人資市集

日期 |2022.04.22

觀看數 | 1174次觀看

打卡好麻煩,公司沒人性!?關於出勤管理,勞資都該懂的事

文:中華民國勞資關係協進會

原文標題:打卡好麻煩!!雇主應如何完成置備出勤紀錄之義務!?

重點閱讀

打卡好麻煩,公司沒人性!?

其實,讓員工上下班打卡,本來就屬於《勞基法》上「雇主之義務」,不會因為勞工單方面不想打卡,就可以要求雇主免除該義務。

根據《勞動基準法》第30條第5款:「雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年。」雇主要如何完成置備出勤紀錄的義務?本文一次看懂!

之前,台北市某議員被爆違反《勞基法》、壓榨助理的報導,其中有部分爭議在於「強迫員工按指紋打卡上下班」,助理們甚至怒斥議員「根本就把助理當犯人看」。

不過對於此點,其實是有點異議的,畢竟使員工上下班打卡,本就屬於《勞基法》上「雇主之義務」,並不因為勞方不想打卡,就得以使雇主免除該義務喔!!

一、《勞動基準法》第30條第5款:「雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年。」

首先,《勞基法》一直以來都有雇主須「置備」、「保存」出勤紀錄的規範,只是過往的「置備」、「保存」規範僅為1年;直於民國105年後才延展到5年,而此修正的主要目的,係因「工資清冊」之留存規範為五年,但出勤紀綠卻僅為1年,兩者的留存規範期間不同,故於爭議產生時,時常會衍生有工資清冊卻無出勤紀錄可相互比照的窘境。

因此,為了避免勞資雙方對於工資、工時、休息、休假及職業災害認定(過勞等)等問題,產生認定上之爭議,並為了使勞工的工作時間與延長工時(加班)明確化,因此以法律強制課予雇主詳實紀載勞工出勤記錄之義務。

承上,紀載勞工出勤紀錄(以分為單位),係屬於國家課予雇主的義務,故不得由勞工免除雇主此義務,簡言之,雇主製作出勤記錄這件事情,跟勞工「沒有直接關係」!!

不過,由於雇主顯難以一己之力,製作全公司的出勤紀錄,因此此時基於勞動契約的從屬性、附隨義務,協助完成出勤紀錄當屬於勞工之「協力義務」,因此若勞工堅持不打卡,雇主實則能依#工作規則視情節輕重予以懲戒喔!!畢竟,沒有置備、留存出勤紀錄的最低罰鍰可是9萬喔!!

二、出勤紀錄,應如何登載?

實務中,曾見過事業單位為減少行政成本,而常以較簡便的方式進行出勤紀錄製作,進而導致違法情事產生,常見的樣態有:

  • 僅以班表作為替代,並未有實際時間的記載。
  • 紀錄僅以小時為單位,而未實際記載至分鐘數。

請務必切記,按《勞動基準法》第30條第6款:

前項出勤紀錄,應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。」只要出勤紀錄沒有以「分」為最小單位,該出勤紀錄即應為無效之紀錄,而且出勤記錄需要逐日登載,因此以班表直接替代出勤紀錄,尚非屬於適法之舉措。

也因此,實務中許多事業單位都會對於出勤紀的製作感到很頭痛,但請各位人資夥伴應先理解,何謂出勤紀錄、其目的為何,當瞭解到其目的後,要製作出勤紀錄就會簡單一些了。

其實,出勤記錄並非以任何特定形式為限,就法規要求雇主置備出勤紀錄之本意,無非係以了解勞工實際工作時數是否正當,並避免爭議發生時雙方皆無從舉證,因此出勤紀錄實則只要符合以下要件即可

  1. 能從相關紀錄確實了解勞工出勤狀況
  2. 該紀錄能實際推算勞工出勤時間至分鐘數
  3. 勞工對於該紀錄沒有異議

只要雇主能完成上述要件,則無論以何種形式、流程進行記錄,皆不影響其作為出勤紀錄之效果。

職場前5%的人都擅長時間管理

三、出勤紀錄,一定要以打卡方式辦法嗎?一定要由勞工親手登打嗎?

誠如前述,出勤記錄係以避免勞資雙方對於工資、工時、休息、休假及職業災害認定(過勞等)等問題,產生認定上之爭議,因此只要能確明勞工的「出勤時間」,則出勤記錄其實並不受形式、樣貌所侷限,如「勞工在事業場所外工作時間指導原則」指引中二、(六)即明文:

非僅以事業單位之簽到簿 或出勤卡為限,可輔以電腦資訊或電子通信設備協助記載,例如:行車紀錄器、GPS紀錄器、電話、手機打卡、網路回報、客戶簽單、通訊軟體或其他可供稽核出勤紀錄之工具,於接受勞動檢查時,並應提出書面紀錄。

「勞基法施行細則第21」條亦有明文:

「本法第三十條第五項所定出勤紀錄,包括以簽到簿、出勤卡、刷卡機、門 禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具所為之紀錄

因此倘勞工無法或嫌煩麻不願每日打卡(高階主管尤其多),且雇主又不想藉由懲戒方式糾正勞工,則建議雇主,可採行以下作法:

  1. 由雇主自行紀錄工作時間起迄,並定期與勞工進行核對
  2. 由勞工以通訊軟體通報工作時間,再由雇主登載
  3. 其他任何可確定勞工出勤狀況之方式

縱使上述出勤紀錄係由雇主登載,並非經過勞工親手進行;惟誠如前述,置備出勤紀錄係屬於雇主義務,勞工僅負「協力義務」,故「出勤紀錄」本就非以勞工親自登打為必要,只要雇主確實能按勞工實際出情狀況詳實登載,並定期與勞工確認該紀錄之正確性即可。(延伸閱讀:「自己開發人資系統的成本才高!」HR 的辛酸告白

此外,還請要特別注意,前述「勞工在事業場所外工作時間指導原則」中所稱「行車紀錄器」,由於並不能證明勞工開車前有無提供勞務(如:車輛保養、檢修),故並不能認為已滿足「確實紀載勞工出勤狀況」之要件,故仍屬於有瑕疵、未詳實登載之出勤記錄,違反《勞基法》第30條第6款,恐會有處以裁2萬以上100萬以下罰鍰的可能。

四、小結

懶得看上面一堆字,看這串也不是不行:

  1. 製作出勤紀錄係雇主之義務,勞工僅負協力義務,因此雇主應主動積極製作、維護正確出勤紀錄
  2. 承上,實務中要求員工打卡,僅是確認此紀錄經勞工確認無誤;故由雇主製作完成後,定期與勞工確認,亦屬合法
  3. 出勤紀錄並無特定形式,但勞檢時都需提供書面資料 
  4. 出勤紀錄應記載到分為止
  5. 出勤紀錄應詳實記載確切出勤時間,故不可以班表…等物替代(無法證明勞工確實依班表出勤)
  6. 出勤紀錄若有缺漏(漏登打)、無法完整顯現勞工工作時間…等狀況即屬違法,故請定期查核出勤狀況
  7. 外勤人員也需要製作出勤紀錄,可用工作報告、電話回報…等各類方式,以資雇主確認實際勞務提供狀況,並憑之製作出勤紀錄(仍應請勞工確認)。

員工出勤管理,你該懂的法律常識 >>>>
快篩才能上工? 不是老闆說了算,是有法可循的喔!
一次搞懂!值班、待命、on-call差很大,雇主搞錯最高罰100萬
工作屬性導致不定期需加班,雇主可否於薪資內定額支付加班費、不再另計加班工時?

了解更多 勞動法令>>>>
勞工各類請假實務
工時制度、加班補休&特別休假(一)(二)
工資給付、請假、無薪假&工時排班~以第三級警戒期間為主

Close Menu