文：陳漢鍾Clark Chen
原文標題：工作說明書不是萬靈丹，看懂部屬的工作周報才是管理重點
常聽到許多主管抱怨，不知道部屬在做什麼事，或是抱怨部屬每天好像很忙，但是主管交代的事情都沒有進度，或是所做的事不是主管想要的。
因此常要求公司人資單位，儘速製作各項管理辦法與作業規範流程，要求每個職務撰寫工作職掌說明書或程序書；或對現有員工進行工作盤點。弄得好像組織各項作業只要有管理辦法與作業規範流程，組織的作業就會變得順暢；員工有了工作職掌與職務說明書，工作成果自然就會呈現；主管要的報告，按照規範進行，時間到了，文件就會出現在主管的桌上似的。
如果工作職掌說明書有這種功效，那哪裡需要管理，又哪裡需要主管?
工作職掌或職務說明書不過就是工作範疇的理論值，只能講個大概的範圍，企業組織每天實際要處理的事件，狀況不同，又不是公家機關，劃定一個範圍，只要自覺超過自己想做的部分，就可以各項理由，拒絕民眾的請求。
因此主管若想要掌握員工的工作內容與工作進度，最好的方式，就是每周請員工填寫工作周報。也就是請員工把該周所做的工作事項，擇重點填寫。主管要從員工每周的周報，了解員工是否在做你想要他做的事情。
除此之外，主管也可以從周報了解：
- 部屬目前所做的工作事項，與你期望的工作事項內容有無落差?
- 部屬所做的工作優先順序，與你的指示有無出入?
- 部屬的工作進度，是否落後?
- 部屬每周的工作負荷是否太重?
- 部屬的工作效率或工作方式有無需要調整的地方?
- 部屬的工作是否有遇到困難與阻礙需要主管的協助?
- 部門內的工作分配是否合適?是否適材適所？
這些事項都是主管交代工作後，部屬實際去執行時，主管需要去掌握的事項。絕不可能是主管交代工作後，部屬的工作成果就會一路順暢，水到渠成。而越是高階的主管，因為階層多，部屬也多，所以越難掌握基層部屬實際的工作情況，所以更無法即時對部屬做回饋；常都是到最後階段，才發現有誤，這時就會抱怨部屬所做的工作，不是他想要的內容。
其實員工到公司來工作，他想要了解的也不外是兩件事，你要我做什麼，以及我做得如何? 而這兩項，都需要主管及時的回應。因此面對主管的抱怨或指責，也常看見部屬是一臉狐疑，心裡想的也不外是，請問主管你想要的是甚麼東西?你自己清楚嗎?我們也很想知道啊！若工作方向有問題，你為何不早說呢??
所以不管是主管交代不明確，部屬搞不清楚；還是主管指示很清楚，部屬卻不明白，都是主管的管理責任！如果主管每周能進行工作會議，或詳讀部屬的工作周報，主管與部屬間對工作的了解會更加貼近，有問題也能先一步找出，主管想調整工作指示也能及早討論，讓大家的工作實況更加透明，提高部門組織運作的順暢度，不至於工作都已進行到最後一分鐘，雙方還在互相抱怨對方搞不清楚狀況。
有這種問題的主管，若認為只要把員工的工作說明書寫得更完整，把工作職掌寫得更明確，把工作流程再做修定，把部屬的工作再做一次盤點，就可以解決這種工作理論與工作實際的落差，大概可以了解，這一定不是從基層開始做起的二代接班人或是曾在大公司待過的主管了。
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