人資充電

日期 |2021.04.30

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應用職能系統,發展符合企業所需人才

文/羅悅華 104人資學院 資深專任顧問

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我們常會聽到企業的主管或人資人員面臨到以下的問題:

好的人才真的很難找,一方面不知道要用什麼標準和工具來選才,另一方面又要如何避免面試時感覺求職者很優秀,但是進來公司以後,績效表現卻不如預期…

當人找進來也留下來了,想要持續培養人才,到底要安排什麼課程?各部門提出的訓練需求真的是我們所需要的嗎?

像這類的問題,其實我們可以用「職能」做為基礎,來發展相關的人力資源政策。

職能冰山理論

首先我們先來了解,什麼是職能,史賓森(Spencer & Spencer)在1993年提出職能冰山理論(圖一),我們把冰山切分為水面上和水面下,水面上是容易被了解和看到的,包括知識和技能,例如學歷、證照、工作經驗等外顯特質,這些是完成工作的基本條件;而水面下代表一個人的內隱特質,包括態度、價值觀、自我印象、個人特質和動機等,它是比較不容易被看清楚也比較不容易被了解的,但它卻佔了整個冰山的一大部份,是影響工作績效的最大因素,也是能否成功完成工作任務的重要關鍵。

因此我們可以用最簡單的一句話來定義職能,就是「成功完成工作任務所需的能力組合」,這些組合就包括知識、技能和態度(KSA)。

圖一:職能冰山理論

找出人才標準

一般在企業裡,我們會將職能分為三大類,包括核心職能、管理職能及專業職能:1. 核心職能

根據組織的使命、願景、價值觀、文化來界定組織應具有的競爭能力,並且可適用於公司所有同仁所需具備的共通能力。例如:顧客導向、團隊合作、認真負責…等

2. 管理職能

根據組織的長期目標和使命及策略,來界定各階層主管所需的管理能力。例如:工作指導、管理績效、計劃組織…

3. 專業職能

根據不同工作性質所需具備特定的專業能力。例如:行銷業務可能需要「銷售技巧」、產品研發可能需要「分析思考」等,針對該功能層面的員工所需具備的專業能力。

這些職能都應該有清楚的「定義」以及可供衡量的「關鍵行為」。每一個職務所需要的職能項目組合,我們就稱之它為職能模型,一個職能模型大約會包含4-7項職能項目所組成。

如何找出所需的職能項目,以核心職能和管理職能來說,我們可以透過高階主管的訪談進行質化分析,從公司的經營理念、價值觀、文化..等,了解組織重視同仁及主管在工作中應展現出哪些關鍵行為,再來對應出所需的核心職能及管理職能項目;至於各單位所需的專業職能,則可透過量化問卷的方式來收集相關資訊,最後並可由高階主管召開職能確認會議,會中透過顧問引導及討論的方式進行最後確認。

管理職能、核心職能、專業職能對應之職位

可參考下列顧問諮詢服務:

職能模式導入 (了解更多)

召募甄選工具—職能測評與職能行為面談

當我們把每一個職務都定義做好該職務應有的職能後,想要了解求職者是否具備該項能力,我們就可以使用最基本的二個甄選工具:「測評」與「面談」:

1. 職能情境測驗

情境測驗是給予一個實際工作中可能遇到的情境,並提供若干個選項讓受測者選出「最應該」與「最不應該」的答案,藉此了解求職者對該項職能的認知狀況。主管則可透過測驗報表的結果,比對該職務的常模,了解求職者個人在職能上的強弱,它是一種客觀性較高、也較容易使用的方法。

2. 職能行為面談

面談時則應使用職能行為面談法,職能行為面談是利用過去的行為來推斷未來的行為,從求職者的真實工作與生活中,了解在特定情況下,做了什麼事情,遇到了什麼困難,處理了什麼問題,最後結果是什麼等等,讓主管有機會從中觀察求職者的表達能力,講述是否接近事實,以及是否能描述出幾個符合期望的關鍵行為。

身為主管不只要會問對問題,還要知道怎麼將所問到的答案與職能連結,依據求職者的描述,聆聽出是否具有所需的職能行為後,再進行不斷的追問,是面試結果是否成功的關鍵因素。

可參考下列課程、工具與顧問服務:

職能測驗
職能行為面談技巧課程 (了解更多) 
召募甄選制度建置

人力資源的相關應用

近幾年來,台灣的許多企業開始重視「職能」,人資單位也開始以職能為根基,推動職能建置專案,除了運用在招募選才外,並可應用在績效管理的行為目標評核上,訓練發展上則可利用各職務的職能模型,建置學習發展地圖,並從職能導向盤點現有人員的職能認知,找出職能缺口後,了解所需培養的職能項目,進行相關的團體訓練或執行個人發展計劃,讓各項人力資源相關政策可以與職能結合。

可參考下列計畫與課程:

訓練發展制度建置
職能學習地圖
360plus® 職能評鑑與回饋 (了解更多)
主管/員工能力培訓課程 (了解更多)
個人發展計劃

相信透過「職能系統」的導入,使員工應具備的能力與工作所需相互結合,並進一步與公司經營理念、目標和策略連結,對於協助企業在招募甄選、績效管理與訓練發展上,將能有效管理人才,並強化組織競爭優勢,提升競爭力。

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