其職務說明書之內容，並且全力以赴完成之。 

2. 主管的最核心職責是：帶領一群人(亦即您的團隊)，完成組織賦予的任務/目標。 

3. 清楚了解並確實執行主管本身的工作說明書，尤其是任務職掌、績效指標、職能等。

三、主管的階層說明(高階/中階/基層)

以下說明為一般企業之通例，然各家企業會依照組織規模而有所不同! 

1. 高階主管： 
   A. 為經營階層，一般為副總以上人員，例如副總、總經理等 
   B. 為管理層，一般為理級(部門主管)以上人員，例如經理、協理等 

2. 中階主管：為督導階層，一般為課級(單位主管)人員，例如課長與副課長等 

3. 基層主管：為執行階層，一般為組級人員，例如組長與副組長等

四、主管的通用職責 

1. 聯強總裁杜書伍先生曾經說過：主管最重要的職責是「帶人」與「管事」，所以，一名好的管理者，必須同時兼具這兩項能力。 

2. 因此，筆者整理主管通用職責如下，同時也不外乎「帶人」與「管事」之範圍 
   (1.) 規劃與擬定所屬短中長期策略 
   (2.) 制定所屬的政策、策略與方針 
   (3.) 佈達溝通(本部門/跨部門)、確認制度、目標、政策、策略 
   (4.) 督導與協助部屬形成目標與執行計劃 
   (5.) 監督與評量團隊營運執行績效 
   (6.) 建構合理化組織與編制
   (7.) 領導與激發團隊士氣與企圖 
   (8.) 解決團隊成員問題 
   (9.) 督導建構組織內部管理機制與稽核
   (10.) 處理相關重大事項(例如應變對策) 
   (11.) 培育接班人、教導團隊成員 

五、主管管理基本功：四大管理 

1. 就學理而言，領導管理包刮了組織、規劃、協調、控制、領導等，筆者綜合本身企管學士、人資碩士、工管博士等管理上研究，以及近三十年職場主管與輔導經歷所觀察，綜合統整了淺顯易懂之『領導管理的建築理論』，亦即『目標管理、日常管理、績效管理、人員管理』 

2. 領導管理的建築理論，架構圖如下所示： 

六、目標管理的主要內涵

1. Peter F. Drucker（彼得˙杜拉克）：『目標管理就是讓日常事情的管理變得更簡單，做起事來更有效率』，因此，身為管理者的您，應該都要有目標/數據概念，以帶領團隊成員達成目標 

2. 台積電創辦人張忠謀先生也曾提及『沒有數據，就沒有管理』，數據與目標是體一體的，就如同KPI之關鍵績效指標項目與目標值一樣，二者缺一不可 

3. 您衡量什麼，就會得到什麼；如果沒有衡量，就無法管理 

4. 目標管理近期常見管理手法：KPI、DPI、OKR 

5. 小結：許多企業都非常喜歡任用具備『成就導向』特質的主管，而成就導向的具體行為就是『達成、超越目標及承擔風險，一心想要將事情做好，或是超越極高的標準；為自己設下的挑戰性目標』，因此，有成就導向之特質，加上具備目標管理技能之主管，肯定是卓越管理者關鍵因素之一。 

七、日常管理的主要內涵 

1. 日常管理意涵：讓該部門之日常運作，都能有秩序及有效之運作著，不因人員異動或請假而有所影響，就像各國總統並部會因為換人而導致政府機能無法運作一般 

2. 筆者建議部門之日常管理，可以有以下內容(稱為部門手冊) 

	目錄
1	本部門年度KPI(目標管理與分配)
2	部門組織與主要任務職掌、日常管理指標(DPI)
3	部門組織與人力編制
4	職務說明書(工作說明書)、工作單元整理表
5	部門文件(程序書/SOP/表單)總覽
6	部門行事曆、會議機制、工作週報
7	人員代理表

3. SOP很重要 
   (1.) SOP（Standard Operating Procedure）------標準作業程序。這是給操作者使用的作業標準。是作業人員的工作準則，將作業人員的工作予說明與規範，以達到作業的一致性與標準性。 
   (2.) 「一個公司有兩本手冊就可以了，一本是紅本子（品質手冊/訓練手冊），一本是藍本子（SOP），」可見SOP的延伸範圍及重要性。 
   (3.) SOP優點整理 
   A. SOP目的是減少人為錯誤，降低不良，建立高品質保證的管理制度
   B. SOP是將工作KNOW-HOW歸納整合成書面化的制式規範，即使不熟習這作業方法的人，也能快速進入狀況 
   C. SOP是在有限時間與資源內，執行複雜的事物 
   D. 任何工作應該都要這樣做，便能安全無誤 
   E. 有效率地完成標準 
   F. 工作的準確度要逐步提升 
   G. 有『標準』的職場，部屬的養成會更迅速 
   H. 成功可以不斷被複製的秘訣 
   I. KSF：用5%時間建立SOP，減少未來95%成本

4. 部門會議技巧 
   1. 部門會議議程建議 
   (1). 主席致詞 
   (2). 前次會議紀錄追蹤 
   (3). 主席布達本次重要事項 
   (4). 議題研討/問題解決單元 例如：客訴對應、品質提升、培訓成效檢討…. 
   (5). 臨時動議 
   (6). 主席結論 
   2. 有效的會議是…. 
   (1). 會而有議、議而有決、決而有行 
   (2). 會議記錄重點 
   A. 決議事項
   B. 負責人 
   C. 預計完成日
5. 小結
   (1.) 善用PDCA管理循環(持續改善)，讓日常管理效益持續提升
    

(2.) 主管就可投入更多時間在重要目標上! 
(3.) 不要輕忽SOP之重要性，SOP追求快又好，是主管有效管理滿重要的方案。
(4.) 最好的管理是及時，部門會議之頻率建議不要超過二星期，最好是日會或周會。 
(5.) 優秀的主管，應該致力運用PDCA管理手法，讓日常管理之異常降到最低，後續花在日常管理的時間越少越好，才能將時間運用在更重要之目標管理與人員管理上。 

八、績效管理的主要內涵

1. 所有的民營企業，都是為了持續擁有競爭力與獲利，因此，組織中唯一不變的法則是：績效、績效、績效，所有主管絕對需要做好績效管理，確保過程管控及目標達成 
2. 何謂績效? 
   (1.) 乃為達成組織預定目標的結果程度 
   (2.) 組織中的管理者與其所率領支團隊成員，運用各種資源、工具與方法，根據預定目標所產生之結果
3. 績效管理與績效考核之關係 
   (1.) 績效管理的目標 
   A. 策略性目標： 
   - 協助並達成企業所追求之長短期目標
   - 確實達成組織目標(轉化公司目標為個人目標) 
   B. 管理性的目標：
   - 晉升、輪調、調薪、獎懲、訓練 
   C. 發展性目標： 
   - 改善員工績效、發展員工潛能 
   * 工作改善與進步 
   - 協助員工成長與發展 
   (2.) 績效管理的目的(美國100大企業績效管理目的排序)
   A. 增進工作績效
   B. 獎賞管理
   C. 表達對員工的工作期望
   D. 輔導員工
   E. 晉升決策依據
   F. 激勵員工
   G. 評定員工潛力
   H. 界定訓練需求
   I. 增進工作關係
   J. 幫助員工設立生涯目標
   K.更有效率的分派工作
   L. 調任決策的依據
   M.解雇和離職的決策依據
   N. 輔導長期規劃
   (3.) 績效考核? 
   A. 比較這種結果與達到預定目標之程度
   B. 大多數人都想知道他們在主管心目中表現如何
   (4.) 綜合以上說明，績效考核只是績效管理中的一環，也就是說，績效考核只是績效管理過程的一部分而已，如下圖所示：

4. 小結
(1.) 主管與部屬一致認同的績效目標，才是企業的聖經!
(2.) 績效考核的類別與項目，一定要力求客觀與合理、公平，當員工信任此制度，才會產生正向士氣，覺得自己的未來是掌握在本身，願意更努力做出貢獻! 
(3.) 績效考核運作時的注意要點與建議 
A. 鼓勵主管要進行績效面談(但前提是應先學習有效面談技巧)，致力回饋部屬，讓部屬可以因面談而能有更好表現! 
B. 績效評估應提出其需要改進的事項與原因 
C. 績效目標設定建議建置策略性績效管理系統(機制)：策略/目標/職能 
D. 建置績效管理與薪酬、晉升、發展之連動機制 

九、人員管理的主要內涵 

1. 人員管理之核心是：領導力，良好的領導力能激勵與帶動團隊，產生凝聚力與自律性! 

2. 有效領導部屬的心法 
   (1.) 先由信服，再到心服 
   A. 初次帶領團隊，需要先讓團隊對主管產生信任，才能再到心服口服
   B. 只要讓團隊信任，就是卓越主管好的開始! 
   C. 讓團隊產生信服之四要件 
   - 以身作則
   - 處事公平
   - 勇於承擔
   - 對人關懷 
   (2.) 一流的主管是員工為我們打拼，四流的主管是員工/老闆看你拚! 
   (3.) 卓越領導者，要有識人的能力，對人要有一定程度的了解 
   A. 人才=意願*能力
   - 能力=特質*計能 
   B. 依據績效與意願，善用人才九宮格，進行合適的領導
   - 例如：針對有意願但能力普通的員工，規劃其能力缺口並培訓之 
   - 例如：針對有能力但意願下降的員工，進行關懷與訪談，了解其工作意願下降的主因，並給予協助解決 

3. 領導力提升所需技能主要有哪些?(實際仍要依據管理階層與企業所需而客製建置) 
   (1.) 團隊領導能力 
   A. 包括激勵、引導、責備、要求、回饋、肯定等等 
   B. 運用方式要因材施教 
   (2.) 工作指導能力 
   (3.) 工作管理能力
   (4.) 表達與溝通能力 
   (5.) 策略規劃&計畫組織能力 
   (6.) 問題分析與解決能力 
   (7.) 績效管理能力 
   (8.) 跨部門團隊合作能力 

4. 小結 
   (1.) 大多數員工最不喜歡的主管類型是：EQ不好的主管，鼓勵大家不要用脾氣管理，是用解決問題的方式因應之，畢竟脾氣責罵不會改善員工行為，也不能解決任何問題，千萬不要成為同仁心目中最不喜歡的主管類型! 
   (2.) 領導力的運用，是講求權變，也就是客制化(因人而異)領導，依據不同部屬進行合適的領導 
   (3.) 針對目前的新世代員工，主管們都要擺脫舊思維，學習新世代管理，了解新世代同人之成長背景與價值觀、想法，才能有效領導他們! 
   (4.) 領導管理座右銘 
   A. 對事嚴謹，對人寬厚 
   - 對事嚴謹：使命必達 
   - 對人寬厚：助人成長 

十、總結

1. 成功的人找方法，失敗的人找藉口，筆者在此提供領導管理相關架構與方法做為參考，彼此互勉之 

2. 總體而言，運用領導力帶領團隊產生凝聚力與自律性，成為高度士氣自主管理團隊，運用管理力將目標管理日、日常管理做好，運用領導力及管理力展開績效管理，團隊分工協力合作完成目標，成為高績效團隊! 

3. 卓越領導者，是可以幫助人的職務，讓所屬同仁能夠成長，提升職場續任率，是一個非常具有使命感的善位 

4. 鼓勵大家持續學習與實踐，成為助人成長與使命必達的一流卓越主管 

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