如何選擇薪酬外包公司?台灣三種常見薪資委外廠商類型比較(附比較表)

決定將薪資外包後,上網搜尋發現廠商百百種,有會計師事務所、管理顧問公司、人力資源系統公司,他們的差別在哪裡?我又該如何挑選?此篇我們整理出台灣三大外包廠商的特色,以及在選擇合作對象需要注意的五大重點,希望協助你找到最合適的薪酬委外合作夥伴

文/104人資學院

完整的薪資代管服務,包含了人事資料的建置與維護、薪資計算及加扣項作業、每月代扣所得等稅務作業、到職離職加退保等保險業務。

我們在「成長中企業將薪資計算外包的理由?」一文提到 50 人以上的企業將薪資外包的三大好處:可以將資源投入在營利的業務上、迅速應對法律的變動、降低企業的人事成本。那麼,在決定將薪資外包後,該如何選擇合作的廠商呢?

一、瞭解 3 種台灣常見薪資委外廠商類型

各國提供薪資代管服務的廠商都不太一樣,而在台灣主要可以區分為三個類別:會計事務所管理顧問公司(管顧公司)、人資系統廠商

1.會計事務所:

除了帳務處理、稅務申報外,台灣部分會計事務所亦有提供薪資計算的服務。交由事務所的好處為帳務及薪資能由單一窗口處理,然而大部分會計事務所沒有提供系統,因此在發薪前公司內部的窗口需要統整資料給事務所。

2.管理顧問公司:

各家管顧公司提供的服務主力有所差異,因此需要找到以人力資源為強項的公司,較有可能提供薪資外包的服務。這類的管顧公司的優勢在於除了薪資代管,亦會提供企業管理諮詢、人力派遣等服務。然而,如同會計事務所,較少提供系統,因此需要花費較多時間進行資料的統整以及溝通

3.人資系統廠商:

人資系統廠商提供的薪酬委外服務,因為結合自家系統,從新進人員的資料建置、出勤管理、薪資查看等都能在系統上進行操作。廠商的顧問只要進入系統,便能即時處理薪資代管的各項作業,大幅減少雙方的溝通時間;同時資料保存也較不會因為人員的異動而流失。然而大多只專注於人事行政管理面向,較無法如上述會計事務所、管顧公司提供財會、其他顧問類型的服務。

二、合適的薪資外包廠商需具備的條件

了解了不同類型的薪資代管廠商後,我們回到最初的問題,要如何決定我要和誰合作呢?那些條件是我需要注意的?

1.功能與服務:

上述三種類型的廠商各有優劣勢,需要先釐清公司最核心的需求為何,再去做評估。你可以先將「目前遇到最主要的三個問題」、「公司的人數規模」、「預算」列出,並對應廠商提供給你的服務與功能進行篩選。注意,不是擁有最多功能與服務就是第一選擇,最好的合作夥伴是要能解決你的核心問題。

2.溝通與時間成本:

確認廠商的功能與服務能滿足所需後,再來你需要了解和他們合作會花費多少時間、以及如何進行溝通。薪資的計算是每月的例行公事,如果委外並沒有節省的公司的時間,反而增添許多麻煩,其實就是本末倒置。選擇「擁有系統的」廠商確實能幫助你節省許多時間,不需要再利用 email 或 excel 來回溝通與確認;也無需委託廠商寄送紙本薪資條,整理後讓部門主管發送,全面數位流程處理。

3.資料的安全與保存:

薪酬相關的資料,一直都是公司最機密的資訊之一,外流不僅會引起內部員工的尷尬,還會打擊公司的形象。另外,勞基法也規定勞工相關的出勤及薪資資料,需至少保存 5 年。因此,在挑選合作廠商時,應謹慎了解對方是如何協助保存資料;若有搭配系統,需篩選廠商是否有經過國際資安認證、機敏資料是否有加密、權限控管,以免不小心讓維護工程、財務、HR 等人員可輕易查詢。

4.客戶服務與經驗:

出勤及薪資的計算依照產業、以及公司本身的制度,會有很大的差別,這時合作廠商的經驗就十分重要。在評估合作的廠商時,可以詢問是否有類型規模、產業相關的案例可以提供。若能提供更多人資相關的法律諮詢,在未來需要協助時,會有所幫助。

5.未來的發展:

建議在挑選廠商時,可以評估未來 5 年是否會有規模擴大成長的情形。 好不容易找到的合作夥伴,我們不希望在短期內不斷的更換,所以找到能和公司一同成長的對象非常重要。與廠商接洽時,可以詢問不同人數規模的服務,有什麼差異、是否有相關案例;若有系統,可以了解是否有不同的模板套組,以因應成長後的企業需求。

三、選擇未來公司擴張亦能滿足所需的合作夥伴

仿間常見薪資外包服務比較

若公司人數約在 10 人以下,且已經有合作的會計師事務所,建議可以直接詢問該事務所是否有薪資代管的服務即可;若公司的組成大部分為派遣人員、且長期需要人力派遣的協助,建議可以將薪資代管交由合作的管顧公司一並處理。除此之外,建議可以直接找尋人資系統的廠商,如深耕人資領域、業界有名的 104

104 的優勢在於除了計薪外,也額外提供人事管理系統平台,讓員工的打卡資料、假勤管理在系統中即可一次搞定,且亦可透過系統直接拋轉薪資資料,比起傳統會計師事務所、管顧公司的薪資計算服務,更節省每月彙整 Excel 繁瑣作業時間;104 的系統也擁有 ISO 27001 資訊安全專業認證,薪資機密性有保障、無需擔心資料保存、外流問題。若人數隨規模成長,亦有多元的人力資源模組及方案可以擴充。

另外,使用 104 薪資代管的服務其實就等於雇用一個人資顧問群,除了定期提供客戶最新的法律資訊,也會提供制度面的諮詢、薪酬市場行情等資訊,協助企業解決人資各方面的問題。

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