學習成長

日期 |2020.11.09

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 2102次觀看

簡報為什麼沒有說服力?你也犯了「一股腦把東西全塞進簡報」的毛病了嗎?|職場工作術

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日期 |2020.11.09

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文/Kevin 劉奕酉
原文標題:為什麼我的簡報沒有說服力?職場上的溝通先把話說清楚、講明白

職場簡報就是在解決問題。問題是什麼?又是誰的?

職場簡報的目的,不外乎可分為三大類:傳遞訊息、說服對方與達成共識,而這三大類又有一個共通點,都是在「解決問題」。

傳遞訊息,是在解決「對方的」問題;說服對方,是在解決「我的」問題;達成共識,則是在解決「彼此的」問題。所以說,工作上的簡報就是在解決問題,首先確認問題是什麼?又是誰的問題?當我們以此來檢視簡報的目的並找出答案,便能以有效的方式來更精準的傳遞訊息、更有效的說服對方、更快速的達成共識。

為什麼我的簡報沒有說服力?想不清楚、說不明白、說得太多

對於職場工作者來說,時常需要透過簡報來完成工作上的任務,最常遇到的難題就是「不知道說什麼?」、「知道要說什麼,但不知道該怎麼說?」以及「不知道要什麼,所以一股腦的將所有資料全塞進簡報,到時候再看著辦」,於是投入了時間與精力,卻得不到預期的效果。追根究柢,為什麼我的內容沒有說服力?可以歸納為三個原因「想不清楚、說不明白、說的太多」。

為什麼我的內容沒有說服力
▲ 圖片來源:Kevin 劉奕酉

想不清楚,於是想到什麼就說什麼,往往造成內容重覆、遺漏,或是前後不連貫。我們可以在製作簡報之前,先運用「黃金迴圈」來思考簡報的目的、對象與有效的溝通方式。(關於黃金迴圈的說明可以參考這一篇「當亞里斯多德遇上黃金圈法則:有效溝通、精準表達的黃金迴圈」)

說不明白,讓人覺得說話沒邏輯、抓不住重點。相信許多人都明白簡報要合乎邏輯的道理,但所謂的「合乎邏輯」指的是合乎「對方的」邏輯,而非「自己的」邏輯。如果是相同背景、彼此熟識的對象,我們清楚也可以依照對方的思考邏輯來做表達;但是,大多數的情況下,我們與對方可能是第一次見面,又或者是簡報的場合同時有多位對象,我們不可能掌握與滿足所有的人的思考邏輯。這時候,運用多數人都可以理解的邏輯架構就是一個有效的溝通方式,而「鑽石模型」就是簡單而有效的邏輯架構。

說的太多,是因為我們不清楚對方要的是什麼?於是將所有的內容都放進簡報中;也可能是因為我們投入了許多心力,希望對方看到我們的努力,所以把思考的過程全放進簡報中。這樣的做法,往往導致內容離題或是冗長不夠簡潔,不僅無法讓對方理解到底想說什麼、也降低了對方繼續聽下去的意願。其實,職場工作者若能根據工作場景與問題情境,選擇適當的「情境框架」便能快速釐清簡報的邏輯架構與該填入的內容,進而達到有效溝通、精準表達的目的。像是問題解決的「SCQA-S」框架、進度報告的「BRIEF」框架、成果展現的「STAR」框架等,都是工作場景常用的「情境框架」之一。

好的簡報應該有的樣貌
▲ 圖片來源:Kevin 劉奕酉

因此,一份有說服力的簡報應該是「根據目的以及簡報的對象,將我們的想法轉化成合乎對方邏輯的架構,用對方容易理解的方式,說我們該說的,並趨使對方採取我們期望的行動。」

下次我們再來談談如何運用「黃金迴圈」、「鑽石模型」、「情境框架」來解決工作場景上的簡報問題。

【關於作者 – 劉奕酉

統計背景,擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報等領域,擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。一年閱讀超過百本書、寫作百篇以上職場文章,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評,著有《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》與《高產出的本事》等書。

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