人資充電

日期 |2021.06.07

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【104人資長來解答】疫情來襲停業、減班如何調整薪資?在家上班、防疫照顧假如何計薪…

疫情來的措手不及,除了要準備在家上班的相關措施,勞工薪資、出勤與防疫假別,是否讓HR們更加頭昏腦脹,104特邀人資長—鍾文雄老師來替大家解答。

▲新型新冠肺炎請假、薪資攻略表

一、薪資

Q1-1若政府宣布疫情達到第四級,同仁無法上班,那薪資該如何計算?

目前政府未宣布停班,期間如要實施減班減薪,建議從高階主管、董監事的減薪開始著手,且減少日常固定開銷,如;資本支出、交際費與差旅費,並凍結人力編制。特別注意,因疫情減薪降工時,需和員工進行勞資協商,若資方片面宣布減班休息,調降員工的勞動條件,可能會遭罰2至100萬元,目前政府有給予停業期間不課徵娛樂稅的紓困方案,這方面可以多關注政府每天公告的減稅與補助消息。

鍾老師提醒:如政府宣布封城並公告部分企業停班,因停班的決定不歸責於雇主,則企業不需給付勞工基本工資 (含假日) ​​​​​​​​,如宣布停班,民生、物資產業仍依法持續營運,此類企業則正常給付勞工薪資。

由於宣告停課、停班,如果企業無法透過居家辦公因應,這樣的改變必定對經濟、社會造成重大衝擊。這階段疫情嚴重到政府不得不做相關預應與準備。政府若宣布停班必定會再公告相關作業細則、紓困補償,請大家不用過於擔憂,104 也會持續追蹤相關防疫指引,有任何問題歡迎至104 職涯診所發問!

Q1-2若政府宣告四級但不停班,對於一些無法全面居家上班產業之員工,是否應給予最低基本薪資?

依法勞工必須接受資方的指派提供勞務,因疫情影響造成勞務減少、工作內容改變,可以透過減班休息的方式進行協議討論,全職領月薪的勞工進行減班休息後,其月薪不得低於基本工資

Q1-3在疫情期間,針對部分工時以時計薪同仁,可否依企業營運需求直接減少排班?

部分工時計薪同仁可以透過勞資協商同意後,減少排班,降低工時,但不得未經勞資協商同意而片面宣布減班,須根據原來勞資雙方所簽訂的時數進行協商與調整。

Q1-4針對未收到勒令停業的休閒產業,企業應如何應對?

受衝擊的休閒產業,如果疫情在短期內尚無好轉的跡象,可能要開始規劃減班休息的方案。

二、減班休息

Q2-1門市服務減班如何約定?

減班可以進行協商後進行簽約,減少工時可以參考勞動部的說明文件,勞動部與各縣市政府有提供勞雇雙方協商減少工時協議書範例可以參考。減班休息通常以三個月為原則,且須注意這三個月勞保、健保、勞退的投保等級是不能任意調降。

▼可參考以下資料

勞雇協商減少工時專區

因應景氣影響勞雇雙方協商減少工時應行注意事項

Q2-2醫護人員分流上班(A.B班),造成上班時數減少,應符合勞基法的方法即應注意之事項?

如因疫情影響,診所不需要每天都開,可以減少工時與調整班表。需進行勞資協商,取得勞工本人同意。

Q2-3欲採取減班休息前,可否請員工安排特休或防疫照顧,以降低減班休息之可能?

減班休息是企業面臨經營困境不得不的決定,建議先與員工協商使用特休或是補休,提醒企業不能直接片面要求員工用特休或補休,需要勞資協商同意。

Q2-4若當月排班時數已少於整月應上班時數,已經請員工先排休、再補休假及特別休假、但再不夠以休假彌足該月上班時數該如何因應?剛報到的新人沒有假又該如何安排才合理?

若員工所有假別都請完、新人沒有特休可以使用事假、家庭照顧假或是防疫照顧假等等,最後再協商走減班休息。

如果企業可以維持正常營運,則不得強迫勞工休特休。

三、假勤相關

Q3-1要採分流上班,可以上12小時做一天休一天嗎?

A:分流上班、AB班、異地上班都可以進行勞資協商,每週工時也可以做調整。

若是全公司適用的上班規定,建議在勞資會議通過後執行,個別或少數員工則請員工個別同意。

勞基法規定無論公司大小,三個人以上即可開勞資會議,實務建議可以充分利用勞資會議討論減班休息以及班表的調整,勞資會議是很重要的溝通管道。

Q3-2勞雇協商已安排特休或防疫照顧假注意事項?要填寫同意書嗎?若是員工不同意該怎麼辦?

需簽訂勞雇雙方減少工時同意書(一式三份),若員工有異議可以透過勞資會議進行溝通。因法院、勞動部皆認為資方營運困難,相較於資遣員工,減班休息是彈性、可接受的折衷方案,如果經多次勞資溝通未果,企業再採協議資遣的方式處理。

財政部公布防疫照顧假若給薪,明年報稅可加倍抵稅,若企業營運未受重大影響,建議可以多加利用。

Q3-3自主停業是否能簽訂協議(切結書)請員工先用特休?

勞資雙方可以自行協商,可以先使用特休、補休,減班休息是最後不得已的決定。協商完要申報勞動主管機關,準備協議書一式三份、最近三個月繳勞健保與勞退金的收據,其目的是讓勞動部掌握疫情受影響的人有多少,以便提供必要的協助。

而企業有申報才能獲得紓困、無息貸款等補貼,勞工也能獲得部分工資的補貼。

Q3-4若員工確診,造成其他同事必須隔離或全公司同仁須隔離,該無法上班期間(目前全公司系統難支援同仁在家上班),公司該如何計薪?

Q3-5是否同仁請防疫隔離假即可?隔離同事是否給薪

首先須確認確診原因是因公染疫或私人原因,因公染疫須給薪、私人原因則需請假,同仁若是受公司要求而隔離,薪資須由公司給付。

遠距上班為未來的趨勢,建議公司開始準備遠距上班相關措施,如採購筆電、研究網路連線以及資安問題。104目前也是全體員工居家上班,也花了相當長的時間提早佈局,才能快速因應疫情而採取相關防疫措施。

Q3-6員工父親非直接接觸者,但與未同住之父親吃過飯,請員工自行自主防疫在家健康檢測,一定要給薪處理嗎?

若是公司要求員工防疫在家自主健康管理則需給薪;反之員工自行自主防疫則不須給薪。

Q3-7若疫情升級至第四級(停班),可以不支薪,但若遇到員工申請產假或喪假,雇主是否不得拒絕不給薪?

因原來的權益是沒有變更的,產假或喪假依照法令規定給薪。

四、職災

Q4-1怎麼判定因工作染疫or非因工作染疫?

A:雇主要求員工到疫情重災區洽公,或醫護人員、捷運保全工作有染疫風險,即為因公染疫。反之被家人感染,則非因公染疫。

而因公染疫請假別也會有所不同。若是職災即請公傷假,非職災則請特休或是普通傷病假。

Q4-2員工因公染疫,公司如何因應

因公染疫因為是職災,需進行職業災害醫療費用、原領工資、失能或死亡等補償,請參照勞動基準法第59條規定。

Q4-3公司已實施在宅上班,期間員工若染疫,是否屬職災?

居家上班屬勞資雙方協議之工作地點的移動與變更,家裡視同為上班地點,執行公務所發生的事件都視為職災,所以在家中上班被家人感染,也在職災的範圍內,包含在家中跌倒、煮咖啡燙到…等等。倘若員工因個人喜好到咖啡廳辦公而發生意外,則因為咖啡廳非勞資雙方約定的工作地點,不算職災賠償的範圍內。

五、勞資協商範圍

Q5-1若因疫情考量,延後新人報到日期,是否可行?

Offering Letter是法律文件,求職者是勞動事件法中勞工的角色,聘僱書若要改變需要協商,當事人不願意,則要讓他如期報到,或是與其溝通提供適度的補償,否則會是勞動事件法的爭議事項。

Google的做法為是讓新人在家報到,使用公司系統線上作業,但他們觀察到,遠距上班的新進同仁,對於企業文化與價值觀較不清楚,會有公司認同感較低的現象。

另外的問題是影響團隊運作的順暢,所以企業居家上班時,HR會跟遊戲軟體公司合作,設計互動軟體,進行線上團隊競賽與遊戲,營造團隊合作氛圍。104則安排HR在線上和大家一起做健身操與線上遊戲,讓大家在家維持健康不孤單,也可以創造團隊競賽的激勵效果。

Q5-2員工試用期中,但因分流上班(A.B班),試用期是否延長還是按原時間過試用期?

試用期是雙方合意即可,但若要延長試用期則必須進行勞資協商與同意

最高法院曾判決,延長試用不可以片面宣布,這對勞工來講不公平。試用期為勞資雙方公平而設,資方可以判定員工是否適格,勞工可以感受該環境是否適應,雙方可以在試用期內決定勞動契約的存續與否。

六、居家上班難題

Q6-1除了網路刷卡、固定工作報告外,有其他方式HR能確認遠距/在家上班的人確實有上班?

有些外商公司從去年3月到現在都居家上班,但營收與獲利持續成長,在確保員工績效與上班工作上,有很多形式可以做為考勤紀錄,如:電腦開關機時間、GPS、紙本、企業大師打卡系統eHRMS人資系統等進行考勤紀錄與工作報告。

而最重要的三點為:

一、填寫工作報告:每日工作任務的分配時間,讓主管掌握部屬工作狀態

二、查看績效:了解業務怎麼拜訪客戶、業務進單狀況如何

三、例行與臨時工作報告會議;透過會議讓主管掌握部門的整體績效

企業大師」因應大量企業及員工在家遠端工作(WFH),提供「零接觸」打卡,員工使用手機打卡即可輸入體溫,當體溫異常時,「企業大師」會即時通知主管和HR,有效啟動後續應變措施。

員工也能在「企業大師」APP填寫工作日誌並上傳,方便主管掌握工作進度;透過企業公告、電子表單簽核等管理工具,員工請假不需使用紙本假單,管理後台可以隨時確認出勤狀況,假勤系統也能隨時配合勞動法令即時設定,薪資攻略一次解決。

Q6-2如要求員工居家辦公,員工拒絕並堅持進辦公室,如何處理?

一般公司大樓會有保全以及管理員可以協助關門,有些公司在實施居家上班後,也會關掉水電與空調等設施。

Q6-3若發現員工無法有效完成工作,能要求去公司上班嗎?

若員工無法有效達成工作,可以經主管同意讓少數員工進辦公室,但需要定期進行消毒以及保護員工在通勤時避免遭受感染,也必須規劃進辦公室後的樓層與座位安排。

Q6-4員工軟硬體設備不足,無法居家上班,是否可以要求員工請特休或事假?

從長期營運的觀點,建議公司協助員工解決居家上班軟硬體問題。若要請員工請特休或事假,要進行勞資協商。

Q6-5人員在居家辦公所產生之費用認定,如網路費、電話費等

A:法令並無強制規定補貼費用,但部分企業會補貼防疫計程車費、電話費、網路費與水電費等等。

七、外派人員

Q外派人員因考量海外疫情欲協調返台居家辦公,也答應居家辦公期間薪資做相應的調降(扣除外派津貼),HR需注意哪些事項以免違反勞基法?

薪資調降是員工工資不利條件的變更,要經過勞工同意。最好讓員工簽訂同意書 、申請書(申請從海外歸來),以留下內部簽核的文件紀錄。

八、外籍員工

Q外籍員工疫情期間用探親假回國探親,跟主管申請異地上班獲准,因其簽的是台灣雇傭合約,而且居留證已快到期,HR可以強制要求員工回台灣嗎?

居留證到期而員工未回台會失效,HR可以詢問外交部,是否有因應疫情特別延長居留証期限,若未有相關措施,只能與員工解約。

九、主管管理

Q9-1公司有夫妻檔,兩位都想請防疫照顧假,為了避免產線人力不足,該怎麼處理比較好?

家庭照顧假的立法宗旨為讓員工家中有人能夠照顧家人,建議公司可以與員工進行溝通,夫妻是否有一位請假照顧即可,或是設法進行人力調派支援。

Q9-2員工居家上班效能不好,可以扣考績嗎?

居家辦公屬工作地點的改變,家裡視同為上班地點,工作績效的狀況是可以列入考績評量的,可藉此叮嚀同仁一樣須以在辦公室認真的態度居家上班。可以請員工提供工作日誌,以及透過定期會議管理專案完成的進度,以便主管掌握員工的工作狀態。


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人資不容疫,104 陪你到底!6/4 – 6/30 八堂企業防疫講座

6/4(三)員工薪資篇6/9(五)勞資協商篇6/11(三)員工確診與職災
6/16(五)員工出勤篇6/18(三)雲端人事工具篇6/23(五)防疫下主管管理
6/25(五)減班縮減工時篇6/30(三)遠住招募與面談 


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