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日期 |2021.04.13

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謝文憲教簡報:先說結論再講細節,一開場就要直球對決

傳統簡報總是先闡述緣由,再專業說明,最後才推導到結論。如果結論是客戶最想知道的事,放在最後面才說,這不是很奇怪嗎?現代社會講求效率,商務簡報應該要「先說重點,再講細節」。

全球知名的筆電大廠X公司,在不久前發生一個重大問題,因為關鍵零組件的缺失,許多筆電必須進行召回及維修。身為關鍵零組件供應商的業務經理,Danny最近每天過著到處打火的生活!

除了必須追蹤發生問題的核心原因,更因為其他筆電大廠也經常來電關心,要他前往解釋這次的零組件問題會不會造成後續影響,或者詢問他們已經採用類似零件的筆電,需不需要也進行召回等等。類似的問題每天讓Danny應接不暇!

Danny仔細分析過原因:這次出現問題的零組件,是為了X公司特殊機種所訂製的零組件,因為採用特殊的製程及生產線,才會出現品管上的問題。但唯一值得高興的是,就因為這個零件是特殊訂製,所以出貨給其他公司的類似零組件,完全不會受到影響,因為產線跟製程完全都不同。

就在這個重要時刻,Danny的公司請我去跟所有業務同仁,討論接下來對其他筆電大廠的簡報策略。

危機處理的簡報,該從何處著手?

我們在一面空白的牆上,寫下「X筆電問題說明及召回報告」這個主題,對象是其他的筆電大廠。我問:「大家覺得一開始應該怎麼說呢?」眼光投向台下的業務同仁們。

業務Mark很快地接話:「這個我們前幾天剛報告過,我有經驗!」大家轉過頭看向他,「我們先詳述一下這次的召回事件,以及目前最新的處理進度。然後提供專業解說,這顆關鍵零組件的內部結構以及生產方式,最後再跟客戶解釋因為這是特別訂製,所以與我們先前出貨給他們的零件不同,不會對他們產生影響……。」因為才報告完不久,Mark對內容的印象依然十分深刻!

看著大家的表情,似乎所有的業務同仁也都接受這樣的說法。接著我拋出另一個問題:「請問大家,其他筆電大廠請我們去說明,是因為他們非常關心這次的召回事件嗎?」

「他們才不關心呢!他們反而有點開心。」Danny說,因為各大廠之間存在著激烈的市場競爭關係。X公司筆電召回,表示其他廠商的筆電可望銷量上升。「他們最關心的是他們現在用的零件會不會有問題!」其他的,也不過只是了解一下狀況,更新進度而已。

果然是個有經驗的業務主管,答案直指問題核心。我又問:「既然大家都知道客戶最關心的是自己,為什麼不一開始就直球對決?先讓客戶知道,這次的問題不會影響到他們。」我直白的建議,反而讓大家有點嚇一跳。

傳統的報告方式總是如此,先詳細解釋一下事情的狀況,再做一個專業的技術說明,最後才推導到結論─「因此本次的零組件問題,不會影響到貴客戶。」然而這樣的報告方式,其實非常考驗聽眾的耐心,因為最後一句「不會有影響」才是整個報告的重點內容,也是客戶最關心的,結果一直要等聽完二十分鐘的報告後,才能得到這個結論。

最重要的東西,反而放在最後面才說,這不是很奇怪的一件事嗎?最後我又問:「假設你就是那個聽報告的客戶,十分鐘後還沒聽到這個重點,你會有什麼反應?」

結果大家都笑了。「我會受不了,請他快一點說重點!」Danny笑著說。

先說重點,再說明細節

有了這個認知,我們修正出新版本的簡報。在一開始就提到:「今天的報告,除了跟大家說明這次X筆電的召回事件,更大的重點是要讓貴客戶放心─因為製程跟產線的不同,所以我們出給貴公司的零組件,不會受到任何的影響!請貴公司安心!」在一開始就直球對決,先說出重點後,再回到原本設定的內容,交代這次召回事件的始末以及處理的細節。

幾天之後,Danny特別傳了一則簡訊「我成功了!幾個大客戶都保住了!」訊息後面接著一個大大的笑臉!仔細的思考後,有勇氣投出直球,當然有機會得到更大的收穫啊!我也替他覺得開心!

憲哥講評

因應現代社會快速與講求效率的特徵,所以商務簡報均需切中要點,先說重點、掌握開場訣竅,三十秒內吸睛,破題精彩,成為簡報決勝的第一步,先說重點,才是最佳方案。

千萬講師 謝文憲 王永福

節錄自:商周出版《千萬講師的50堂說話課 / 謝文憲、王永福 著 》


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