專題特輯

日期 |2020.04.16

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 20631次觀看

每天自己吃午餐- 文科女生的內向遠端工作人生

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日期 |2020.04.16

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小編的話:遠距工作是一個越來越熱門的話題,尤其在目前新冠疫情嚴峻況狀下更加速了E化作業。你也曾經嚮往過早上不用趕車通勤、不用進辦公室,可以自由地在家工作的「遠距工作型態」嗎?如果「遠距工作」這個選項,曾經一再出現在你夢想的「職涯規劃藍圖」裡的話,這篇你一定要看!想知道遠端工作的「溝通方式」、「工作效率」、「職涯發展」和「文科女生跨時區遠距工作生活」,快繼續閱讀,讓「跨國遠距工作者」Jill來告訴你吧!

文/ Jill Chang 原文出處/ Medium

我不是工程師或科技人,甚麼程式語言都不會、公司也不是很炫的新創。我在美國的非營利組織工作(公司已經20+年了),做 international grantmaking,管理從日、韓、澳、紐到巴基斯坦等25國,跨文化管理是目前正在學習的事情…

身為怕打擾人家的內向者,在家 remote 是我最舒服&有效率的工作方式, 「可以遠端上班」這件事,讓我覺得把自己一輩子的福報都用完了 XDDD

遠距工作大小事:遠端工作的效率、溝通與職涯發展!

我的跨時區生活

神鬼認證系列(Jason Bourne) 是我很喜歡看的電影,百看不厭。雖然橫跨14年拍了五集、主角從麥特戴蒙換到不是麥特戴蒙又換回麥特戴蒙、女主角我只記得那幾個,但總歸一句話,這是一部中情局要追殺一個失控的人間凶器,最後卻失敗的故事(一句話說完)。第一集裡面麥特戴蒙忘了自己是誰,卻完全記得所有精心訓練過的殺人技巧。中情局派去解決他的殺手克里夫歐文(也是中情局探員)在中槍斷氣之前。

麥特戴蒙:「你們還有哪些人?」
克里夫歐文:「我一個人,跟你一樣,我們都是單獨行動。你是誰,羅馬、還是巴黎?」

我現在的生活大概就是這樣,自我介紹後面會加上國家或城市(我是Jill,台北),除了算時差很強之外,講甚麼都用城市做代名詞,而且大家都不會搞混:「你有跟舊金山(指人)說嗎?對,就跟馬尼拉(指專案)一樣,香港(指地方)可能也要」。每個國家只有一個人,所有文件都上雲端,沒有實體辦公室、沒有同事、甚至沒有人管你上下班時間,一個人。

2013年,Yahoo前執行長 Marissa Mayer 取消在家上班政策,引起一片譁然,批評者說「都甚麼年代了,妳為什麼還硬要員工在同個時間、坐在同個空間裡才能工作」。早在Yahoo創立之前,IBM從1983年就開始推動遠距上班。從當初實驗性質的2000人,到2009年的時候,IBM全球173個國家中,已經約40% 員工(38萬6千人),根本用不到辦公室,IBM也因此開心省下約2億美金的租金、水電等費用。想不到,IBM在收益下跌連續20季之後,於2017年3月取消在家上班的選項。有人說這是困獸之鬥(就像 Marisa Mayer 後來就下台一樣),也有人說這證明遠距根本就不可行,難怪 Apple、Google 這些公司,打從一開始就明訂大家都得進辦公室。

一起上班比較有效率?

根據蓋洛普調查,美國目前有 43% 的工作者是全時間、或至少部分時間在家上班。究竟在家遠距上班、在辦公室一起上班哪個比較有效率,兩派都有研究結果支持。說到底,其實最有關係的,還是工作型態。如果工作內容主要是跟客戶往來(譬如顧問、保險業務員)、或是可以獨力完成的工作(如專欄作家),硬要規定把人放在同個辦公室裡,似乎沒甚麼道理;相對的,反而造成太多干擾。但如果是需要和同事頻繁溝通的工作(如行銷活動執行團隊),則只要轉頭就可以跟同事討論想法、或用聲音跟表情就可以傳達訊息的環境,則是任何科技都比不上的效率,稱為合作效率(collaborative efficiency)。

身為一個專業的內向者,這個研究結果簡直晴天霹靂,因為我想不到甚麼比在家上班更好的工作環境了:通勤時間10秒、睡褲拖鞋素顏、累了可以睡一下,或泡杯熱茶看書轉換心情;不用在下大雨的尖峰時間出門、不用在會議室裏面花那麼多無謂的時間、不用特別早起只為了享用30分鐘的無人辦公室。我不只一個人在家上班,全台灣甚至沒有同事,就算一整天睡死,等最近的同事殺到台灣也至少要作兩小時飛機,簡直無敵。

遠端工作中的溝通

但講到溝通效率,確實在某些需要頻繁討論的工作項目中,遠距較不吃香。我們總是得先約好時間視訊、準備好議程與資料,然後討論完就下線。不會在茶水間碰到同事,順便問一下那個專案進度(許多關鍵就是在這種隨口問問的情況下問到的);或是聽到同事電話內容、不小心瞄到他電腦上的東西,就知道他在處理甚麼、還有工作量如何。

另外一個改變我覺得一定要在家上班才是王道的事情,是前幾天在同事身上發生的事。馬來西亞同事S是個非常漂亮的年輕女生,個性好、能力強,大家都跟她合作愉快。S同時在兩個非營利組織任職,另外一個工作單位也是我們的合夥夥伴,是歷史悠久組織龐大的跨國組織。三個月前,S開心分享懷了雙胞胎男孩,我們也興奮地推估預產期、星座,想著要送甚麼禮物給她。上個禮拜,我們收到S在另個工作的同事來信,說有一個男孩沒有生命跡象、另外一個還在新生兒病房奮鬥,S也在醫院休養中。她的同事說目前S的工作,會由大家一起分擔,讓她休息到可以回來上班為止。

聽到這個消息的時候,我除了震驚事情發生的如此劇烈而突然,更敲響心中的警鐘:如果是我的話怎麼辦?因為總是一個人,就算發生甚麼事情,其他國家的同事不會知道、就算知道也幫不上忙;因為總是一個人,如果我不說的話,無論是天災人禍還是指甲扭到,都只能我自己繼續承擔工作;因為,我是一個人。

在家上班固然聽起來很理想,但天底下沒有完美的事,許多狀況下,遠端工作代表是某些溝通成本變高(尤其擔任管理職之後)、要接受被動溝通的限制(要等人家有空/上線才能回答問題)、單兵作戰遠水救不了近火、成敗都在自己身上,所以壓力也會比較大。

我適合遠端工作嗎?

在成為全職的遠端工作者(remote worker)前,其實我已經進行長達兩年的兼職遠端工作實驗(內向者就是要這麼謹慎啊)。一路上勝任愉快之餘,真的要全職變成遠端工作者時,我媽還是語重心長地勸我「妳自己要想好喔,妳不是工程師背景,以後遠端的工作不會太多,一習慣遠端、就回不去每天通勤打卡的日子了喔」。雖然如此,內向者如我還是飛蛾撲火般不顧一切地奔向每天自己吃午餐的日子。

如果你目前也有遠端工作機會,我覺得 Alex Tzeng 評估進入全職遠端工作的三個考慮面向非常棒;我如果早個三年看到這這篇文章,就不會考慮那麼久了。

我的工作性質跟工程師比較不同(聽說寫程式的工程師因為工作太複雜、很難向外人道,所以更容易覺得寂寞)(註),但還是可以根據 Alex 的類別,分享身為遠端文科工作者的工作狀況:

一、個人身心健康 / 工作效率的疑慮

再怎麼內向的人也需要一些人際互動(只是需要的量不大),孤獨寂寞對我來說完全比不上「可以自己工作」的吸引力。加上我的工作性質很多是要對外溝通、開會、出席社交活動,性質比較多樣,嚴格來說並不是待在咖啡廳就可以完成、有可能感到寂寞的工作。而且我們團隊感很強,甚至會有美國同事有時會在他起床(我睡覺前)先小聊一下再出門上班。

比較大的挑戰,反而是生活/工作平衡。因為要配合各地時差的關係,工作時間很長,每天是早上7點開始,晚上11點結束(有時會到隔天凌晨1點)。好處是不用通勤、有網路就可以上工、實際工作時數很紮實,但必須很刻意維護,才不會因為這種便利性犧牲掉家庭與私人時間。舉例來說,我規定自己周末不接活動(除非家人可以一起參與),周間晚上也要在家人協調同意下才會出席活動。內向者通常比較專注、不受外力打擾也是優勢,大家好奇的「會不會看到電視就不小心看了兩小時、看到床就想睡」,對我來說都還沒發生。倒是因為少了周圍同事當作對照組,常因為進入心流,一抬頭發現早就過了午餐時間、或不知不覺坐太久(這點對健康很不好)。另外比較大的困擾,反而是有親朋好友的請託「反正妳都在家,幫我收一下宅配」、或「妳沒事嘛,幫我跑一趟銀行/郵局」(遠端工作不是沒工作呀)。

二、能否完成工作的疑慮

溝通應該是遠端工作最有挑戰性的部分,畢竟不像在辦公室裡面,轉個頭、打個電話、或在走廊堵人就有辦法。成員散布在五湖四海,甚至聽過一起創業但不知道對方長甚麼樣子,這種情況要創造向心力也不容易。就溝通來說,有分非同步溝通(對方不一定即時回覆,如電子郵件、Hangout、Line等)、同步溝通(即時通訊,如視訊會議、電話會議)、以及當面溝通(用意多在建立團隊關係、解決複雜的問題等)、還有專案管理工具(如Trello)。

良好的溝通通常是完成工作的基石,但我們的狀況更具挑戰一點。例如有些國家網路基礎建設沒那麼好,視訊會議根本是自尋死路;有些國家狀況特殊(例如最近發生暴動而宣布戒嚴的斯里蘭卡,社群網站完全被封鎖;或是 google 完全無用武之地的中國)。我們學會了一些彈性方法,根據溝通國家的不同找到最大公約數(有些時候,這個公約數是室內電話 XD)面對這樣有點落差的團隊,「簡單粗暴(simple and violent)」是最好的原則。我自己跟美國總部會用 Asana, Slack 等,但跟某些國家, email 就好。無論溝通使用的科技是甚麼,我平常會盡量過度溝通,寧可再三確認、也不要放過任何可能造成誤解的機會。我固定跟直屬主管和大主管 check in,需要跟誰討論就直接抓 conference call。另外,每年至少會到美國出差一次,總部也希望我有機會就去亞洲各地,就是因為「見面有其無法取代的價值」。

三、職涯發展

「在主管看不到我的情況下,我要怎麼被主管看到」應該是遠端端作者升遷重要的議題之一。Alex從他自身經驗分享,其實在遠端環境中,工作成效反而更容易被顯現。相較於在辦公室中主管只能看到「你在不在座位上」,遠端工作因為運用許多協作、專案管理系統,凡做過必留下痕跡。至於實際的升遷,遠端工程師 Julia Evans 遠端工作四年來,已經被升職過一不只次,帶過實習生、帶領大型專案、甚至參與組織重組規劃。她的建議包括:大量溝通(寫很多電子郵件,刻意進行一對一溝通)、跟不同團隊成員保持良好關係、還有找到好的遠距楷模。

我自己的經驗也類似,遠距一段時間後被破格升遷,回頭想想應該也只是因為一直想著「要怎麼多幫一點忙」,在一直提出想法、又得到同事幫忙一直實現的情況下,或許就讓自己被看到了。內向者擅長的文字溝通,讓我有辦法邏輯清楚的溝通我腦中的藍圖;內向者對長期計畫的執行力和耐力,也讓總部(可能)覺得我可靠。從剛開始的兼職,兩年後管理3國、又一年後管理25國,就算遠距也是有表現的機會。

1977年麻省理工教授湯瑪士艾倫研究IBM辦公室發現,即使在同個辦公室中,坐越遠就越不會溝通,兩人座位的距離一旦超過30公尺,溝通的頻率趨近於零。如果在同個空間工作都如此,何況遠距工作。如果你覺得科技會解決這個問題,MIT客座科學家 Ben Waber可以告訴你:效果有限,因為會選擇使用科技溝通的,大部分還是見過面的工作者。這也帶出遠距工作的另外一層隱憂:所有科技或溝通工具都有一個特點- 工作者必須主動選擇使用。對遠距工作者來說,是否要溝通、或是用哪種科技溝通比較有效率,就是自己要拿捏的了。

內向者最好遠端工作?

遠端工作機會畢竟還是相對少數;對內向工作者來說,不一定是哪種方式好,重點是要找到對自己最有效率的工作方法。如果在辦公室上班,可以想辦法創造自己的時間(譬如提早在大家上班前到辦公室或晚點下班)與空間(挑角落或牆邊坐);如果在家上班,也要時常了解新的科技(協作平台、即時通訊等),挑選最適合、有效率的方式與外界接觸,保持順暢溝通。只要找到自己舒服、有效率的工作方式,我是覺得內向者並不用刻意因為遠距或坐辦公室而限制自己的工作選項

雖然,穿運動褲上班真的蠻舒服的。

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