人資大未來 (3) :如何用新科技讓員工入職更順利,提升留任率

文/陳佳慶  104人力銀行  資深特助 原文出處/104整合招募

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員工入職 HR Tech

今天來聊一聊員工入職的 HR Tech。員工入職 (Employee Onboarding),是1970年代初期在美國開始的,主要目的是為新員工的到來做規劃和準備,幫助新員工建立良好的第一印象,快速適應新職務、融入團隊與提高生產力,入職的時間大約持續六個月到一年左右。

招募其實有點像是約會,試想一下,今天你好不容易你找到一個不錯的人才 (看到不錯的對象),約他來面試幾次 (和對象約會),他願意到貴公司工作,簽了聘僱契約書 (願意和你交往)。然後呢?就沒有然後了,直到他來上班的那天,這是一般公司招募人才的流程。如果工作是一種關係,是一種承諾,其實有很多事可以做的更好。

25歲的Katy 去面試某上市公司業務助理的職位,面試了三次,終於獲得這個工作,心裏覺得很高興,也迫不及待要到新公司上班,不過還有三個禮拜,她想著應該要陪家人去走走,和朋友安排一些活動等等。過了一兩個禮拜,獲得新工作的喜悅有點變淡了,反而有點擔心自己能不能適應新環境,也不知道要準備什麼,心想如果有人跟他說就好了。

第一天上班,Katy 來到公司,公司櫃台請同事來帶位,到了位子空空的,電腦還沒準備好,同事也都各忙各的,好不容易主管來了,簡單講幾句話就又跑去開會,Katy 不知道要幹嘛,只能無聊的滑著手機;因為開完會主管要去拜訪客戶,只能過來簡單交代一下工作,臨時請同事幫忙介紹環境,同事因為忙,簡單介紹一下就離開了,Katy 心想,這公司主管同事都好忙喔!我要來這裡上班嗎?

中午吃飯不知道公司附近有什麼,只能Google一下附近有什麼餐廳自己去吃,新的環境讓他有點不能適應,有點懷念以前上班中午和同事一起吃飯聊天。下午有一些會議,主管建議 Katy 也可以一起參加,參加了後覺得很挫折,因為有很多縮寫不知道什麼意思,不知道大家在說什麼,只能把自己不懂的東西都記下來,找時間再請教同事,第一天工作下來,Katy 懷疑自己真的適合這份工作嗎?原本興致高昂的工作情緒,彷彿被澆了一盆冷水。可以想像,如果往後的幾天或幾週都是這種情況,Katy 可能沒辦法適應新的工作環境。

員工入職用 HR Tech 五個好處

網路可以搜尋到一些 Employee Onboarding Checklist,可以很清楚的知道,第一天、第一週、第一個月、三個月、六個月、一年分別要做什麼,這些細節大家有興趣可以自己上網搜尋,往後有機會在雇主品牌專欄時再討論。全球在做員工入職的HR Tech 的公司不少:Talmundo, Enboarder, Personio, CakeHR, Digidesk, HROnboard, Sapling, Rippling….等,你可能會問,不就是員工入職嘛!我們公司也有做,到底有什麼不同?這些 HR Tech 公司做得更符合數位時代的需求,簡單的說:體驗更好、效率更高、跨裝置使用、數字驅動與即時反饋。

1. 體驗驅動
體驗驅動的員工入職是什麼意思?就是在歡迎新員工時創造引人入勝且令人難忘的員工體驗。聽起來是不是似曾相似?(只是要把員工換成客戶) 傳統的員工入職比較像是你去買菜的代買清單,馬鈴薯、洋蔥、白菜….等,買完就結束了,體驗驅動的員工入職就是用他喜歡的方式煮出一道菜。

2. 自動化處理
一開始 HR 在設定員工入職流程後,HR Tech 就會流程自動化,比如:何時要告知用人主管要做什麼事?IT 總務又要在什麼時間準備電腦、文具名片等,只要新員工簽回聘僱契約書後就開始自動化進行。很大程度的提升跨部門溝通的效率,有些HR Tech 服務統計可以節省 30% HR 的時間。

3. 跨裝置
所有的流程在雲端進行,關係人可以透過手機或是電腦來接受和處理,新員工簽回聘僱契約書後,就收到公司寄來的訊息,由總經理錄製的歡迎影片,接下HR來告訴您有什麼流程要處理,用人主管寄送歡迎訊息,並提供公司或部門的內容,可以確保入職前新員工都可以知道部門業務的基礎資訊,或是部門同事錄製的歡迎影片,VR 辦公室導覽等等,都可以透過手機或電腦來進行。

4. 數字驅動
透過 HR Tech 員工入職,HR 每天都可以透過儀表板 (Dashboard) 了解現在員工入職的情況,那些用人主管、IT、相關部門有沒有按時回覆,會每天提醒,HR 可以很輕鬆的管理所有問題,之後會根據時間區間累計不同部門的數據給更高主管參考。

5. 即時反饋
第一天、第一週、第一個月、三個月、六個月、一年,除了用雲端系統感謝員工之外,也請員工直接提出入職的反饋,比如:可以詢問新員工入職的評價?已經準備要進入下個階段了嗎?會推薦公司給其他人嗎?我們透過雲端即時收到新員工的反饋,可以根據不同的需求來調整入職流程。

員工入職讓員工成為雇主品牌形象大使

入職的重要性在現在大大提高,因為工作平均在職不到四年並且終身僱用已經過時。

里德·霍夫曼 LinkedIn 聯合創辦人

表面上員工入職是幫助員工,創造令人難忘的員工體驗,但實際上最終獲得好處的還是公司。公司可以準確地提供企業介紹與部門資訊,使員工了解公司,明白公司的文化與做事方法,使新人可以快速適應工作職位;還可以藉由雲端平台,收集員工對公司的意見,減緩新員工的緊張情緒,讓他們可以得到歸屬感,快速投入工作,提高工作生產力,降低離職率。一位愉快而敬業的員工,當他們對入職體驗感到驚喜,就會成為雇主品牌形象大使。敬業的員工不僅是忠實擁護者,還是傳播者,他們會社群媒體上分享,讓所有人知道。這意味著我們會吸引更多優秀的人才,擁有更低的招募成本。

所以新的員工入職服務有這麼多好處,還不趕快來用嗎?

PS.
你們公司有什麼特別的員工入職體驗嗎?分享給大家參考。
需要的是同理心,你希望剛入職得到什麼樣的體驗,就可以把這種體驗帶給新員工。
如果覺得這篇文章對你有幫助,請幫忙分享出去幫助更多人,謝謝你。

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