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日期 |2022.07.07

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新手主管上路,要做哪些教育訓練?不妨從SPOT的角度來設計吧!

文:陳漢鍾Clark Chen

原文標題:新手主管該上甚麼管理課程?建議從SPOT開始

從SPOT的角度,設計新手主管教育訓練:

晉升主管後,一般公司通常會安排新手主管上課,除了常見的主管腳色與職責、目標管理、領導統御等,基本上可套用管顧公司常用的SPOT方法來做有系統化的訓練架構,本文一一解析。

 又到了年度晉升主管的時間了。主管晉升後一般公司會安排新手主管上課,內容可能包括主管的角色與職責目標管理,領導統御,溝通協調,團隊合作,員工培訓等。這些科目也不是不重要,只是這些教育訓練沒有焦點,同時缺乏由上而下的系統架構。何謂有系統化的架構,建議從經營管理一個部門組織的角度開始展開,基本上可以套用管顧公司常用的SPOT。

SPOT是策略(Strategy)、流程(Process)、組織(Organization)及系統(Technology)四個構面,但就如PDCA一樣,有其前後順序的連貫性,亦即不管組織或個人凡事都要先決定方向,再來建立作業流程與規範,之後佈建組織與人力,最後利用資訊技術或設備導入系統化或自動化。

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向上管理 老闆犯錯

   

一、定策略 (Strategy)

擬定策略大概是各個部門主管最脆弱的一環,一般主管總認為策略是老闆的工作,部門主管只要按照老闆的指示辦事即可。事實上除了公司需要策略,部門也需要策略,而且兩者是承上啟下的關係。

然而由於大多數主管不知訂定策略的方法,所以不管是公司的主管共識營,年度目標會議,年度預算會議,幾乎不連結策略,不然就是東抄西抄稀哩呼嚕帶過,沒有把重心放在此處,如此大方向不精確,組織定位及其往下展開的部門工作計畫、衡量指標,自然就是蕭規曹隨,了無新意了。

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二、熟流程 (Process)

企業的作業流程,其實直接套用內稽內控的八大或九大循環就可以了。

許多主管由於沒有公司整體運作的流程概念,因此討論一些作業辦法或規範時,常只知道自己部門的作業項目,前後部門的作業內容都不是很清楚,因此討論流程常不易有共識;開會時部門主管只求自己方便,不管他人作業困難,導致企業的作業辦法變得支離破碎或疊床架屋,如此不僅影響到公司ISO系統的推動,也影響往後ERP系統化的推動。

所以安排內稽內控人員或熟悉ISO或資深資訊人員,幫新手主管說明企業的八大作業循環,會比上「主管的角色與職責」,「主管的任務分配、執行、控制與考核」更實際,也更有幫助。

個性競爭力

  

三、調人力 (Organization)

組織的成敗常不在於組織的設計,主要關鍵點還在主管本身及所屬員工技能的熟悉與工作態度,而要改變這兩類人的技能與態度都非一朝一夕可以解決的。

因此在新手主管的訓練上領導統御,溝通協調,團隊合作,一時之間都太虛幻,還不如告訴新手主管一些技能性的手法,譬如主管應先了解自己的人格特質(DISC,支配型/影響型/穩健型/分析型);知道如何視部屬的成熟度採用情境領導;遇到問題時解決的步驟或技巧,如PDCA循環,QC Story,福特8D等較實用。

基本上,先有優秀的主管,才有優秀的部屬,只有好的主管,才能有效降低公司的離職率;同時在日常的管理上,主管要如何提問,才能做到「對事不對人」會是重點。

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四、建系統 (Technology)

當組織開始運作一段時間,主管的這時的工作,就是要思考如何提升常規作業的效率與效益,讓整體作業開始進入制度化、系統化、數位化,進而無紙化、自動化、無人化。

此時主管便須具備資訊技術或自動控制的基本知識,而這些知識對一般主管來說,常是陌生的領域。為了不要有開會時部門間雞同鴨講的狀況出現,對主管講解何謂雲端、大數據、人工智慧、物聯網、網路安全等知識便相對重要。對往後企業內部ERP系統的推展或與外部物流,金流平台的資料交換也有助益,不要讓主管因為知識不足而成為工作推展上的絆腳石。

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新手主管該上甚麼管理課程呢?SPOT是個架構開端。從安排新手主管的管理課程,也可以看出企業或人資單位對管理了解的層次。

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