職場360

日期 |2020.11.06

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 1553次觀看

沉默是金還是禁?溝通不良將養成「知情不報」的組織文化|職場溝通

職場360

日期 |2020.11.06

文字 | 104人力銀行

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在很多組織中的溝通,成員習慣用「隱惡揚善」的回報模式來自我保護,這將養成「知情不報」的文化,讓組織內的溝通不透明、增加更多的消息傳遞成本,在管理領導上,務必要避免這種狀況。

人類有自我防衛的本能。既然是生物當然會想要保命,並且也會試圖甩開降臨在自己身上的災厄和損失。

在社會生活中,我們同樣會先思考怎樣對自己更有利再行動。另外,為了讓自己隸屬的團隊獲得優於其他團隊的利益,行動前自然也會研究要怎麼集體作戰。自古以來,人類就跟野生動物及其族群完全沒有兩樣。

然而,生活在現代的人類,卻將難以想像的巨大能源、動力及速度化為現實。電影《二○○一太空漫遊》(2001:ASpaceOdyssey)開頭的場景,就始於被認為是人類祖先的類人猿拿起獵物的骨頭,打壞徒手破壞不了的東西,而逐漸發展出永無止境的科學和機械文明。

最後,仍然憑藉自我防衛本能生存的人類,就會走向自身的破滅。而擁有智慧的人類恐懼這項結果,為了避免自己和地球一起毀滅,於是商議和訂立使用方針,藉以規範人類擁有的巨大力量。然後各個國家又針對規範內容激烈爭論,儘管可能會引發衝突,但仍會持續磋商。

為了防範事關人類存續的災難,必須要互相商議並形成規範。同樣的,組織範圍更小的國家、公司及公司內部團隊當中,也必須循一樣的方式來解決問題。

假如組織成員依循自我防衛本能來行動,即使當事人能獲得眼前的利益,但從更宏觀的組織立場來看,這樣做將會擾亂秩序,造成損失,從結論上來說,當事人最後還是會吃虧。

從更宏觀的組織立場和長期眼光來看,要讓自己獲得真正的利益,就必須違抗人性的本能,再痛苦也要妥善因應,這是人類的智慧。相反的,若是沒有好好將這個概念重複向周遭說明解釋,人就容易傾向順從本能,以眼前的利益為優先,這是人類的弱點。

工作失敗時的對策,就是個簡單明瞭的例子。

擔心一己的評價,在乎組織當中別人的眼光和評判而隱瞞過錯,是生物本能的因應之道。但是,這不僅會讓組織無法正確彌補失敗,裂痕也會在不知不覺間擴大,最後將會陷入組織的力量無法處理的險境。

曾有一家汽車公司因為貪圖眼前的利益,隱瞞需回收的車輛數量,就是個典型的例子。這家公司正是因為把問題放著不管,導致無關的家庭主婦喪命,聲譽一落千丈。而且後來非但沒改善公司根本的體質,還繼續竄改環境保護資料,最後落得被其他公司收購的結果(編按:這家汽車公司即為三菱汽車)。

隱瞞錯誤會變成知情不報
Photo by CHUTTERSNAP on Unsplash

我們再把基準縮小一點來思考這件事。

想要隱瞞在日常工作進行過程中所犯下的小失誤,是我們真正的心聲。比方像是手動輸入資料到Excel試算表時,就經常打錯數字。

假如當下有察覺,當然可以馬上修改,但若過了幾天後才注意到這個錯誤,此時這個錯誤的數字已經被呈交上去,被當成是團隊成果的一部分,而且整份報告書都已經整理完畢了,會怎麼樣呢?

想要逃過責罵是人之常情。何況若是坦白說出這件事,團隊的其他人將不得不重做文件,讓人十分過意不去。但這也是自私的藉口。

這種情況若發生在健全的團隊中,當事人就會按捺自我防衛本能,向上司和周圍的人坦承發生了什麼事,然後一起思考該怎麼處理。然而,若是團隊的上司經常嚴厲斥責部下,導致成員萎靡不振,在這種情況下則會選擇沉默,傾向於關閉溝通的管道。

像這樣,一旦溝通開始產生阻礙,上司就沒辦法看到團隊真正的面貌,最後終將變成明顯的障礙,阻撓業務的進行。

要是陷入類似這樣溝通閉塞的局面,就會在無意之中發生失敗。為了防止這一點,組織內部也要建立圓滑的溝通,上司要注意自己平常的言行,努力共享價值觀,同時給予部下應有的尊重。

原文標題:〈溝通不健全的組織,會讓人「知情不報」
文章授權:樂金文化《員工廢,都是你管太多!:21招培養下屬主動積極、進階思考的高效溝通術! / 飯野謙次   著》

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