人資市集

日期 |2022.06.20

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想做薪酬管理HR,要具備哪些基礎能力?人資前輩告訴你

文:Windy

原文標題:薪酬管理人員的工作都在做什麼?

人資前輩看薪酬管理:

接手公司的薪酬作業之前,對薪酬作業相關的知識技能幾乎是零。經歷了一段陣痛期,對薪酬作業也有些觀察跟心得。

除法令知識、謹慎細心及抗壓性等外,薪酬管理人員應具備的基礎能力還有哪些?人資前輩不藏私分享給你/妳。

託一些因緣際會的福,在今年初接手公司的薪酬作業。

在此之前從事人資工作兩年多,對薪酬作業相關的知識技能幾乎是0,也因此交接時經歷了一段陣痛期,往好處想是工作技能另開了一片新天地 🙂

薪酬新手接手近半年來,對薪酬作業有以下的觀察與心得:

一、 作業內容

薪酬作業是相對來說時程固定的工作,月底計薪、月初所得稅、每半年調保、年底年初個人所得稅申報、獎金發放與二代健保補充保費等,另外比較不定期的是新人報到加保與同仁離職退保、薪資資料提供等(主管不定期會詢問部門members的薪資相關資料作為調薪依據)。

時程固定的好處是每月不會有太大變動,時程訂好後就follow schedule按表操課;但反面來說就是以上作業一個都不能有任何錯誤或延遲,自我管控一定要做好。

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二、薪資系統

我們公司有計薪的系統,所以不用自己手動計算,這真的相當相當重要(當然如果公司百人以下老闆不一定會想導入系統)。

  • 優點:

系統會有定義完整的流程,只要將薪酬相關的法規、資料與公式定義進系統,在資料維護上操作正確,基本上計薪的錯誤率可以降至最低,因為系統會自行計算並在異動前期資料時會自動追溯 (例如前期的健保資料有異動但是HR未及時被通知時,只要在資料面加入這筆異動,就會在下個月計薪時追溯回來,不用擔心要自己做筆記記得這件異動)

  • 缺點:

當然系統也不是萬能,系統有自己的流程,當然有時就會卡控很多作業,造成有時有點的不彈性,例如一旦進行當月計薪(通常為月底)時無法進行獎金作業,如有臨時的獎金發放須等薪資發放日(一般公司常以5或10日發薪)過後才能作業。

此外,系統維護的IT不一定熟悉HR作業面或法令面的知識,在談需求或遇到問題時有時僅能給出系統面的建議,在薪資報表異常或有些突發狀況時也都是薪酬人員需要及時反應處理,也因此薪酬人員對系統的熟悉度與運用反應能力非常重要。

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高學歷不等於高薪資

三、具備能力

如同上述,薪酬人員需要的能力不外乎對勞動法令的熟悉,並要隨時留意相關法令的變動(例如勞健退級距的調整、勞退法令等);excel的能力,因為常需要整理或運算大量的資料,excel的公式可以幫助你省時省力又避免手動作業的錯誤;謹慎細心,對於數字要很敏感能發現異常,並找出異常的原因是因為資料有異動?還是系統需調整?還是人為操作錯誤?

另外還有跟主管們互動,因為通常能接觸這些資料的是各部門的主管,他們會有一些需求需要你緊急處理;或是很臨時的狀況會需要你異動資料。

我就曾經遇過在獎金發放的前一日晚上臨時通知你異動金額,造成隔天早上所有流程趕著重跑的冏境 (獎金發放可不能有一刻的拖延)。

這個案例後續還影響了系統追溯作業產生的一些問題,在此不多說。故與各主管們維持良好關係與互動與你的工作密不可分,希望不要常常出難題給我們呀!

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四、情緒起伏

雖然有系統的話薪酬作業會相對簡單的多,但是計薪過程始終是一個繁瑣的程序,而且中間不容許任何的錯誤,你可以想像到如果有員工薪資少領,絕對是一個會出事情的狀況 (不僅員工情緒,還有法令面的問題)。

也因此很多人都會知道在月底時沒有重要的事情千萬不要去干擾薪酬人員,因為此時的壓力會讓他們的焦慮度會破表,他們需要很大的專注力與謹慎去看待整個作業,找出異常並解決問題,有時還會需要debug (你沒看錯,因為系統不是萬能,遇到資料計算的異常時,通常我們會先自行想辦法解決,除非需要動到系統後台時才會找IT)。

我有認識的朋友總說,他每天緊張到都會需要吃胃藥,總要到薪資或獎金發放入帳的那天才會稍微鬆一口氣 XD,然後每天緊張

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五、守口如瓶

不用多說,薪資保密是給每個公司的鐵律,而且在比較敏感的時間點 (例如獎金發放)總會有同仁有意無意想探聽些什麼。

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