人資充電

日期 |2020.09.29

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 8360次觀看

開會討論沒效率讓人抓狂嗎?或許你該嘗試時間流程管理|職場工作術

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日期 |2020.09.29

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總是覺得開會沒效率?大家都講不到重點?會議結束後好像又沒得到結論?一天花在開會上的時間超過一半卻缺乏效率嗎?或許你也該試試看時間流程管理,改善會議品質!

文/Kyria (張淳絪) 專業職場職涯教練/個人品牌教練
原文標題:開會開到火大?試試時間流程管理

開會開到火大,每個人多少都有過這種經驗吧?那你有沒有細想過,對會議不滿意的原因是什麼呢?

當然會議內容是否切身相關、與會者是否準備充足、會議中討論的氣氛… 甚至連會議室空調是不是壞了,都可能影響我們對一場會議的最終評價。不過,「真是浪費時間!」應該是最常聽到的抱怨了。

之前在躍升中高階主管的必修課 – 從專業管理到系統流程管理這篇文章中談過,中高階經理人需要跳脫倚仗既有知識技術的舊習慣,透過系統架構管理來達成更大格局的策略領導。

既然這個階層的主要職能,都跟提升系統架構的運作密切相關 (例如:激勵團隊、授權與監督、懂得衡量下屬績效、橫向溝通合作、解決內部矛盾…)。「召集及運行有效率的會議」的能力就更顯重要了。

本文目錄(點選連結可直接前往該章節閱讀)
● 人性的六種時間結構
 ◇ Withdrawal 退縮
 ◇ Rituals 儀式
 ◇ Pastimes 消遣
 ◇ Activities 活動
 ◇ Games 心理遊戲
 ◇ Intimacy 親密
● 會議的內容和流程管理
● Meta 視角

在企業中工作,「讓會議更有效率、讓會議有更大產出」算是老生常談了。為了達到這個目標,經理人們多半從會前準備、簡報格式、會議記錄… 著手,卻鮮少想到跳脫出來觀察時間和流程的管理。

然而從時間流程下手,更能達到事半功倍之效。

其實「時間結構」是一門有趣的心理學理論,不過針對職場情境,我想用比較輕鬆的方式,談一談領導者們的應用。無論是一對一檢討、團隊內小組討論、跨部門大型會議,都可以思考一下自己的會議領導風格,一點小小調整,就能帶來更大的會議績效!

從時間管理下手

人性的六種時間結構

你有沒有注意過,自己與人相處時是如何度過時間的呢?其實每個人都有不同的時間使用判斷和使用方式,也就是說,雖然大家即將一同度過兩個小時的開會時間,但每個人期待、認為「有效率」的時間結構並不一樣。

心理學家 Eric Berne 的 Time structuring 理論將人與人之間的交流共處,歸納為六種時間結構:

Withdrawal 退縮

這是一種自己抽離,不與人互動的打發時間方式。例如發呆、做白日夢、自言自語… 。這種時間可以帶來一種無拘無束的自由感,或達成自我安撫,但對與人交流是沒有幫助的。

就算在會議中,有人照樣能「人在心不在」:軀體跟在大家坐在一起,但精神和思緒完全在別處神遊。

其實在剛進入會議時,我們多少都「還沒有進入狀態」,處於退縮階段,尚未置身於有意義的共同活動中。領導者在這個時間,需要加強「注意力暖身」,讓大家彼此產生連結,並與活動目標產生連結 (例如與會者自我介紹、提示會議目標及大綱…)。也就是讓大家盡快離開這種抽離的時間使用方式,轉換為更有意義的時間使用方式。

然而,在會議進行中,也可能有人會自己切換到這種時間模式。或許,當我們看到有人如此「心不在焉」,就覺得「我這麼認真投入,他竟然在放空」而生氣。其實他不見得是不重視、不努力,只是此刻因為某些原因,他選擇用抽離方式度過時間。

Rituals 儀式

這是一種透過簡單而固定、可預期的社會化行為,來度過時間的方式。如同小時候老師一進教室,班長就喊起立、立正、敬禮一樣,大家一起度過的這幾分鐘,跟授課學習的實質活動內容沒有關聯。

每一家公司各有文化、習慣,進了會議室,總免不了彼此打招呼,甚至連座位分配都可能推攘一陣。但是每個人對於這段時間的使用長短,都有不一樣的判斷。有些人覺得一分鐘就可以了,有些人覺得五分鐘才恭敬、才有人情味。如果把自己的判斷硬套到大家身上,可能會還沒開始,在這個階段就覺得好浪費時間而生氣了。

像我曾經是那種一坐下來,文件往桌上一擺就喊「好!我們開始吧!」的人,結果給人一種雷厲風行的印象,還曾經被上司提點「開會除了解決問題,打好關係也很重要」。從臺灣轉戰法國職場後,發現跟歐洲人開會,打招呼時間要比全部都是亞洲人的場合久得多了!更加印證每個人因為個性、文化等差異,對於時間使用的方式有不同的判斷這件事,而在國際職場工作,這種體認和適應尤其重要。

Pastimes 消遣

這是一種為了度過時間而度過時間、大致上可預期的時間結構。例如講講咖啡蠻好喝的、這場會好多大老闆來啊、誇某人簡報做得真漂亮… 或是會議一開始時,報告一些例行性、跟主要活動沒有直接關係的資訊。

這種時間結構的好處,是可以讓人們很快地進入有來有往的溝通模式,但不一定會拉近彼此的內心距離。每個人對這段時間的判斷都不一樣,對有些人來說,可能覺得大家一直言不及義,或是講一堆流水帳… 然後就默默煩躁生氣了,心中大喊「不要閒聊了啦!講正事!」。

其實,我們可以把這段時間理解為在社會化的固定儀式後,每個人多少都會需要找點話講,讓自己顯得比較投入這個聚會中。如果領導者能營造出讓每個與會者都被接納,沒有人被排除在外的氣氛,就能減短這段消遣時間了。

Activities 活動

這是以有意義的思考和工作來度過時間的方式,有主題、有規劃、有目標、有評量。以會議來說,就是所謂的「討論正事、極大化產出」。

在職場上,我們當然會希望大部分的時間都用於「正經活動」。然而這段時間中,人與人之間的情感交流是比較弱的。另外,活動時間可能帶來完成工作的成就感,也可能因為互動中產生摩差,導致負面效果。

正如親子關係不能只建立在「媽媽煮飯給你吃,吃飽要檢查功課」這種純活動上,身為主管,如果一味強調團隊把時間都用在「正經活動」上,同事之間只是「一起工作的人」,對團隊合作和向心力未必是好事。

Games 心理遊戲

這是一種以一連串曖昧的互動,度過時間的方式。可以是正面的,例如某同事肯定你的報告準備充足,你回敬「哪裡哪裡,也謝謝你剛才的補充」,然後他又說「沒什麼,也是因為你的圖表清楚」… 兩人互謝個沒完。但也可以是負面的,例如宮鬥劇中常見的「指桑罵槐、顧左右而言他、話中有話」行為。

這種心理遊戲看似沒什麼大不了,其實對人與人之間的交流不利。因為無論剛開始只是好玩、只是無意識的反應、只是有樣學樣… 重複進行到最後,彼此都會有不好的感受。即使是上述的互謝互誇,重複到後來,雙方或許都會懷疑是否只是客套,更糟的情況下,還可能當作是諷刺。

心理遊戲在會議中更是浪費時間又沒有實質產出,甚至產生負面影響,結果讓與會者覺得「真是一場開得很不舒服的會議!」。而要終結心理遊戲的方法,就是秉持誠懇的態度、避免曖昧的溝通方式。例如被肯定時,真誠地說謝謝就可以了,在會議中有異議,也禮貌而坦然的表達就可以了。

Intimacy 親密

在六種時間結構中,親密時間是最深度的交流,彼此都以真誠的態度,溝通真實的想法和感受,甚至不再遮掩自己的弱點。

這種度過時間的方式,常見於伴侶、友誼中。但在職場上,卻會讓人覺得這麼深度交流有點冒險。因為當我們坦然表達對一個人的欣賞,若對方沒有回應,甚至回絕我們的好意,我們可能會覺得很受傷。

若一場會議中,與會者都抱著互助互利的精神,彼此給予誠實的回饋,當然能大幅增進會議績效。然而,這不是靠設計會議流程就能達成的,畢竟同僚之間的互信、團結,要靠日積月累的經營。

人性的六種時間結構

會議的內容和流程管理

會議的目的,是集合眾人智慧,透過開放的溝通,一起達成最佳決策。身為召集會議的主管,需要同時重視會議內容和時間結構。

在會前準備流程大綱時,就可以同時預估每個階段的所需時間,並預留幾分鐘的暖身寒暄,營造沒有人被排除的氣氛。如果在會議之前先對「時間流程」取得眾人共識,大家對時間分配就會比較有心理準備,對自己的材料和發言長度也能掌握得更好。例如「這次我們有兩個小時,先花大概 10 分鐘看市場狀況,再花 10 分鐘了解新品進度和遇到的問題,然後我們會有大約 30 分鐘討論解決方案… 」。

常常大家開會開到火大,不一定是對內容有歧見,而是對這段時間的使用方式和行進速度有歧見。

當然在現實生活中,會議不可能 100% 按照原定計畫進行,而領導者就要扮演舵手的角色,透過觀察會議的行進狀況,決定何時加速、何時放慢、何時轉換流程,並且,懂得與大家溝通這個時間流程轉換的決定,產生新的共識。例如「這個問題比我們預期的棘手很多,我提議多花 15 分鐘好好討論清楚,至於另一個專案的事情,既然距離交期還有一段時間,這次就先略過,下次再優先討論。大家都同意嗎?」而不是單純因為事情棘手,就任意延長討論時間,自己心裡預估 15 分鐘,其他人卻不知道會延長多久,結果大家無節制地越講越久,甚至離題,另一個專案的負責人卻急得跳腳。

掌握了時間結構,也需要注意內容管理。如果一場會議沒有明確的目標、流程、評量規劃,「活動」時間就可能變得雜亂無章,以致於有些人選擇使用「消遣 (隨便找點話講、重複別人的意見…)」或「心理遊戲 (一連串曖昧不明、缺乏建設性的互動…)」的方式度過,甚至決定登出,使用「退縮抽離」的方式度過。大部分抱怨會議浪費時間的人,其實最介意的是這段活動時間的品質。

Meta 視角

看到這裡,或許你對於會議領導人的角色也有了一番新的體會?

其實領導者不僅要專注於會議內容,以便作出決策,更是時間流程的掌舵者。白話一點說,就是他同時要置身事內,參與討論,也要置身事外,以一種更超然的角度去觀察會議進行的架構和流程。這個超然的角度,在教練學中稱為 meta – 我喜歡把這種能力想像成自己有個分身,以局外人的角度觀察我本人與其他人的互動狀況。

其實「以 meta 視角達成流程架構管理」正是 coaching 中最重要的能力之一,也是採用「教練式管理」者,與一般經理人最明顯的差異之一。

曾經有客戶問我,怎麼能在一個小時的教練時間中做這麼多事,幫助他釐清問題、擬定目標、探索可行方案、形成決策和行動…,而且每一堂都是如此。我笑笑說,這就是教練基本功呀!殊不知這個掌握時間流程的基本功,是多少教練在培訓過程中的一大挑戰。為了練就一小時的時間掌舵能力,必須訓練自己在 45 分鐘內就要完成,然後縮短到 30 分鐘,再縮短到 10 分鐘,透過大量的練習,體會在不同時間長度下的內容取捨,和流程調控方式。

建議經理人們,可以在開會前準備好流程時間表、會議目標、達成目標與否的評量指標,作為提點自己的大綱。並且在開會時,面前擺一只手錶,練習做一個超然的 meta 流程掌舵者。

在參與會議的過程中,如果覺得煩了,何不試著以超然的 meta 視角觀察一下會議狀況、與會者行為模式… 當你看出一個人正在如何度過時間,或許你會對他的行為和發言有全新的理解,更或許,你會想到更有創意的方式去應對,使會議變得更有效率!

【關於作者-Kyria (張淳絪)】

專業職場職涯教練 / 個人品牌教練,熱衷於陪伴國際職場上的企業經理人及獨立工作者,透過教練會談和個人品牌輔導等方式,支持他們實現工作目標和職涯理想。曾任 L’Oréal 等國際美妝及精品珠寶公司主管職,歷經15年國際品牌行銷、管理顧問背景及外派經驗。現居法國巴黎,是全球首屈一指的教練協會組織 ICF (國際教練聯盟) 執業成員,具個人品牌分析師認證、專業形象師認證、法國國家CNCP認證個人形象顧問。

★ 教練服務網站 https://tw.reinventingcarriere.com/

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