運用以禮相待的招募流程,教你塑造求職者心中No.1公司

文:博士博人力資源 楊國柱

2022年求職者的工作機會提高至2.1個,預計2023年將面臨缺工潮。人力資源需提出留才措施,與用人主管確認適當需求條件,以避免不切實際的招募循環。創新招募甄選程序,提供獨特面談邀請,讓應徵者有被重視的感受。

104人力銀行統計,每位求職者的工作機會從2020年的1.29個到2022年提高到2.1個,而受到高齡化與少子化的持續衝擊,大家都知道疫情後的2023年是「大缺工潮」時代來臨,所以,今年會看到許多知名企業陸續提出各種留才措施,這對辛勤努力的上班族也算是一大福音吧!然而,對於從事人力資源的工作者,特別是負責人才招聘的人資夥伴們,又該如何因應這人才爭奪的大環境呢?

黃石公兵法三略:「夫用兵之要,在崇禮而重祿。禮崇則智士至,祿重則義士輕死。」阿里巴巴集團創辦人馬雲說得白話些:「員工辭職理由林林總總,但只有二點最真實,錢,沒給到位;心,委屈了」。雖然說法不同,所見略同。公司的薪資政策其實也就是人才水平競爭政策,所以,人資要把招募工作做好的一個重要步驟,就是要讓用人主管清楚,公司的薪資適合聘用怎樣水平的人才,然後與用人主管確認適當的人才需求條件,才開始進行招聘作業,以避免一開始就落入所謂的「又要馬兒好,又要馬兒不吃草」,這種不切實際的招募循環。

設計一個以禮相待的招募甄選程序,讓應徵者感受到被尊重的求職體驗,則是招募夥伴可以立即改善的。其實 interview 這個英文單字,就內涵面談者雙方是平等的,如果人資與用人主管還是「面試官」的思維,一副要來審查應徵者是否足夠資格進入公司的態度,而不是協助公司與應徵者客觀評估彼此是否匹配,那就不合時宜了,最終報到人數是0也只是剛剛好而已。接下來,我們可以檢視一下,以禮相待的招募甄選程序,人資與用人主管還可以多做些什麼?

第一印象有所謂的黃金七秒,在審閱應徵者履歷的黃金七秒中,最不喜歡看到千篇一律的自傳開頭寫著家庭狀況,是吧!同樣的,每天看一大堆履歷的招募夥伴是否有想到,與合格應徵者第一次接觸的面談邀請電話或email,我們是不是也在用千篇一律的制式語言文字?想想看,如果我們可以發送給應徵者獨特的、辨識性強烈的面談邀請,例如:「在您的履歷中看到……,我要給您按個讚,也想跟您約面談…」。應徵者應該會對您與貴公司印象深刻,因為很少招募夥伴這麼做。最近一個例子,我打電話給應徵者,對她說:我看到她在目前任職公司得到的那些榮譽與獎項,肯定是一個優質的工作者,希望約個時間可以多了解她得獎的原因,以及想轉換工作的想法,然後我也會跟她分享更上層樓的專業追求。對話中很明顯可以感受到應徵者的開心與感動。我要說的是:優質工作者理應得到尊重、禮遇,而一般合格的應徵者,如果給予尊重、禮遇,那招募效果肯定大得讓人意想不到。

應徵者依約到公司,說明是來面試的,公司的同仁可以說出:「您是來面談行政助理的王曉華小姐嗎?」,多一些具體資訊能讓面試者感受到有被注意、有被放在心上。而接著,應徵者需要花多少時間填寫應徵資料?填寫資料的內容與過程是否就在打擊應徵者報到的意願?我們讓應徵者等多久才開始面談?面談時讓應徵者感覺腦霧:「這個問題人資剛剛不是問過了,怎麼主管又問一次?」等情況都在使應徵者獲得較負面的面談體驗,對應徵公司更是容易留下不好的印象,其中讓應徵者更受不了的,就是面談過程像在審問犯人:「怎麼會這樣就辭職不幹了?」,態度輕挑詢問個人隱私:「跟男朋友交往多久了?」,還有誇張的情境式面談,等面試結束最後才說:「不好意思,剛剛是在情境面試,請不要介意。」其實,只要招募夥伴夠專業、多一點體貼,這些環節都是可以做得更好的。招募夥伴應該具備的高效甄選面談技巧,在此就不多作贅述。

好不容易找到合格的應徵者,但是公司或部門的現況並不匹配應徵者的期待,可能原因有:出勤沒有彈性、沒有系統性培訓、薪資福利不符期待、調薪晉升沒有標準等,常聽到開玩笑的話:「先騙進來再說!」,至於會不會因誤會而結合,因了解而分開,就靜觀其變了。這樣到底是好還是不好呢?我個人的實務經驗,最高段的「騙」,是真心替應徵者著想,盡可能地協助應徵者分析利弊得失後,相信應徵者會做出對自己最好的決定。這是以禮相待、高度尊重。這樣,不但不用擔心應徵者在PTT負面留言,可能還會幫忙介紹朋友來公司應徵哩!

最後,想要再探討一個比較棘手的問題:有些單位主管,總是留不住新進同仁,再怎麼努力招募,結果還是徒勞無功,該怎麼辦呢?這裡分享個人實務經驗提供招募夥伴參考:招募夥伴應該要掌握該單位同仁的離職原因,例如:無法配合加班,或是適應力、抗壓力不足等,然後跟用人主管討論,如何將離職原因轉換為甄選評估條件,以提高招募甄選有效性。

如果離職原因是單位主管的領導方式,例如:總是把部屬當奴才使喚,賞罰不明、公私不分,沒有給予學習成長機會等,那麼我個人認為,在主管尚未改善管理能力前,不應該媒合應徵者給這種主管,如果我們真心替應徵者著想,真心為公司形象、口碑著想的話。人資要做的,是協助主管提升適當的管理能力,或者讓主管理解自己並不適合擔任主管,這樣才能進行有效的招募與甄選。

以上我們分享了以禮相待、給予尊重的招募提醒,包括量身訂做的面談邀約,認真準備面談各環節,協助應徵者了解公司現況;也提醒招募前置作業,包括適當的人才水平確認,將離職因素轉為求才評估條件,確認主管具備適當的管理能力,希望對招募夥伴有些助益。

如果您對面試過程中的技巧感到困惑,想要在人才招募和甄選方面提升您的策略思維和技能?
「破解人才難題 - 從招募到留用的全方位解決方案」公開班,將教授您高效面談程序的重點提醒,以及行為式職能面談的技巧,進一步幫助您招募到最適合的人才。除此之外,我們還將探討人才吸引和任用決策,讓您在人才管理方面更加得心應手!

了解更多本文作者的推薦內容 > 【破解人才難題:從招募到留用的全方位解決方案】 公開班

看更多 知識市集 好文 >>