職場360

2023.05.04 | 2625次觀看

工作總是「完成就好」?過來人:老闆在意的不只你的能力,而是…

你平時工作會抱持著「只求完成」的心態嗎?當你只求完成,不求品質,自然而然容易忽略細節,結果東漏西漏,出現一些意料之外的麻煩,留下工作表現不佳的印象。對老闆或客戶而言,他們當然會在意你的能力,但是更在意的是你做事有沒有用心。與其做事迅速,不如不會出錯,能夠減少錯誤就是一種值得嘉許的能力。

我發現有許多人做事情會抱持著「完成就好」的心態。當然,將自己被交代的任務完成是工作最基本的要求,假使能在日常工作中再多用一點心思,我相信最終的結果肯定會更好,而且工作上的表現也會更令人讚許。

何謂在日常工作多用點心思?並不是要你樣樣苛求完美,若是能在平時就注意小細節,可以減少許多錯誤發生,至於有更好的工作成果,那其實是額外的加分項目。我寧願多花一點時間注意細節,也不希望在事後把寶貴的時間用來彌補錯誤。

比方說,你替客戶籌辦手機的產品體驗會,沒有事先測試手機,到了現場後,才發現有的沒電、有的無法正常操作,或者有的需要更新軟體,活動都快要開始,還在為手機而手忙腳亂。又或是,你從事電子商務,沒有在出貨封箱前再次檢查內容物,結果事後盤點發現有貨品短少,又花時間查詢出貨才發現多寄了其他產品,但客戶未必會承認多收到,出貨的損失只能自行負責。

如果我們能多一點用心,比如你是服飾店員,平時就有注意客人的喜好與尺寸,當顧客再度光臨,便可立即推薦適合的商品,不僅提升了對方的信任度,也提高成交的機率。

不論是你的老闆、主管,還是客戶,他們當然會在意你的能力,但是更在意的是你做事有沒有用心。與其做事迅速,不如不會出錯。能夠減少錯誤就是一種值得嘉許的能力。

我發現,有太多人不重視電子郵件的內容,可是,電子郵件是重要的商業文件,也是值得用心注意的細節。信件內容要言簡意賅,重點清楚,段落分明,尤其是對外的信件要特別留意,不能有錯字,有數字的部分更是要再三檢查。電子郵件是商業往來中重要的依據,發出之前最好再重頭看一遍,當寄出的內容有誤,有時會發生難以挽回的後果。

除了電子郵件之外,通訊軟體的溝通也逐漸受到重視,例如Line,雖然快速又即時,但萬一訊息過多,有時會造成收到的訊息片斷、不完整,甚至會漏了或找不到之前的訊息,我建議如果是很重要的事情,即使在通訊軟體傳過了,還是要用電子郵件清楚寫一封信好好說明,盡量減少溝通上可能會發生的錯誤。

說到溝通,簡報與提案的內容固然重要,但,具美感的排版則有助於觀者能直覺了解。搭配的圖片是否符合主題?文字的排列是否清楚易讀?圖表的呈現是否一目瞭然?這些都是身為上班族該注意的細節。大家的時間有限、工作也很忙,如何讓他們瞬間產生興趣,並且迅速了解重點與優勢,自然是提案能否成功的首要關鍵,如果一起步就跌倒,那麼,接下來的路只會更難行。

在撰寫與發送文件之前,也要不時提醒自己:我們做的每份資料都是為了溝通,文件內容是否讓人清楚易懂?

每個工作項目通常是由各種大大小小的雜事與細節所組成,如果不願意花時間與精神去處理枝微末節的小事,相對的,應該也無法完成值得稱許的豐功偉業了。明明是麻煩、複雜的事,卻願意耐著性子去做,還能把細節或瑣事處理得很好,那就是你負責任與實力的表現。 工作,總是有許多要去處理麻煩的時候,如果事情太多簡單、無聊,做久了你也會覺得無趣,不過,正因為這些事的組成,才能看得出你完成了一件很棒的工作。

大叔給你的便利貼:
把時間花費在該注意的細節上,絕對不會浪費,因為它總會在事後給予你相對的回報。

節錄自:悅知文化《工作,剛剛好就好【暢銷增章版】/阿飛 著》


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