為什麼工程師講的話,別人都聽不懂?

服務業心得

 

文/ DFS前工程副總 黃世岱

想當高薪工程師不能只會寫程式!文字及溝通能力更重要

科技進步產生許多工作需求,工程師仍是目前非常熱門的職業。然而工程師的職涯不是只有一輩子寫程式,若想要一路升遷,除了專業能力之外,還需具備多種能力。我是黃世岱,英文名字Dan Huang,現在大家都叫我蛋黃哥。我長年旅居美國,在職場四十多年的時間,歷任多家公司的工程或資訊副總。退休後我成立小丑蛋黃志工團,培訓小丑志工到安養機構陪伴年長者。

我在台灣讀大學,到美國讀研究所,拿到碩士之後,進入科技公司工作。我曾在美國、台灣、北京等地工作,一路上戰戰兢兢、全力以赴把工作做到最好,經歷多年跨國、跨文化的職場經驗,我想跟你分享我在職涯中學到的事情。

 

無論任何職位,溝通能力最重要

在職埸上,無論是國外或國內、任何職位、任何文化,最重要的是溝通能力。我到美國求學及工作時,因為英文不是母語,語言問題讓我一直很焦慮。在研究所畢業後當工程師將近十年後,有一次參加了一個培訓課程—「How to write an effective memorandum? 如何寫備忘錄或商函?」這個課程對我職業生涯影響很大,因為我學會了如何用文字溝通,讓我增加了很多信心,就是有了這個能力,我日後才能升遷為經理。

這個課程讓我了解,寫作不需要太高深的英文,只要小學三年級程度的英文就夠用了。重點是要主題清楚,邏輯通順,用字簡單,並以帶動結果為導向。寫工作上的memoE-mail,可以把握的要點如下:

  1. 開頭語必需表達寫這篇E-mail的目的是為了什麼,要解決什麼問題。
  2. 每一段落不要太長,以七句為限。
  3. 每一段落的內容必需前後連結。
  4. 多用動詞少用形容詞,因為E-mail是要把事情做好,採取Actions
  5. 主詞多用「我們」少用「我」。
  6. 結語必需與開頭語互相呼應,列出要達成的目標 Results
  7. 必需重看一遍,將帶有情緒的句子或不當的形容詞刪除。
  8. 按「送出鍵」時,仔細審查「收件人」名單有沒有錯誤。

想當主管最重要的就是溝通能力,無論是對上對下,講事情時都要邏輯清晰、目標清楚,讓大家聽得懂。溝通時簡單明暸,結果導向,有明確的動作指令進行分配任務。如此一來,就能具備主管管理的能力。

 

學會溝通五步驟,解決問題更順暢

我是從事科技業的,工程師在獨自做事或解決工程難題的時候,最不喜歡讓別人站在肩膀後面給意見。工程師都很聰明,有時候講話常常會跳到第三步,以為別人也聽得懂,遇到問題也不太願意不恥下問,或不想跟別人溝通討論,這時就容易產生誤解。但其實解決問題時,多聽聽別人的意見、多溝通,就能避免掉沒有必要走的冤枉路。

退休之後,我創辦「關懷小丑協會」培訓志工到安養中心關懷長輩。培訓課程中我解釋如何溝通去關懷需要被關懷的人、以及如何創造一個和諧的氣氛去化解僵局。我將溝通方法列為五個步驟:聆聽察覺、深入分析、易位思考、和諧連結、轉念轉化。在職場上如果能學習這五個步驟,必定可以化解工作上的衝突,而它也是在職場上溝通及解決意見不一時候的好方法。

工程師最不喜歡遇到改東西的情況,花了許多時間、投注了許多心力,但老闆說不行。此時感覺自己的工作成果不受肯定,反而被批評而產生挫折。老闆請你修改,其實是從客戶觀點來看,認為東西還不夠好。或是因為市場競爭很快,若貿然推出產品,可能會失去競爭力。因此工程師需具備同理心,懂得聆聽、覺察、分析,善用溝通能力,讓彼此之間的差異縮小,理解批評與改進,進而解決問題。

根據我在職場四十多年來的觀察,這是每個工程師學習過程中的必經之路,尤其剛從學校畢業時,常常只會看到自己、想到自己,但沒有了解客戶及主管的想法。若是這個挫折可以突破,就能順利再上一階;沒有辦法突破,就只能原地踏步。

 

學習願景與策略思考,找到小螺絲釘的工作意義

剛進到公司時,什麼都不懂,只忙著把主管分配的事情完成,很容易產生自己只是小螺絲釘的感覺,對工作會有倦怠感。對主管所提出的要求,也常常感到疑惑,不知道為什麼主管要下這個決定,或有朝令夕改之感。要解決這個問題,應該學習換位思考,從公司的願景出發,了解公司的策略,再對應到自己手上的事。

我當上主管後又進修了一堂管理課程—「The Process of Management : Plan, Organize, Lead, Control 管理程序:策劃、組織、領導、審核」,這個程序可以應用到企業管理、人事管理、專案管理、會議記錄,甚至於個人生活規劃。從這個課程中,我全盤了解公司組織,了解到企業在想什麼、上司在想什麼。

跳開自己原本的工作,從更高的角度看待事情,才會對自己所完成的事情夠了解,做出符合主管需求的成果,也更能從工作中得到意義。若想要升遷,要了解老闆在做的事情是什麼,未來才有機會做他的工作。

工程師的職涯有無限可能,除了專業能力之外,若具備文中提到的文字、溝通、思考等其他能力,讓你的彈性更多,升遷機會增加,在職涯路上也會走得更順利。

 

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