5個居家辦公必備工具:線上打卡、專案管理、視訊會議、待辦提醒一次搞定

迎接後疫情時代,居家辦公是接下來工作模式上的新趨勢。對於管理者或員工本人來說,居家辦公有其便利性,但也有管理或執行上的挑戰,例如:工作進度控管、工作時間認定、工作效率等等;面對這樣的難題,可透過好用的生產力工具,例如:線上打卡、溝通工具與專案管理軟體等逐一解決,創造更良好的工作環境!

文/104人資學院

居家辦公:新工作型態下面臨的挑戰

居家辦公(Work From Home)並非這兩年的新名詞,在某些公司或某些職位早早就設定了這樣一個工作型態;然而近兩年因為新冠肺炎疫情,居家辦公變成越來越普遍的新趨勢,除了是因應疫情分流辦公外,也因這波大批量的施行與成效,讓企業紛紛思考後疫情時代仍可持續施行居家辦公,不僅作為員工福利的一環,並也同時可降低辦公環境成本的一個雙贏的政策。

然而因為工作者不在同一個工作空間,居家辦公也會造成一些管理上的困境,例如:

  1. 溝通方式轉變:以往需要與主管或同事討論工作時,僅須轉個頭即可;而即使不是主要承辦人,當承辦人在討論時,部門其他同仁一邊聆聽也可一邊了解相關事件並運用於自己的工作上;但當居家工作時,所有的溝通皆要透過直接通話或傳遞訊息,並留意訊息是否都有傳遞到所有相關人員知悉。
  2. 管理難度提高:主管難以掌控員工上班的時間是否都用於工作上,且無法隨時獲取員工工作完成的狀況。
  3. 工作時間認定:因為沒有工作地做為界線來區分,在進行人事管理時如何判定員工的上下班時間也是一個難題。

好用的工具讓居家辦公事半功倍

因應居家辦公趨勢,你一定要認識幾個好用的生產力工具,讓居家辦公也能效率滿點!

Google Workspace
  1. 辦公室軟體工具-Google Apps:電腦工作者在工作過程中總是會有不少文件需要建檔、分析與傳遞,或是對內對外進行簡報,而Google提供不少辦公室軟體的APP,例如:可在雲端放置文件以方便遠端傳輸並系統化的建檔、Office相關軟體如:excel (數據整理與統計用)、ppt(簡報用) 等。
Trello
  1. 專案管理工具-Trello:在家工作的其一困難點在於較難以掌控工作進度,無法辨識員工個人的工作狀況與任務完成度等,而Trello可協助主管或員工個人進行專案管理、掌控工作進度與透過工作日誌進行定期回報;用視覺化的方式呈現,並可以用時間軸的方式排序分類,讓使用者輕鬆管理工作任務、了解不同專案的完成狀態等。
toggl track
  1. 時間管理工具-Toggl Track:當多個工作項目或專案同時進行時,可透過此軟體進行員工工作時間、會議時間、或專案時間統計,以了解個人在工作時間上的分配,便於追蹤管理;可以跨手機、電腦計時,另建議安裝電腦版,這樣在開著該軟體時他就會幫你紀錄每天使用哪些軟體,以及花多少時間使用。
slack
  1. 團體溝通工具-Slack:Slack通訊軟體可進行線上會議、遠距溝通、投票、公告等,即使工作團隊不在同個辦公地點,也可以即時將訊息傳遞;透過井然有序的頻道將相關人員、訊息以及文件檔案等集中放置,大幅增加團隊的工作推進與溝通效率。
104企業大師
  1. 企業人資管理-104企業大師,有以下兩個好用工具:
    A. 多元打卡:開放多種打卡方式,可以透過卡鐘、人臉辨識、指紋機、線上(可使用GPS、電腦IP、藍芽)打卡等,且刷卡資料可以自動拋轉後端結算系統,無須再透過人工進行作業。
    B. 線上表單:人事管理的表單不再需要紙本,表單處理不受限於辦公地點,透過手機或電腦都可以完成申請與簽核;此外,請假、加班等考勤的表單會自動連動出勤計算、薪資計算,一鍵結算好方便!

面對新冠疫情衝擊,104企業大師與大家共體時艱,提供便利的人資管理系統,和多元專案管理工具,現在申請立即享有新客「3個月免費」優惠!還有政府加碼雲市集補助方案,讓我們陪您一起並肩同行!


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