學習成長

日期 |2020.08.17

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 13191次觀看

當同事推辭閃躲「爛缺」時,我該怎麼辦?|職場溝通

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日期 |2020.08.17

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小編的話:常言道:工作本身沒有善惡好壞之分,只有人面對工作的態度才有。在職場中,總會遇上一些辦公室裡約定成俗的「爛缺」,大家通常不會明講不想負責那些事務,但是遇到時都避之惟恐不及,究竟當團隊成員都想閃避責任時,我們該如何溝通並有效分配工作,讓事情可以順利被推動呢?而「爛缺」又真的是「爛不可耐」嗎?

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● 令人稱羨的黃金履歷
● 是幸運,也是阻礙
● 順遂的職場,隱含故步自封的危機
● 結語

文/PW Lin  由方格子授權轉載

前陣子我跟一位同事手上協作的專案忙不過來,老闆因此指派了部門另一位跟我同期進公司,從實習轉正職的年輕女孩(以下簡稱K)來支援我們,最近跟K的一段對話讓我印象深刻,今天跟大家分享一下K的故事。

令人稱羨的黃金履歷

還記得我剛入職時,我們部門成立不到一年,當時老闆也剛加入公司不久,K是老闆招進來第一位手把手帶的實習生,也是部門裡的第一個員工。當年剛唸完研究所的K,每天奮力工作力圖爭取轉正職的機會。經過一年半的實習挑戰,K成功在26歲那年轉為正職,自此在我們部門工作至今。一晃眼四年過去,今年K來到了30歲,從新進人員升遷為初級經理,聯合利華總部成為K目前履歷上唯一服務過的一份正職公司。我的好人英國老闆(延伸閱讀:「我從我的英國老闆身上學到的事系列文章)也成為她出社會後截至目前唯一共事過的老闆!

頭兩年我看著K的成長,常常覺得她很幸運,能在畢業後就遇到這麼好的工作環境跟主管,不需要像多數台灣的年輕人(包含我自己),在畢業後得先經過多場工作文化及管理謬論的磨難,才能找到碩果僅存的職涯明燈,很多人甚至還在職涯海浮沉沒能上岸。但隨著時間過去,近兩年看著K從青嫩的奮發青年,還沒來得及在實務上完整茁壯,就開始急著在工作流程及話術上添裝油膩新衣時,我不禁在想:

|或許這種幸運,長期來說反而會成為一種學習及職涯發展上的阻礙?

是幸運,也是阻礙

K是一位很聰明的女孩,自尊心也特別強(這樣的女孩好像在我們公司特別多,讓我想起之前寫過的財務小主管的故事),見到K永遠是一副冷靜從容,世上無難事的樣子,共事四年下來我也只見過她一次不小心流露脆弱的模樣。

我跟K的工作關係有點特別,可能因為K是老闆招進來的第一位愛將,在我加入團隊成為部門第二位員工前,K一直以來得到老闆所有的關注。因此剛入職前期,我多少隱約感受到一股從K身上投射過來的強烈視線。說來有趣,我從沒想過比K多了八年工作經驗的我,有一天會成實習生眼中的假想對手。本來以為實習生可以在一些行政事務上給我一些協助,但很快地我便從K的態度理解到,K是老闆的御用幫手,我凡事還是靠自己就好。

頭兩年的工作時間,我跟K維持著純同事情誼的工作關係,在工作上就事論事但也可以相互合作,合作上誰該負責什麼不會多也不會少,合作關係很正面,只是不太有機會談到自己的私事或是對工作上的真實內在感受。這樣的情形大概維持了兩年多,我想聰明如老闆,他大概也觀察到這個現象。於是在我們共事第三年,老闆第一次安排我帶著K去倫敦出差,老闆常跟我說著一個理論:「出差旅行是最快讓同事之間破冰,相互坦承及建立連結的方式。」本來半信半疑的我,確實也跟K在倫敦的旅程中,透過長時間的聊天和挑選喜歡的料理話題破冰,從純同事情誼進一步成為工作上的朋友。

回顧這四年,K很努力在工作上求表現,她是個喜歡凡事有條理有規劃,喜歡手上的案子可以照著預定時間軸進行的人。因此在專業的定位上,老闆培養他朝專案管理的專業方向邁進,也提供公司經費讓K去考取專案管理的相關執照。

聯合利華總部的工作文化很開放,我常常覺得它很像一個內部被設定成有多方智能小組自行運作的大型機器,用一種很輕盈有時候甚至很像沒有管理的方式在管理。總部提供員工一個很自由自主的環境去爭取及推動手上的專案,案子的成形、預算的核准、團隊的組成等,常常得靠員工自主爭取發揮來落定,同時在分工上也走精細分工路線:行銷的人做行銷、財務的人做財務,不太會出現財務要兼做行銷、人資或是行政的情況出現。我常常說,台灣的人才在於多功(多數是被環境訓練出來的),國外國際企業的人才在於專精。你說哪個好,我目前覺得各有各的好,改天我再另寫文章跟大家分享這個主題。

回到專精人才訓練的話題,也因此我們公司多數員工都是大學畢業後就加入公司,專注在一個職能(function)上精進專業技能,一路走來,始終如一。以K的例子來說,轉入正職後前半年老闆讓她跟著我做市場開發業務,同時會交付一些小專案給她練習,半年後老闆跟K討論她想走的的方向。根據K的個性喜好還有績效評估表現,最後一起決定培養她往專案管理的方向走,於是接下來的兩三年間,K一直在協助老闆執行不同大大小小的專案管理。總部推的專案幾乎都需要跟品牌端還有各個國家當地的團隊合作,成果常常是多方共同協作後的結果。也因此我發現K在這幾年養成了一種「我負責規劃跟督促大家,但專案結果達不達標不是我可以左右的,若成效不彰,我也沒有辦法」的態度,這點是我一直無法認同的觀念。當然老闆本身必須對K的態度養成負起大多責任,只是這種事情沒有人會跟老闆說破,也沒必要說破。

順遂的職場,隱含故步自封的危機

這次K被老闆指派來協助我跟同事手上的一個重要專案,我們需要有人協助做一些外部合作廠商的背景調查跟資料收集,進而安排好與對方高層的會議。K還在當實習生時有很長一段時間幫我老闆做這方面的工作,因此老闆聽到我們的需求二話不說得指派K給我們當幫手。

大家常說荷蘭的工作文化是溝通直接、不拖泥帶水,我在接下來跟K的對話也算是又上了一課。當K被指派到我們小組後,在第一次的會議中她公式性的面帶微笑,跟另一個跟我同為主管職的同事說:「需要幫忙我是會很樂意幫忙的,不過希望先看到需要協助的內容項目,如果是找資料跟安排會議這些內容,我相信其實大家都有這個能力做的(然後附上微笑,句點)。」言下之意,K在委婉的告訴我們她不想做找資料的工作,當下我也面不改色的告訴她:「我們需要協助的內容大致有哪些項目,確實多數是需要有人花時間去做一些背景調查,我們會先羅列好,下次會議我們再來討論。」會議結束後,果然K打了電話給我,她跟我說當初在做實習生時,她花了無數小時幫我老闆做這類型的工作,這種工作一點都不好玩,而且非常耗時。她覺得這是給實習生做的爛缺(shitty job),如果是她要邀請同事進來專案小組,她不會一開始就派這種工作給人家做。

老實說聽完K的論述,當下我內心確實震撼了一下。雖然我知道荷蘭人向來說話直接,但是要這樣直接說出「這是爛缺你們別叫我做」的人,也還是屈指可數!我了解K的想法來自她對自己的自信滿分加上年資升級的幻想,但這樣的想法其實很危險。觀察下來,剛入職場四五年的年輕職人,容易犯下一個錯誤:不自覺地把自己嵌入一格一格所謂的「這些我該做、那些已經不是我該做」的分類而不自知。如果你相信年資深了,便可以完全拋除那些看似細瑣初階的工作內容,那真得是一種危險且阻止自己進步的幻想,也可能因此讓自己對工作常感到失望!我們只能說年資越深,需要花在這些細瑣事件的時間比例會大幅下降。但在公司裡,其實連年資十幾二十年的副總裁或是總監這類的高層主管,都還是要為了能在簡報上完整表達自己的想法,事前多少花時間搜集、閱讀資料甚至親手修改簡報設計內容。

在荷蘭工作幾年下來,我也學會了直接溝通的重要性,尤其是在觀念分歧時,開門見山的討論尤其重要。聽完K的想法後,我很直接地告訴她:「我明白你的意思,但在我的觀念裡事情的分類是輕重緩急,而不是好缺爛缺。今天大家不管什麼職等,包含我們的總監老闆,也都得挽起袖子做PPT、調整顏色、調整字體。如果你認為我們找人進組發給對方這工作是因為它是爛缺,那這樣的想法在我看來很扭曲,也是很不正確的心態。目前我跟另一位主管也是花了很多時間做這專案需要的背景調查,就是因為忙不過來所以需要有人進組幫忙。如果你不願意做,很感謝你在一開頭就誠實講明,那接下會我找其他願意幫忙的人進來協助。」我想這席話,對自尊心極高的K可以說是一個重擊,她大概沒有想到我會那樣直接的把話敞明。聽完,她馬上臉色一陣青一陣白地打圓場說:「我也不是不願意做,只是如果要做大家要分著做,我只是不想要一個人做所有資料搜集的工作。」其實談到這裡我覺得我該說的都說了,該提醒的也提醒了,再聊下去也只是浪費時間,接下來只能看K自己的悟性了!

結語

在職場溝通上,聰明的直接與過度自信的愚蠢常常僅是一線之隔。多數同事也不會直接的告訴你,提醒自己犯下的溝通錯誤。接到自認不合理的工作安排時,記得讓自己停下來多思考一些時間,技巧性的與同事或主管好好溝通,可以從手上工作優先順序及個人時間安排的角度去切入,不要因為一時的言語衝動而讓自己從此在對方心成了一片黑影,得不償失。

(原文標題:當同事跟我說這是shitty job…

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