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日期 |2021.02.01

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上班沒效率?揪出辦公室「時間小偷」:開會最浪費時間

開會可說是辦公室中最浪費時間的一件事。如何趕走會議中的時間小偷?會議結束前不要問「還有其他事情嗎?」,如果真有重要事要討論,應該要事前遞交內容來加入議程。而要是真的有人突然提出新主題,就把它加入下一次議程。

錢花光了,永遠都還能再想辦法存錢、賺錢或借錢來渡過難關,但如果你時間沒了,就真的沒了。金錢會被小偷竊取,時間也會因為某些人事物而丟失,我稱之為「時間小偷」,也就是那些會消耗寶貴時間的人或事,他們會阻止你去從事那些你想完成的「真」任務。

趕走會議中的時間小偷

開會真是辦公室環境中最浪費時間的一件事。以下是一些提高會議效率的建議,提供給會議發起人參考:

為每次會議設定目標

不要為了開會而開會,應該先有一個既定目標,明確知道你想在會議中解決什麼問題,否則就不應該開會。

會前一定要提供書面議程

為每項議程設定一個預估的討論時間,這樣大家就知道每件事該花多少時間討論,以及每個討論項目有多重要。

制定基本規範

基本規範包含會議的進行方式,以及大家應該怎麼配合。好的基本規範包括相互尊重、不要打斷對方、快速發表觀點、不要使用手機、按議程討論,以及準時。

準備會議記錄方案

可能包括會議錄音、錄影、會議筆記、心智圖或用手機拍下白板上的內容。會議中應該要有一個人專門負責進行會議記錄。

準時開始

就算有人還沒來,也一定要準時開始,這樣才能讓遲到者之後變得更守時。如果大家慣性遲到,就讓他們的主管知道這種行為是不可接受的,他們的遲到就是不尊重同事的時間。

事先提供所需的書面報告

這能讓大家不必在會議過程中閱讀報告,會議上只需要詢問大家是否有任何與報告相關的問題就好。

保持專注,讓大家聚焦

不要讓與會者討論議程以外的內容或跳過議程。如果會議開始失焦,就指出目前的主題應該是什麼,然後再回到話題上。遵守議程上每一個討論項目分配到的時間,這樣就不會進度落後。

務必簡潔

請大家清楚、快速地表達自己的觀點,說完後讓別人回應,不要讓大家東拉西扯。你可能會需要一個比較強勢的會議主持人。

行動計畫

在會議期間制定出行動計畫,大家就知道各自的任務是什麼,這樣才能達到會議的目的。確保所有參與的人,都有將會議上討論的工作加入他們的任務管理系統中。

不要問「還有其他事情嗎?」

如果你問了這個問題,就等於推翻前面一切艱難的過程,包含擬好的議程。如果某些人真有重要的事情要拿出來討論,就應該要事前遞交內容來加入議程。而要是真的有人突然提出新主題,就告訴他們:你會考慮把它加入下一次會議的議程之中。

準時結束

在會議開始時,先設置一個計時器,確保大家遵守這個時間安排,這也是尊重每一個人的時間。

有效管理你的科技產品

想像你正在進行一個非常困難的專案,你的大腦非常專注,並驚人地為你解決了許多最棘手的問題。你真的希望Facebook通知、簡訊或電子郵件打斷它嗎?你認為這些訊息有多重要,值得你中斷工作流程呢?

事實上,你根本無法在科技產品與媒體不斷干擾的情況下,持續進行高難度的工作和保持專注,沒有人辦得到。如果要重新集中精力和時間,其中一件你所能做且最重要的事情就是:要更有策略地管理你的科技產品。以下方法可以控制媒體與科技產品干擾:

電子郵件

關掉信件通知,並養成每天定時收信的習慣,確認有沒有新消息。當你在處理其他事情時,關閉你的電子郵件分頁或程式,這樣你就不會想花一秒鐘偷看新信件寫了什麼。

電話

我知道你工作的一部份可能就是接電話,但除非你在客服中心上班,否則一天之中,多少會有一些時間是你必須全神貫注而不被電話打擾。在這種情況下,可以將一小時之內的來電轉入語音信箱,等到你必須集中注意力的時間結束之後,再確認語音訊息。

瀏覽器分頁

我的學生都會給我看他們的螢幕畫面,這樣我就會知道他們在做些什麼,進而研擬出策略。而他們和我共享畫面時,我經常看到的一個情況就是,他們可能會一次打開十個甚至更多的瀏覽器分頁。

雖然現在電腦的記憶體都很強大,開了這麼多分頁還能繼續運作,但這很容易分散注意力。只要開啟手上任務所需的頁面就好,其餘的都關掉,這能幫助你集中注意力。

社交媒體

Twitter、Facebook、YouTube、Instagram和其他社群網站都會讓你知道朋友是否更新狀態,或有沒有人對你分享的內容發表評論。這些毫無間斷的通知就是一種持續干擾,會削弱你的注意力。

如果這些更新只算是個人社交活動,那麼就在非工作時間打開這些網站並積極回應。但假如社群網站是你工作的一部份,例如你是社群小編,那麼就在一天中設定一個時段,專心閱讀並回覆所有的評論和貼文。

智慧型手機

智慧型手機已經不只是一支電話,而是形同一台輕便的電腦。有許多知名品牌的旗艦機甚至比筆電還要昂貴。因此,除了電話和簡訊,手機還能讓你收發信件和使用社群網站。而且,手機上安裝的每個應用程式似乎都會自動認為只要更新就必須通知你一聲,因此,程式預設的所有通知功能都是開啟的。

學習關閉手機上的通知,只保留真正需要的就好。手機會提醒我與他人有約,但不會讓我知道有新的信件、Facebook訊息或任何其他內容。休息和午餐時間再去查看私人訊息和電話,而不是讓它們打斷你正在專注執行的任務。

許多人會不斷確認手機,幾乎已經像是上癮。只要過了十分鐘沒有查看,就擔心自己是不是錯過了某些重要的東西。此外,我們的朋友甚至客戶,還可能會期望能在幾分鐘之內就得到我們的回覆。

在業務往來上,我有一個標準,那就是會在一個工作天之內回覆信件、電話和其他來訊,我讓客戶知道這項承諾,如此一來,他們就能預期自己何時會接獲回應。而我的家人和朋友則都清楚,我在工作時間不會回覆訊息或電話,因此他們就會預期午餐或晚上會得到回音。

時間小偷 開會效率 為什麼事情明明很多卻不想做

節錄自:商周出版《為什麼事情明明很多卻不想做? / 加蘭・庫爾森 著 》


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