學習成長

日期 |2020.10.28

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 2164次觀看

最重要的簡報技巧:「簡單地報告」,化繁為簡才是最強的簡報力!|職場工作術

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簡報技巧百百種,其實最重要的心法還是:「化簡為繁」,畢竟上台報告最重要的就是把事情簡單清楚的傳達,但如何把溝通重點在短短的數秒內濃縮呢?有幾個訣竅還是可以好好掌握的,一起來看簡報版的30秒話術該如何運用吧!

文/DK 耀尊 由方格子授權轉載

「簡報」就是要你「簡單地報告」,不是叫你來唸稿或上課。

在「【30秒話術】只需要 30 秒,就能傳達任何你想表達的事」這篇文章中,我介紹了如何在 30 秒內,能夠清楚表達任何事情的方法。

說穿了,其實這個方法不過就是先說明「未來可以得到的好處」,再描述「過去的證明」,然後才談到「現在要做的事」。

那麼,如何將短短的 30 秒,應用到比較長~~一點點的「簡報」上呢?讓我很簡單很簡單地告訴你,一樣只要三步驟:

一、確認簡報目的:為什麼而做這場簡報,目標對象是什麼類型的人。
二、分配內容長短:不同的目的,寫的內容重點就不同。
三、提出結語金句:餘音繚繞的「標籤」,讓人容易在日後回想起來。

那麼該怎麼做呢?讓我們一步步地看下去。

本文目錄(點選連結可快速跳至該章節閱讀)
一、確認簡報目的
二、分配內容長短
  (一)確認共識
  (二)主張說服
  (三)解決問題
  (四)展現成果
三、提出結語金句
簡報製作守則

一、確認簡報目的

首先,我假設你已經對「30秒話術」有一定的了解,甚至自己摸索出更多的進階應用了,所以我們直接進入重點,那就是在做簡報之前,你得先確定這次簡報的目的是什麼。

簡單地分類的話,可以將目的分成四種類型:「確認共識」、「主張說服」、「解決問題」和「展現成果」

二、分配內容長短

當確定目的之後,我們就可以把「30秒話術」的精髓,作為簡報內容多寡的依據了。以下針對四種目的分別說明。

(一)確認共識

目的是為了和群體達成對某個目標、想法,甚至是未來成果的共同方針,因此屬於往「未來」看的範疇較多。

所以在撰寫內容時,請以「未來」作為主軸;「過去」用來應證這個未來的可達成性,因此次之;最後,則是用「現在」來說明我們可以怎麼做。

內容比例大約是:「未來」50%,「過去」30%,「現在」20%。

(二)主張說服

目的是為了讓群眾接受你的主張,而這裡所謂的「主張」講的是基於「過去發生的事,所以現在這樣決定」的事,因此屬於驗證「過去」的範疇較多。

所以在撰寫的時候,請以「過去」的驗證實例為主軸;「未來」的發展次之;「現在」該怎麼做的含量最少。

內容比例大約是:「未來」35%,「過去」55%,「現在」15%。

(三)解決問題

目的是為了要對「已經發生」的問題,說服群眾接受「現在」可用的解決方案。因此屬於決定「現在」該怎麼做的範疇較多。

所以在撰寫的時候,請以「現在」的解決方案為主軸;類似的解決方案在「過去」得到的驗證次之;「未來」的成果就是讓問題消失,因此不需多說,排在最後。

內容比例大約是:「未來」10%,「過去」40%,「現在」50%。

(四)展現成果

目的是為了要將「現在」可以看到的成果,用讓人印象深刻的方式傳達給群眾,因此屬於「現在」的範疇較多。

所以在撰寫的時候,請以「現在」的成果展現為主軸;此成果如何在「未來」應用以及發展次之;「過去」的內容含量則以重點說明即可。

內容比例大約是:「未來」30%,「過去」20%,「現在」50%。

只要依照「未來」、「過去」和「現在」的三個階段,搭配以上四種簡報目的所用的內容比例,就能簡單且快速地抓到你想傳達的重點。

三、提出結語金句

最後的最後,相信所有的「簡報」課都會強調這件事,那就是無論你前面的簡報講得再精彩,最後畫龍點睛的就是「結語金句」。

因為,人的大腦是很懶惰的。

大腦會優先選擇「熟悉」、「有趣」、「別出心裁」、「正向情緒」的字眼來記在腦海中。

「熟悉」就很容易記憶;「有趣」激起身體的快樂賀爾蒙;「別出心裁」讓人開拓眼界;「正向情緒」讓人容易接受。

因此,無論你打算怎麼結束簡報,千萬不要在最後一張打上讓人昏昏欲睡的「謝謝大家」四個大字,就算只是「謝謝」也不用,這兩個字用口頭講就好,不需要放在大螢幕上供人瞻仰。

請記住,最後這個「金句」就是代表你想引發群眾的情緒,以及期望群眾日後想起你這場簡報時會用的代表句。

譬如,我在講「人工智慧」的簡報時,如果是講未來發展的趨勢,則會在最後一頁的結尾金句寫下「A.I.不可怕,不懂 A.I. 才可怕」這樣的句子。

每個字都是你「熟悉」的字,用疊詞來帶出「有趣」,用不同的觀點帶出「別出心裁」,而整體傳達的是鼓勵大家的「正向情緒」。

因此過了幾天之後,也許你會忘記我的簡報內容,但最後的這句話則會牢牢地印在你的心中。

簡報製作守則

以上,簡簡單單地用了「30秒話術」來做簡報的安排。當然,要做好簡報沒這麼容易,以下提供幾點基本的簡報製作守則:

  1. 不要用任何官方範本,請做出屬於適合該場次或自己風格的範本。
  2. 簡報時間長或簡報螢幕大用深底色,聽眾的眼睛才不容易累。
  3. 使用高對比的底色和字型顏色;但千萬不要把黑色和紅色放在一起用,因為在電腦螢幕上看得很清楚,但投影機一放多半會糊掉,更不用說坐得遠的人會看得很吃力。
  4. 除非要印成聽眾自己看的講義,否則字型大小不要低過 32。
  5. 如果是前後有關聯的內容,每頁要有標題、引導列和編碼,讓聽眾知道你現在講的是哪個部分,因為聽得時間越久,聽眾越容易迷失在資訊中。
  6. 內容可用「時間與順序排序」、「空間大小與遠近」、「中心主題往外發散」等三種方式撰寫。
  7. 每 30 分鐘轉換簡報方式,別讓聽眾感到無聊。譬如從文字簡報跳成看個影片,看完之後再針對影片傳達的主題,接上以照片為主的簡報,再用圖表搭配文字簡報之後,再轉成影片、音樂或照片。 當然啦,你也可以嘗試用跳舞、變魔術、帶活動,甚至試著吞劍與噴火都行。善用聽眾的五感和四肢,你的簡報就絕對不會無聊。
  8. 善用圖像、照片、中標題、區隔方塊和留白,文字盡量少。一來可避免文字唸錯、背錯,二來可以讓你有即興發揮講解與說明的空間。

以上這八個守則,是我平常製作簡報時隨手在用的基本項目,希望搭配上這篇「30秒話術−簡報應用版」的內容,可以讓你做出非常不一樣的簡報。

(原文標題:〈【30秒話術−簡報應用版】用簡單的架構做出最好的簡報。〉)

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