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2023.04.11 | 13612次觀看

上班時間老是不夠用!7個高生產力技巧告別瞎忙

「臨時急件要馬上處理,會議一個接一個開不完,今日例行工作未完成......」每天上班總是被時間追著跑、日復一日精力消耗、專注力也隨之下降。7個高生產力的工作技巧學起來,提升做事效率,準時完成工作,變身時間管理大師!

文/中途筆記

自從加入跨國工作團隊後,面臨了不少文化衝擊:面對截然不同的跨國工作文化,如何找到自己舒服的位置,不同於過往團隊追求穩健成長,現在的團隊文化是多還要更多、好還要更好。追案子的時候很積極,永遠充滿精力,永不嫌夠了。

在在家上班會議總是一個接著一個,讓人喘不過氣?做好時間管理,4個行事曆安排技巧中談到如何「喘息」,但別忘了不能只是喘息,依然要想辦法完成工作,因此我不斷的在摸索、嘗試並記錄更高生產力的工作法。

這篇文章分享我摸索出的高生產力七個技巧。

批次處理同類型任務

我們身邊最有生產力的例子大概就是生產線了,總是日以計列的產出大量產品。仔細觀察,會發現生產線通常採用「批次處理」(batch)而不是隨時處理(ad-hoc)。

一間甜點店每天要大量生產甜點,不會讓一位師傅專做「一顆」蛋糕,從打蛋、處理麵團開始一路做到最後的裝飾,而會一次只做一項任務,同時生產出「多顆」蛋糕。

我認識一位在巴黎知名甜點店工作的甜點師,每天早上4點就要去開門了,接著製作麵糰、準備材料,一直到7、8點左右才準備完畢,將甜點放入烤箱烘培,出爐後,同時為所有甜點裝飾,接著以最新鮮誘人的樣貌端到前台,供客人挑選。一路忙到下午,將各類食材先做好預處理才下班。以上流程確保能將新鮮甜點及時送到客人面前,供應量滿足一天所需。

回到主要面對電腦的工作情境,面對排山倒海而來的訊息和信件,並不需要隨時回覆,判斷狀況不是太緊急的,可以等到整點,或者上個任務完成時再一次回覆,同時兼顧效率與即時性。

找到合適的時段進行不同任務

每個人的工作節奏都不一樣,你知道自己的任務在什麼時候最適合進行嗎?以我為例,開始上班的第一個小時是我嘗試過後,覺得最適合進行各種與公司系統有關的任務,無論是提交申請或是跟催進度。原因很簡單,那段時間許多同事還沒上班,因此比較不容易被打斷;加上上述的批次處理,能夠讓我把數項申請跟進度跟催一次做完。

到了第二個小時,同事陸續上班了,這時大家精神正好、腦袋也清醒,正好適合進行會議,做決策。最後到了下班前,已經精疲力盡,則可以將自己從任務中抽離,看看未來行事曆,考慮哪些要出席、哪些可以用電子信件溝通,整理一番後結束今天的工作。

被打斷後要再回來專注手邊事情很耗神,因此找到適合每個時段的任務,對於提高生產力非常有幫助。

對大腦好一點,隨時做筆記

人的記憶並不可靠。心理學上的「錯誤記憶」,指的是人會「回憶」起沒發生過、或是和真實情況不服的事情。

我在上份工作時,事情少而精,能夠專注在思考,將一件事情想的很深入後採取行動,因此大腦就夠用了。而現在待的團隊,事情多而雜,每天都需要面對好幾件不同專案,而且各項專案還會時不時有最新狀況,一下客戶忽然跳腳了、或者競爭對手出了奇招,如果全用記的,不僅很不牢靠,也很虐待大腦。因此我用Onenote,彷彿大腦的資料庫,隨時作筆記,釋放大腦,讓記憶的工作交給筆記軟體,大腦只要專注在思考就好

當發球者,做行事曆的主人

剛加入團隊時,老闆說我的行事曆很可怕,因為它實在被塞的太滿了!而且當中幾乎沒有我主導的會,都是別人發邀請,要求我出席。日子久了,我忙著接球,忽略了許多需要主動出擊的任務。

之後我開始在行事曆為自己留下時間,無論是專注時間或是找人開會,總之在被填滿前預先留下。

即使這麼做了也無法保證不受干擾,因為會議總是接踵而至,顯然也不是每個發起者都會先確認與會者的行事曆,有時明明為自己的設定的專注時間,還是會被其他會議強行打斷。

這時我會思考一下會議討論的內容有多緊急、重要,以及與邀請者聯繫的難易度,如果是同事,那就傳訊息問問能不能挪到其他時間;如果是緊急的客戶,也可以選擇配合,保持時間安排的彈性。

學會區分事情的優先順序

跑一趟醫院急診部,會發現病患手上都有不同顏色的手環,那是檢傷後的分類結果,紅色(舉例說明)代表最嚴重,黃色次之,綠色則無危險,優先順序可以往後,也可以自己走入診間。

急診室懂得分類病人,上班也要懂得分類工作。當需求進來時,先判斷有多緊急,能等嗎?如果不馬上處理會有什麼後果?

曾經有位同事一次接到來自兩個客戶的會議邀請,都很緊急,偏偏時間衝突了,衡量結果決定優先參加其中一個,原因很簡單:這是我們的最大客戶,貢獻了30%的公司業績,要是處理的不好,掉了訂單,大家都遭殃。

有了這樣的分析,延後另一位客戶的邀請就變的理所當然,也不需要擔心其他同事抗議,因為誰都明白最大客戶的重要性。

把「任務」導向轉為「人」導向

我們很習慣將工作事項視為任務導向,這很自然,對大部分的職能來說,完成專案就是工作,例如工程師作新功能開發專案、業務負責客戶軟體導入或是客服指導客戶作狀況排除。因此把任務作條列式紀錄,例如某某專案需要投入哪些資源。

但這樣做的缺點是一次只能處理一項任務。試想,如果一天當中有十件任務需要處理,除了認命的一一擊破,有沒有別的方法?

資料分析作久了,對於各式各樣的結構化資料總是比較敏感,這次也不例外。我開始思考能不能用不同的「維度」切入任務清單?就像零售業客戶會準備各種維度的客戶資料,像是性別、年齡、居住地、職業、收入等,希望我們能用不同維度分析,看出和選點最相關的洞見。

當然有,我們可以將任務「分門別類」。例如上系統、跑流程可以歸為一類,利用前述的「找到合適的時段進行不同任務」一次解決,這是依據任務「屬性」作分類。

此外,還能夠將任務以「人」作分類。譬如十件任務中,有三件跟某位合作夥伴有關,儘管性質不同,但總之都需要跟同個人討論才能往下進行。

這時就翻翻行事曆,看一下和夥伴下次開會時間,再評估時程,如果時間允許,不妨就等到開會時一次解決,省去另外約時間的麻煩。

三件任務變成一件,效率大幅提升。

設定專注時間

我觀察到一天之中如果能有兩個小時不受打擾的專注時間,處理信件、跑流程、做會前準備、寫信,其實就能大幅提升工作效率;反之,若是排滿了一堆一個接一個的會(Back-to-back meetings),則經常受到干擾,一下做這一下做那,不僅效率降低,心情也上上下下。

以上七個方法,幫助我從嚇人的收件匣和會議中解脫,能夠理出頭緒,逐一克服。除了上述方法,你有沒有什麼點子?歡迎留言分享。

(原文標題:7個提升效率的工作方法

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